Avant de changer de logiciel de gestion, presque toutes les entreprises se posent la même question : j'en achète un qui existe déjà ou j'en fais développer un sur mesure ? Il n'y a pas de réponse valable pour tout le monde. Cela dépend de la spécificité de votre façon de travailler, de ce qu'il vous en coûte de vous adapter à un logiciel conçu pour d'autres et du poids de ce processus dans votre activité. Voici les critères pour décider sans vous laisser guider uniquement par le prix d'entrée.
Ce que recouvre chaque option
Il convient de commencer par clarifier les termes, car en pratique il y a trois options et non deux :
- Logiciel standard. Un logiciel conçu pour de nombreuses entreprises à la fois : comptabilité, paie, facturation générale. Vous le configurez, mais vous ne changez pas son fonctionnement.
- Logiciel sur mesure. Un logiciel développé pour votre processus précis. Il fait ce dont vous avez besoin, comme vous en avez besoin, et n'embarque pas ce que vous n'utilisez pas.
- Logiciel sectoriel paramétrable. Un logiciel pensé pour un secteur (béton, agriculture, construction…) qui s'adapte à chaque entreprise par la configuration et, si nécessaire, grâce à des développements sur mesure par-dessus. C'est le juste milieu que beaucoup d'entreprises ne prennent pas en compte.
Quand le logiciel standard a du sens
Un logiciel standard est généralement la meilleure option lorsque le processus est identique dans toutes les entreprises ou qu'il est dicté par la réglementation. La comptabilité et la paie en sont l'exemple type : les règles sont communes et l'essentiel est que le logiciel soit à jour des évolutions légales.
Il convient aussi lorsque :
- Votre façon de travailler ne vous distingue pas de la concurrence sur ce point.
- Vous êtes prêt à changer vos habitudes pour suivre celles du logiciel.
- Vous devez démarrer tout de suite et ne pouvez pas attendre un développement.
- Personne ne peut consacrer du temps à l'analyse d'un projet sur mesure.
Le risque du standard apparaît quand l'entreprise ne s'adapte qu'à moitié : le logiciel couvre une partie et le reste retourne dans Excel, sur papier ou sur un carnet. Si la partie laissée de côté est justement la plus importante, l'économie initiale se perd en double saisie.
Quand un logiciel sur mesure est rentable
Le développement sur mesure a du sens lorsque le processus est propre à votre entreprise et vous donne un avantage, ou lorsqu'aucun logiciel du marché ne le couvre sans rustines. Quelques signes :
- Vous avez déjà essayé des logiciels standard et vous vous retrouvez avec des feuilles de calcul autour pour couvrir ce qu'ils ne font pas.
- Votre processus dépend de machines précises (ponts-bascules, doseuses, lecteurs) dont vous devez ressaisir les données.
- Vous travaillez avec plusieurs logiciels qui ne communiquent pas entre eux et quelqu'un passe son temps à transférer les données de l'un à l'autre.
- Votre personnel de terrain, de chantier ou de tournée a besoin d'un outil très précis sur son téléphone, et les applications génériques en font trop ou pas assez.
- Vous avez besoin de rapports ou d'indicateurs qui n'ont de sens que dans votre activité.
En contrepartie, un logiciel sur mesure exige du temps d'analyse de votre part, un investissement initial plus élevé et un choix judicieux du prestataire, car c'est lui qui en assurera la maintenance.
En résumé, voici comment se comparent les trois options :
| Critère | Standard | Sur mesure | Sectoriel paramétrable |
|---|---|---|---|
| Adéquation à votre processus | C'est à vous de vous adapter | Le logiciel s'adapte | Élevée, par la configuration et la personnalisation |
| Délai avant utilisation | Court | Celui du développement | Intermédiaire |
| Investissement initial | Faible | Le plus élevé | Intermédiaire |
| Évolutions futures | Dépendent de l'éditeur | Vous les demandez | Configuration ou développement sur mesure |
| Risque principal | Processus laissés de côté | Mauvaise analyse ou mauvais prestataire | Forcer le logiciel à faire ce qui n'est pas de son secteur |
Les questions à se poser pour décider
Répondez à ces questions avec les personnes qui utiliseront le logiciel, pas seulement avec la direction :
- Quelle part de votre travail est identique à celle de n'importe quelle autre entreprise ? Pour cette part, un standard suffit généralement.
- Quelle part vous est propre et vous différencie ? C'est là qu'un logiciel sur mesure ou sectoriel apporte de la valeur.
- Combien d'heures par semaine consacrez-vous à transférer des données à la main ? Faites une estimation honnête. C'est le coût caché de l'absence du bon logiciel.
- Que se passe-t-il si le logiciel ne fait pas quelque chose ? Si la réponse est « on le note dans un Excel », c'est acceptable pour le secondaire ; pour le central, non.
- Existe-t-il un logiciel pour votre secteur ? Avant de commander un développement from scratch, vérifiez s'il en existe un paramétrable qui couvre l'essentiel.
- Qui assurera la maintenance du logiciel dans cinq ans ? Que ce soit en standard ou sur mesure, la pérennité du prestataire compte.
L'option mixte est souvent la bonne
Dans beaucoup d'entreprises, la réponse n'est pas l'un ou l'autre, mais une combinaison : comptabilité et paie dans des logiciels standard, le cœur de métier dans un logiciel sectoriel ou sur mesure, et des connexions entre eux pour que les données ne soient pas saisies deux fois. L'important est que les pièces s'emboîtent : que les factures passent seules en comptabilité, que les données des machines arrivent sans intervention et que la direction dispose d'un tableau de bord réunissant tout.
En abordant le sujet ainsi, le projet sur mesure se limite à ce qui en a vraiment besoin, ce qui est moins cher et plus rapide à mettre en place. Vous pouvez voir comment se déroule un projet de ce type sur la page développement de logiciels sur mesure.
Erreurs fréquentes lors du choix
- Choisir sur la démonstration. Une démonstration montre ce que le logiciel fait bien. Demandez qu'on vous présente votre cas, avec vos documents.
- Croire que sur mesure signifie repartir de zéro. Beaucoup de développements partent d'une base existante qui est adaptée.
- Demander sur mesure ce qui existe en standard. Développer sa propre comptabilité est rarement rentable.
- Ne pas compter sur le personnel. Un logiciel que l'équipe ne veut pas utiliser échoue, qu'il soit standard ou sur mesure.
Notre approche chez Infonet
Chez Infonet Consultores, nous travaillons les trois voies. Nous proposons des logiciels standard de paie, de comptabilité, de gestion des présences et de prévente ; nous avons des applications sectorielles pour l'agriculture et l'entrepôt, le béton et les granulats, l'industrie et les commerces, faciles à adapter grâce à leur paramétrage et à notre service de personnalisation ; et nous développons sur mesure quand ce dont vous avez besoin n'existe pas. Beaucoup des applications de notre catalogue sont nées comme des développements pour un client. Tout est réalisé par notre propre équipe, qui se charge aussi de relier le logiciel à la comptabilité, à la signature électronique, à la facturation électronique et à ce que vous avez déjà en place. Sur la page d'accueil, vous trouverez le catalogue complet.
