O seu encarregado aponta as cargas num caderno e, ao fim da tarde, alguém do escritório volta a digitá-las no programa de gestão. Com isto já tem o mais difícil para saber como criar uma aplicação: uma tarefa concreta que hoje se faz duas vezes. Uma app de empresa faz-se por esta ordem: escolhe a tarefa que resolve, decide quem a usa e onde, define que dados recolhe, testa um esboço, escolhe o tipo de app, desenvolve-a por partes, testa-a no local real e mantém-na. Mais abaixo encontra o que convém preparar, cada passo explicado, os erros que encarecem o projeto e como o fazemos nós.
O que preparar antes de criar uma aplicação
Antes de falar com qualquer programador, reúna material do seu próprio trabalho. Com isto em cima da mesa, a primeira reunião serve para decidir e não para descobrir como trabalha a sua empresa.
- O papel, o Excel ou o caderno que a app vai substituir, com exemplos reais preenchidos. Risque os dados pessoais se preferir.
- A lista de pessoas que intervêm nessa tarefa: quem a preenche, quem a revê e quem usa depois o dado para faturar, pagar ou decidir.
- O local onde se faz: o escritório, o armazém, uma exploração sem cobertura, a cabina da balança ou a carrinha de um técnico.
- Os dispositivos que já tem: telemóveis da empresa, telemóveis pessoais, tablets, computadores com Windows ou com Mac.
- Os programas com que tem de comunicar: contabilidade, faturação ou o programa de gestão que já utiliza.
Qualquer ponto a que não saiba responder, aponte-o como pergunta pendente. Resolvê-lo numa folha custa muito menos do que alterá-lo quando já está programado.
Como criar uma aplicação para a sua empresa, passo a passo
São oito passos. Os três primeiros faz com a sua equipa; a partir do quarto trabalha com quem a programa, mas as decisões continuam a ser da sua empresa.
1. Escolha uma só tarefa
Comece pela tarefa que mais se repete ou pela que mais erros dá ao passar a limpo: o relatório do dia, a guia de remessa de entrada, a revisão de uma máquina, a encomenda do comercial. Uma primeira versão que faz uma coisa bem estreia-se depressa e as pessoas usam-na. Tudo o resto que lhe ocorrer vai para uma lista para a segunda versão.
2. Pense em quem a usa e em que condições
Escreva como é o momento real em que se preenche: de pé, com luvas, com sol no ecrã, com pressa porque o camião está à espera. Daí saem botões grandes, poucos ecrãs e o mínimo possível de escrita. Uma app assim funciona até ao dia em que o encarregado tem de digitar um texto longo com o telemóvel numa mão: nesse dia volta o caderno.
3. Decida que dados recolhe e para onde vão
Reveja o papel atual campo a campo e assinale quais são obrigatórios, quais podem sair de uma lista pendente (cliente, obra, produto, matrícula) e quais precisam de fotografia, assinatura ou localização. Depois decida onde acaba cada dado: quando tem de chegar ao programa de gestão ou à contabilidade, diga-o desde o início. Explicamos com mais pormenor na entrada sobre como ligar programas que não comunicam entre si.
4. Desenhe os ecrãs antes de programar
Um esboço em papel ou uma maquete no computador basta para o mostrar a quem vai usar a app. Peça-lhe que «preencha» uma guia de remessa a sério sobre o esboço e anote onde fica bloqueado. Alterar um ecrã desenhado custa minutos.
5. Escolha entre app nativa, app web ou desktop
Uma tarefa que se faz sem cobertura, com a câmara ou com um leitor costuma pedir uma app instalada no telemóvel; no escritório, com boa ligação, uma app web pode bastar. As diferenças e as perguntas para escolher encontra-as em app nativa ou app web, qual é a que a sua empresa precisa.
6. Desenvolva por partes e reveja cada entrega
Peça entregas curtas: primeiro um ecrã que funcione com dados de teste, depois o seguinte. Cada entrega é revista por alguém da sua empresa que conheça a tarefa. Assim, as falhas de conceção surgem na primeira semana de trabalho e não no fim.
7. Teste-a onde vai ser usada
Leve a app ao pavilhão, à exploração ou à balança, com os telemóveis reais da sua equipa. Durante alguns dias, convém preencher em paralelo o papel de sempre e a app, e comparar no fim do dia. Quando os dois coincidem, o papel já está a mais.
8. Ponha-a em funcionamento, forme as pessoas e mantenha-a
Decida quem ensina a usá-la, a quem se liga se falhar e quem regista um trabalhador novo. Além disso, o Android e o iOS atualizam-se e a app tem de lhes acompanhar o passo. O que esse contrato deveria cobrir está em manutenção de um software à medida e o que inclui.
Com a tarefa clara, a nossa equipa transforma-a numa app para Android, iOS ou web e fica depois com o suporte: conte-nos que tarefa quer levar para o telemóvel e dizemos-lhe como a abordaríamos.
O que faz a sua empresa e o que faz o programador em cada fase
Esta tabela serve para repartir o trabalho desde a primeira reunião e para saber o que tem de ter preparado em cada momento.
| Fase | A sua empresa | Quem programa | O que tem de resultar |
|---|---|---|---|
| Tarefa e utilizadores | Escolhe a tarefa e explica quem a faz e onde | Pergunta pelos casos raros | Uma página com a tarefa descrita |
| Dados | Fornece o papel ou o Excel real | Propõe listas, campos obrigatórios e ligações | A lista de campos e o seu destino |
| Esboço | Testa-o com quem vai usar a app | Desenha os ecrãs | Ecrãs aprovados |
| Tipo de app | Diz se há cobertura e que telemóveis existem | Recomenda nativa, web ou desktop | Decisão por escrito |
| Desenvolvimento | Revê cada entrega | Programa por partes | Versões que se podem testar |
| Testes | Usa a app no local real | Corrige o que surgir | App pronta para o dia a dia |
| Entrada em funcionamento | Organiza a formação | Forma, dá suporte e atualiza | Pessoas a usá-la sem papel |
Erros habituais ao encomendar uma aplicação de empresa
- Desenhá-la no gabinete sem que a veja quem a vai usar no armazém ou na rua.
- Deixar todos os campos como texto livre: depois ninguém escreve da mesma forma o nome de um cliente e os relatórios não batem certo.
- Dar por garantido que haverá sempre cobertura.
- Não decidir onde se guardam os dados nem quem faz as cópias de segurança. Explicamo-lo em segurança e cópias dos dados do seu programa de gestão.
- Comparar orçamentos que não incluem o mesmo. Para os pedir bem, leia quanto custa um programa à medida e de que depende.
- Assinar sem perguntar pelo suporte, pela equipa e pela propriedade do código. Tem uma lista em o que perguntar a uma consultora de software antes de assinar.
Antes de assinar, peça por escrito quem mantém a app quando sair uma nova versão do Android ou do iOS e como se comunica uma falha. Uma app sem ninguém por trás deixa de funcionar no telemóvel novo do encarregado.
Como o fazemos na Infonet com a app da Agrocom
Desenvolvemos aplicações para telemóveis, para Android e para iOS desde 2013, e fazemos programas de gestão em Huelva desde 1999. Desenvolvemos mais de cinquenta aplicações diferentes: algumas para o público em geral, com milhares de descarregamentos, e outras pensadas para o trabalho dentro de uma empresa. Mais de 500 empresas utilizam hoje as nossas soluções.
Um exemplo de app de empresa é a da Agrocom, o nosso programa para comercializadoras de frutas e hortícolas. No menu do telemóvel, cada opção é uma tarefa do armazém com o seu próprio ecrã: guias de remessa de entrada, expedições, manipulação, saídas e assinatura de guias de remessa. É o que propomos nos passos acima: tarefas concretas, botões grandes e a assinatura recolhida no próprio ecrã.
A diferença está em quem responde depois. Todas as nossas soluções são desenvolvidas integralmente pela nossa equipa, pelo que a assistência e a gestão de problemas fazem-se em tempo real, e cada cliente recebe formação para utilizar o programa. Os tipos de apps que fazemos estão na página de desenvolvimento de apps; para um programa web ou desktop, veja a de software à medida.
O que fazer esta semana para ter a sua própria aplicação
- Escolha a tarefa e fotografe vários exemplos reais do papel ou do Excel que a regista hoje.
- Pergunte a quem a faz todos os dias onde a faz, com que dispositivo e o que sobra no papel atual.
- Com isso, peça a quem a vai programar um esboço dos ecrãs antes de fechar o orçamento.
Para que esse esboço o preparemos nós, peça informações através do formulário abaixo ou ligue-nos para o +34 959 54 07 12, de segunda a sexta-feira, das 8:00 às 15:00 e das 16:00 às 19:00. Será atendido pela mesma equipa de Huelva que a programaria.
