Scegliere l'azienda che svilupperà o manterrà il Suo programma gestionale è una decisione che dura anni. Se va male, non si perde solo il denaro del progetto: si perdono tempo, dati e la pazienza del proprio team. Questo articolo raccoglie le domande da porre prima di firmare, quali risposte dovrebbero rassicurarLa e quali meritano un ulteriore approfondimento.
Sull'azienda e sul suo team
La prima cosa è sapere con chi si lavorerà davvero. Un'azienda può avere un bel sito web e dare in subappalto tutto lo sviluppo, o viceversa.
- Chi svilupperà il programma? Chieda se lo fa il suo team interno o se viene dato in subappalto e, in tal caso, a chi. Non è un male in sé, ma è importante saperlo.
- Chi mi assisterà quando il programma sarà in funzione? L'ideale è che l'assistenza sia fornita da persone che conoscono il programma dall'interno, non da un intermediario che si limita a inoltrare le segnalazioni.
- Da quanto tempo l'azienda svolge questa attività? L'esperienza non garantisce nulla, ma un programma gestionale si usa per molti anni e Le conviene che il fornitore sia ancora presente.
- Ha lavorato nel mio settore? Se conosce il settore, l'analisi sarà più breve e verranno poste domande che a un altro non verrebbero in mente.
- Posso parlare con qualche cliente? Il riferimento di un'azienda simile alla Sua vale più di qualsiasi presentazione.
Su come lavora
Il modo di lavorare dice molto di come andrà il progetto.
- Come svolge l'analisi? Diffidi di chi inizia a programmare senza aver visto come lavora Lei. La prassi è che visiti l'azienda o chieda documenti reali e parli con chi eseguirà il lavoro.
- Consegna per fasi? Poter usare presto una parte del programma permette di individuare i malintesi prima che diventino costosi.
- Come vengono gestite le modifiche? Ce ne sono sempre. Chieda come si richiedono, come si preventivano e chi le approva.
- Quali tecnologie utilizza e perché? Non è necessario capire la risposta nel dettaglio, ma Le devono spiegare perché è adatta al Suo caso e se è facile trovare altri professionisti che la conoscano.
- Chi si occupa dell'avvio? Installazione, migrazione dei dati, configurazione e formazione fanno parte del progetto, non sono un extra da improvvisare alla fine.
Sul codice e sulla proprietà
Questo è il punto che si dimentica più spesso e che poi crea più problemi. La Ley de Propiedad Intelectual (legge spagnola sulla proprietà intellettuale, nel testo unico approvato con il Real Decreto Legislativo 1/1996) dedica un titolo specifico ai programmi per elaboratore, e non conviene dare per scontato che i diritti su un programma passino al cliente per il solo fatto di averlo pagato. Per questo deve essere messo per iscritto nel contratto. Le domande:
- Di chi è il programma? Può darsi che Le cedano il codice, che Le concedano una licenza d'uso o che lo sviluppo avvenga su un prodotto dell'azienda che Lei si limita a usare. Tutte e tre le opzioni sono legittime; ciò che non va bene è non sapere qual è la Sua.
- Cosa succede se l'azienda cessa l'attività o smettiamo di lavorare insieme? Chieda se in quel caso esiste una qualche forma di accesso al codice o alla relativa documentazione.
- Posso affidare le modifiche a un'altra azienda? Se la risposta è no, si assicuri che le condizioni di manutenzione siano ragionevoli.
Se il contratto è importante per la Sua attività, lo faccia rivedere da un avvocato. Questo articolo non sostituisce tale consulenza.
Sui Suoi dati
I dati sono Suoi anche se il programma non lo è. Chieda:
- Dove vengono conservati? Sui Suoi server, su quelli dell'azienda o presso un fornitore cloud, e in quale paese.
- Posso esportarli quando voglio? In un formato che un altro programma possa leggere, non solo in PDF.
- Chi effettua i backup e con quale frequenza? E, soprattutto, se si è mai provato a ripristinarli.
- Firmeremo un contratto di responsabile del trattamento? Se l'azienda di software accede a dati personali dei Suoi clienti o dipendenti, il Regolamento generale sulla protezione dei dati (Reglamento (UE) 2016/679, articolo 28) richiede un contratto o un atto giuridico che disciplini tale accesso. In Spagna, la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos (legge organica spagnola sulla protezione dei dati) integra il regolamento. Un fornitore serio Lo proporrà senza che glielo chieda.
Sull'assistenza e la manutenzione
- Cosa copre la garanzia e per quanto tempo? Gli errori di sviluppo dovrebbero essere corretti senza costi per un periodo concordato.
- Come si paga la manutenzione? Canone fisso, monte ore o a intervento. Ogni modello ha senso in un caso diverso.
- Come si segnala un'anomalia e quanto tempo impiegano a rispondere? Chieda che il tempo di risposta sia indicato per iscritto.
- Come vengono formati i nuovi dipendenti? Il ricambio del personale è normale; chieda se esistono manuali, video o sessioni di formazione successive.
Segnali d'allarme
| Cosa sente dire | Perché preoccupa |
|---|---|
| Un prezzo chiuso senza aver visto il Suo processo | O c'è margine in eccesso o mancano cose che emergeranno come extra |
| «Questo lo fa il programma, di sicuro» | Chieda che Le venga mostrato con un Suo caso reale |
| Nessuna domanda sui Suoi dati attuali | La migrazione diventerà un problema alla fine |
| Non c'è un contratto scritto o è di una pagina | Proprietà, tempi e assistenza restano nel vago |
| Nessuno parla di formazione | Un programma che nessuno sa usare non viene usato |
| Fretta di firmare | Un progetto di anni si può decidere con calma |
E per non dimenticare nulla, ecco la checklist da portare all'incontro:
- Chi sviluppa e chi fornisce l'assistenza.
- Come sarà l'analisi e chi della Sua azienda deve partecipare.
- Consegne per fasi e cosa potrà usare in ciascuna.
- Proprietà del programma e accesso al codice.
- Dove si trovano i dati, come si esportano e chi effettua i backup.
- Contratto di responsabile del trattamento se ci sono dati personali.
- Migrazione, installazione, configurazione e formazione incluse o meno.
- Garanzia, modello di manutenzione e tempi di risposta.
Cosa può chiedere a noi
In Infonet Consultores tutto viene sviluppato dal nostro team interno dal 1999: analisti, sviluppatori e tecnici che lavorano dal database fino all'app per il cellulare, senza intermediari. Ci occupiamo dell'installazione, della migrazione dei dati che Lei già possiede, della configurazione e della formazione, e in seguito l'assistenza è fornita dallo stesso team che ha realizzato il programma. Aiutiamo anche con l'adeguamento e l'implementazione del GDPR. Può vedere come lavoriamo nella pagina di sviluppo di software su misura e conoscere il team in azienda di software a Huelva.
