Choisir l'entreprise qui va développer ou maintenir votre logiciel de gestion est une décision qui vous engage pour des années. Si elle tourne mal, vous ne perdez pas seulement le budget du projet : vous perdez du temps, des données et la patience de votre équipe. Cet article réunit les questions qu'il convient de poser avant de signer, les réponses qui doivent vous rassurer et celles qui méritent d'y regarder à deux fois.
À propos de l'entreprise et de son équipe
Il faut d'abord savoir avec qui vous allez réellement travailler. Une entreprise peut avoir un beau site web et sous-traiter tout le développement, ou l'inverse.
- Qui va développer le logiciel ? Demandez si c'est sa propre équipe ou si le travail est sous-traité, et dans ce cas à qui. Ce n'est pas mauvais en soi, mais vous devez le savoir.
- Qui me répondra une fois le logiciel en service ? L'idéal est que le support soit assuré par des personnes qui connaissent le logiciel de l'intérieur, et non par un intermédiaire qui se contente de transmettre les incidents.
- Depuis combien de temps l'entreprise fait-elle ce métier ? L'expérience ne garantit rien, mais un logiciel de gestion s'utilise pendant de nombreuses années et vous avez intérêt à ce que le prestataire soit toujours là.
- A-t-elle travaillé dans mon secteur ? Si elle connaît le secteur, l'analyse sera plus courte et elle posera des questions qui ne viendraient pas à l'esprit d'un autre.
- Puis-je parler à un client ? La référence d'une entreprise semblable à la vôtre vaut plus que n'importe quelle présentation.
À propos de sa façon de travailler
La façon de travailler en dit long sur le déroulement du projet.
- Comment réalise-t-elle l'analyse ? Méfiez-vous de celui qui commence à programmer sans avoir vu comment vous travaillez. Le plus normal est qu'il visite l'entreprise ou demande des documents réels et s'entretienne avec ceux qui feront le travail.
- Livre-t-elle par phases ? Pouvoir utiliser rapidement une partie du logiciel permet de détecter les malentendus avant qu'ils ne coûtent cher.
- Comment les modifications sont-elles gérées ? Il y en a toujours. Demandez comment elles sont demandées, comment elles sont chiffrées et qui les valide.
- Quelles technologies utilise-t-elle et pourquoi ? Vous n'avez pas besoin de comprendre la réponse en détail, mais on doit vous expliquer pourquoi elle convient à votre cas et s'il est facile de trouver d'autres professionnels qui la maîtrisent.
- Qui assure la mise en service ? L'installation, la migration des données, le paramétrage et la formation font partie du projet, ce n'est pas un supplément que l'on improvise à la fin.
À propos du code et de la propriété
C'est le point que l'on oublie le plus et celui qui pose le plus de problèmes par la suite. La Ley de Propiedad Intelectual (loi espagnole sur la propriété intellectuelle, texte consolidé approuvé par le Real Decreto Legislativo 1/1996) consacre un titre spécifique aux programmes d'ordinateur, et il ne faut pas considérer comme acquis que les droits sur un logiciel passent au client du simple fait de l'avoir payé. C'est pourquoi cela doit figurer par écrit dans le contrat. Les questions :
- À qui appartient le logiciel ? On peut vous céder le code, vous accorder une licence d'utilisation, ou le développement peut se faire sur un produit de l'entreprise que vous ne faites qu'utiliser. Les trois options sont légitimes ; ce qui n'est pas acceptable, c'est de ne pas savoir laquelle est la vôtre.
- Que se passe-t-il si l'entreprise disparaît ou si nous cessons de travailler ensemble ? Demandez s'il existe un moyen d'accéder au code ou à sa documentation dans ce cas.
- Puis-je confier des modifications à une autre entreprise ? Si la réponse est non, assurez-vous que les conditions de maintenance soient raisonnables.
Si le contrat est important pour votre activité, faites-le relire par un avocat. Cet article ne remplace pas ce conseil.
À propos de vos données
Les données vous appartiennent, même si le logiciel ne vous appartient pas. Demandez :
- Où sont-elles stockées ? Sur vos serveurs, sur ceux de l'entreprise ou chez un fournisseur de cloud, et dans quel pays.
- Puis-je les exporter quand je veux ? Dans un format qu'un autre logiciel peut lire, et pas seulement en PDF.
- Qui effectue les sauvegardes et à quelle fréquence ? Et surtout, a-t-on déjà testé leur restauration ?
- Signerons-nous un contrat de sous-traitance de données personnelles ? Si l'éditeur de logiciels accède à des données personnelles de vos clients ou de vos salariés, le Règlement général sur la protection des données (Règlement (UE) 2016/679, article 28) exige un contrat ou un autre acte juridique encadrant cet accès. En Espagne, la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos (loi organique espagnole relative à la protection des données) complète le règlement. Un prestataire sérieux vous le proposera sans que vous ayez à le demander.
À propos du support et de la maintenance
- Que couvre la garantie et pendant combien de temps ? Les erreurs de développement devraient être corrigées sans frais pendant une période convenue.
- Comment la maintenance est-elle facturée ? Forfait fixe, crédit d'heures ou facturation à l'intervention. Chaque modèle a son sens selon les cas.
- Comment signale-t-on un incident et en combien de temps répondent-ils ? Demandez que le délai de réponse soit consigné par écrit.
- Comment sont formés les nouveaux employés ? Le renouvellement du personnel est normal ; demandez s'il existe des manuels, des vidéos ou des sessions de formation ultérieures.
Signaux d'alerte
| Ce que vous entendez | Pourquoi c'est préoccupant |
|---|---|
| Un prix fermé sans avoir vu votre processus | Soit la marge est excessive, soit il manque des éléments qui apparaîtront comme des extras |
| « Ça, le logiciel le fait, c'est sûr » | Demandez qu'on vous le montre avec un de vos cas |
| Aucune question sur vos données actuelles | La migration deviendra un problème à la fin |
| Pas de contrat écrit ou un contrat d'une page | Propriété, délais et support restent dans le flou |
| Personne ne parle de formation | Un logiciel que personne ne sait utiliser n'est pas utilisé |
| On vous presse de signer | Un projet de plusieurs années se décide à tête reposée |
Et pour ne rien oublier, voici la liste de contrôle à emporter à la réunion :
- Qui développe et qui assure le support.
- Comment se déroulera l'analyse et qui, dans votre entreprise, doit y participer.
- Livraisons par phases et ce que vous pourrez utiliser à chacune.
- Propriété du logiciel et accès au code.
- Où se trouvent les données, comment elles s'exportent et qui fait les sauvegardes.
- Contrat de sous-traitance de données personnelles s'il y a des données personnelles.
- Migration, installation, paramétrage et formation, inclus ou non.
- Garantie, modèle de maintenance et délais de réponse.
Ce que vous pouvez nous demander
Chez Infonet Consultores, tout est développé par notre propre équipe depuis 1999 : analystes, développeurs et techniciens qui travaillent de la base de données jusqu'à l'application mobile, sans intermédiaires. Nous nous chargeons de l'installation, de la migration des données que vous avez déjà, du paramétrage et de la formation, puis l'assistance est assurée par la même équipe que celle qui a réalisé le logiciel. Nous vous aidons également pour l'adaptation et la mise en œuvre du RGPD. Vous pouvez voir comment nous travaillons sur la page développement de logiciels sur mesure et faire connaissance avec l'équipe sur entreprise de logiciels à Huelva.
