In molte aziende c'è qualcuno che dedica una parte della giornata lavorativa a copiare dati da un programma all'altro: gli ordini dal sito web al gestionale, le fatture alla contabilità, i pesi della pesa a ponte al documento di trasporto, le ore dei rapportini di lavoro al foglio dei costi. È un lavoro che non porta valore, che ogni tanto genera errori e che ritarda le informazioni. Questo articolo spiega come collegare questi programmi, quali opzioni tecniche esistono e da dove iniziare.
Per prima cosa, disegni la mappa
Prima di parlare di tecnologia, annoti su un foglio quali dati si muovono nella Sua azienda e come. Per ogni passaggio manuale, indichi:
- Quale dato viene trasferito: ordine, fattura, cliente, peso, ore, giacenza.
- Da quale programma parte e in quale arriva.
- Chi lo fa e con quale frequenza: ogni volta, una volta al giorno, a fine mese.
- Quanto tempo richiede e cosa succede quando si sbaglia.
- Se va in un senso o in entrambi: inviare fatture alla contabilità non è come mantenere sincronizzata la scheda di un cliente in due posti.
Con questa mappa vedrà subito quali sono i passaggi che richiedono più tempo o che causano più errori. Sono i primi da collegare.
I modi per collegare i programmi
Esistono diversi modi per far condividere i dati a due programmi. Nessuno è il migliore in ogni caso: dipende da ciò che consente ciascun programma.
| Metodo | Come funziona | Quando è adatto |
|---|---|---|
| Collegamento tramite API | Un programma richiede o invia dati all'altro attraverso un'interfaccia predisposta allo scopo | Programmi moderni o in cloud che la offrono; è l'opzione più pulita |
| Scambio di file | Uno esporta un file (CSV, XML, Excel) e l'altro lo importa, in modo programmato | Programmi datati o chiusi che consentono solo l'importazione e l'esportazione |
| Accesso al database | I dati vengono letti o scritti direttamente nel database di un programma | Quando non c'è altra via e il produttore lo consente; richiede cautela |
| Collegamento con le macchine | Il programma riceve dati da pese, dosatori, lettori o terminali | Ogni volta che qualcuno digita ciò che indica una macchina |
| Automazione del lavoro manuale | Un sistema ripete i passaggi che farebbe una persona: leggere un documento, copiare i campi, salvare | Quando i programmi non offrono alcuna via tecnica o i dati arrivano in documenti |
Domande da porre ai fornitori
Spesso il collegamento dipende da ciò che ciascun programma permette di fare. Chieda a chi glieli vende o li gestisce:
- Dispone di API o di un sistema di importazione ed esportazione automatica?
- È documentato? L'utilizzo ha un costo?
- Quali dati si possono leggere e quali si possono scrivere?
- Cosa succede al collegamento quando il programma viene aggiornato?
- Esistono già collegamenti con altri programmi che utilizzo?
Se un programma non permette in alcun modo di estrarre né di inserire dati, è un'informazione importante per la prossima volta che andrà rinnovato.
Come procedere passo dopo passo
- Scelga un passaggio. Quello che costa più tempo o causa più errori, non quello più appariscente.
- Definisca il dato di riferimento. Se un cliente esiste in due programmi, uno dei due comanda. Decida quale e faccia in modo che l'altro si aggiorni a partire da esso.
- Concordi i codici. Clienti, articoli, cantieri o appezzamenti devono avere lo stesso codice su entrambi i lati, oppure una tabella che li metta in relazione.
- Provi con dati reali per un certo periodo, in parallelo con il metodo manuale, confrontando i risultati.
- Predisponga gli avvisi. Se un invio fallisce, qualcuno deve accorgersene lo stesso giorno, non a fine mese.
- Documenti il collegamento. Cosa fa, quando viene eseguito, chi lo gestisce. Tra due anni nessuno lo ricorderà.
- Passi al passaggio successivo quando il primo funziona da solo.
Alternative al collegamento programma per programma
Una dashboard che riunisca tutto
A volte non serve che i programmi si scambino i dati: ciò che manca è vederli insieme. La direzione vuole conoscere il margine per cantiere incrociando vendite, acquisti e ore, e ogni dato si trova in un posto diverso. In tal caso, una dashboard che legga da tutti i sistemi può essere più semplice che collegare i programmi uno a uno. Strumenti come Power BI o lo stesso Excel, alimentati in modo automatico, permettono di incrociare le informazioni senza toccare i programmi di origine.
Sostituire un pezzo
A volte collegare non conviene. Se avete cinque programmi per attività che potrebbe svolgere uno solo, ogni collegamento è un elemento in più da mantenere. In tal caso vale la pena chiedersi se qualcuno di essi sia superfluo e se un software su misura o di settore possa sostituirne diversi. Questa decisione si prende con la mappa dei dati davanti: mostra quali programmi sono indispensabili e quali sono lì solo per abitudine.
Errori frequenti
- Collegare senza ripulire. Se in un programma ci sono tre schede dello stesso cliente, il collegamento le moltiplicherà nell'altro. Prima ripulisca.
- Sincronizzare nei due sensi senza necessità. È molto più complicato e genera conflitti. Se basta un solo senso, meglio così.
- Non prevedere i guasti. Un collegamento che fallisce in silenzio è peggio del trasferimento manuale, perché nessuno controlla.
- Dipendere da una sola persona. Se il collegamento l'ha realizzato qualcuno che non c'è più e nessuno sa come funziona, c'è un problema in attesa.
- Voler collegare tutto in una volta. Ogni collegamento ha bisogno del suo periodo di prova.
Come lavoriamo in Infonet
In Infonet Consultores collegare i programmi fa parte del nostro lavoro quotidiano: colleghiamo le nostre applicazioni e gli sviluppi su misura con la contabilità, la firma elettronica, la fatturazione elettronica e i programmi che ha già in uso, e li colleghiamo con pese, dosatori, terminali di timbratura e lettori, in modo che i dati entrino da soli senza dover digitare nulla. Realizziamo inoltre dashboard in Power BI ed Excel che incrociano i dati di tutti i Suoi sistemi. Quando i dati arrivano in documenti, come le fatture dei fornitori, Capturia li legge con l'intelligenza artificiale e li registra nel Suo programma di fatturazione o contabilità. Maggiori informazioni su sviluppo di software su misura e, per l'industria, nella pagina dedicata al software per l'industria.
