Em muitas empresas há alguém que dedica parte do seu dia de trabalho a copiar dados de um programa para outro: os pedidos da loja online para o programa de gestão, as faturas para a contabilidade, os pesos da báscula de pesagem para a guia de remessa, as horas das folhas de obra para a folha de custos. É um trabalho que não acrescenta valor, que de vez em quando falha e que atrasa a informação. Este artigo explica como ligar esses programas, que opções técnicas existem e por onde começar.
Primeiro, desenhe o mapa
Antes de falar de tecnologia, anote num papel que dados circulam na sua empresa e como. Para cada transferência manual, registe:
- Que dado passa: pedido, fatura, cliente, peso, horas, stock.
- De que programa sai e para qual entra.
- Quem o faz e com que frequência: de cada vez, uma vez por dia, no fim do mês.
- Quanto tempo demora e o que acontece quando há um erro.
- Se vai num sentido ou nos dois: não é o mesmo enviar faturas para a contabilidade que manter sincronizada a ficha de um cliente em dois sítios.
Com esse mapa verá logo quais são as transferências que consomem mais tempo ou causam mais erros. Essas são as primeiras que devem ser ligadas.
As formas de ligar programas
Há várias maneiras de fazer com que dois programas partilhem dados. Nenhuma é a melhor em todos os casos; depende do que cada programa permitir.
| Método | Como funciona | Quando se aplica |
|---|---|---|
| Ligação por API | Um programa pede ou envia dados ao outro através de uma interface preparada para o efeito | Programas modernos ou na nuvem que a disponibilizam; é a opção mais limpa |
| Troca de ficheiros | Um exporta um ficheiro (CSV, XML, Excel) e o outro importa-o, de forma programada | Programas antigos ou fechados que só permitem importar e exportar |
| Acesso à base de dados | Leem-se ou escrevem-se dados diretamente na base de dados de um programa | Quando não há outra via e o fabricante o permite; exige cuidado |
| Ligação a máquinas | O programa recebe dados de báculas, doseadoras, leitores ou terminais | Sempre que alguém está a digitar o que uma máquina indica |
| Automatização do trabalho manual | Um sistema repete os passos que uma pessoa faria: ler um documento, copiar campos, guardar | Quando os programas não oferecem nenhuma via técnica ou os dados chegam em documentos |
Perguntas que deve fazer aos seus fornecedores
Muitas vezes a ligação depende do que cada programa permite fazer. Pergunte a quem os vende ou mantém:
- Tem API ou algum sistema de importação e exportação automática?
- Está documentado? Tem custos de utilização?
- Que dados se podem ler e quais se podem escrever?
- O que acontece à ligação quando o programa é atualizado?
- Já existem ligações feitas com outros programas que utilizo?
Se um programa não deixa extrair nem inserir dados de forma alguma, esse é um dado importante para a próxima vez que for preciso renová-lo.
Como fazê-lo passo a passo
- Escolha uma transferência. A que custa mais tempo ou causa mais erros, não a mais vistosa.
- Defina o dado de referência. Se um cliente existe em dois programas, um deles manda. Decida qual e faça com que o outro se atualize a partir dele.
- Acorde os códigos. Clientes, artigos, obras ou propriedades agrícolas têm de ter o mesmo código nos dois lados, ou uma tabela que os relacione.
- Teste com dados reais durante algum tempo, em paralelo com o método manual, comparando resultados.
- Prepare os avisos. Se um envio falhar, alguém tem de saber no próprio dia, não no fim do mês.
- Documente a ligação. O que faz, quando é executada, quem a mantém. Daqui a dois anos ninguém se vai lembrar.
- Passe à transferência seguinte quando a primeira funcionar sozinha.
Alternativas a ligar programa a programa
Um painel de controlo que reúna tudo
Por vezes não é preciso que os programas troquem dados entre si: o que falta é vê-los em conjunto. A direção quer saber a margem por obra cruzando vendas, compras e horas, e cada dado está num sítio. Nesse caso, um painel de controlo que leia de todos os sistemas pode ser mais simples do que ligar os programas um a um. Ferramentas como o Power BI ou o próprio Excel, alimentadas de forma automática, permitem cruzar a informação sem mexer nos programas de origem.
Trocar uma peça
Por vezes ligar não compensa. Se tem cinco programas para coisas que um só poderia fazer, cada ligação é mais uma peça para manter. Nesse caso vale a pena ponderar se algum deles é dispensável e se um programa à medida ou setorial poderia substituir vários. Essa decisão toma-se com o mapa de dados à frente: mostra que programas são imprescindíveis e quais só lá estão por hábito.
Erros frequentes
- Ligar sem limpar. Se num programa há três fichas do mesmo cliente, a ligação vai multiplicá-las no outro. Limpe antes.
- Sincronizar nos dois sentidos sem necessidade. É muito mais complicado e gera conflitos. Se um sentido bastar, melhor.
- Não prever as falhas. Uma ligação que falha em silêncio é pior do que a transferência manual, porque ninguém verifica.
- Depender de uma só pessoa. Se a ligação foi montada por alguém que já não está e ninguém sabe como funciona, tem um problema à espera.
- Querer ligar tudo ao mesmo tempo. Cada ligação precisa do seu período de teste.
Como o fazemos na Infonet
Na Infonet Consultores, ligar programas faz parte do nosso trabalho diário: associamos as nossas aplicações e os desenvolvimentos à medida à contabilidade, à assinatura eletrónica, à fatura eletrónica e aos programas que já tem em funcionamento, e ligamo-las a báculas, doseadoras, terminais de registo de ponto e leitores para que os dados entrem sozinhos, sem digitar nada. Montamos também painéis de controlo em Power BI e Excel que cruzam os dados de todos os seus sistemas. Quando os dados chegam em documentos, como as faturas de fornecedores, o Capturia lê-os com inteligência artificial e regista-os no seu programa de faturação ou contabilidade. Mais informação em desenvolvimento de software à medida e, para a indústria, na página de software para a indústria.
