Antes de cambiar de programa de gestión, casi todas las empresas se hacen la misma pregunta: ¿compro uno que ya existe o me hacen uno a mi medida? No hay una respuesta buena para todos. Depende de lo especial que sea tu forma de trabajar, de lo que te cueste adaptarte a un programa ajeno y de cuánto pesa ese proceso en tu negocio. Aquí tienes los criterios para decidir sin dejarte llevar solo por el precio de entrada.
Qué es cada cosa
Conviene empezar por aclarar los términos, porque en la práctica hay tres opciones y no dos:
- Software estándar. Un programa hecho para muchas empresas a la vez: contabilidad, nóminas, facturación general. Lo configuras, pero no cambias su forma de funcionar.
- Software a medida. Un programa desarrollado para tu proceso concreto. Hace lo que tú necesitas y como tú lo necesitas, y no trae lo que no usas.
- Software sectorial parametrizable. Un programa pensado para un sector (hormigón, campo, construcción…) que se adapta a cada empresa por configuración y, cuando hace falta, con desarrollos a medida encima. Es el término medio que muchas empresas no tienen en cuenta.
Cuándo tiene sentido el software estándar
Un programa estándar suele ser la mejor opción cuando el proceso es igual en todas las empresas o lo marca la normativa. La contabilidad y las nóminas son el ejemplo claro: las reglas son comunes y lo que importa es que el programa esté al día de los cambios legales.
También encaja cuando:
- Tu forma de trabajar no te diferencia de tu competencia en ese punto.
- Estás dispuesto a cambiar tu manera de hacer las cosas para seguir la del programa.
- Necesitas empezar ya y no puedes esperar un desarrollo.
- No tienes a nadie que pueda dedicar tiempo al análisis de un proyecto a medida.
El riesgo del estándar aparece cuando la empresa se adapta a medias: el programa hace una parte y el resto vuelve al Excel, al papel o a la libreta. Si esa parte que queda fuera es justo la importante, el ahorro inicial se pierde en trabajo duplicado.
Cuándo compensa un programa a medida
El desarrollo a medida tiene sentido cuando el proceso es propio de tu empresa y te da ventaja, o cuando ningún programa del mercado lo cubre sin parches. Algunas señales:
- Ya has probado programas estándar y has acabado con hojas de cálculo alrededor para cubrir lo que no hacen.
- Tu proceso depende de máquinas concretas (básculas, dosificadoras, lectores) cuyos datos tienes que volver a teclear.
- Trabajas con varios programas que no se hablan entre sí y alguien se dedica a pasar datos de uno a otro.
- Tu personal de campo, obra o ruta necesita una herramienta muy concreta en el móvil, y las apps genéricas les sobran o les faltan.
- Necesitas informes o indicadores que solo tienen sentido en tu negocio.
A cambio, un programa a medida exige tiempo de análisis por tu parte, una inversión inicial mayor y elegir bien a quién se lo encargas, porque esa empresa será la que lo mantenga.
Resumido en una tabla, las tres opciones se comparan así:
| Aspecto | Estándar | A medida | Sectorial parametrizable |
|---|---|---|---|
| Ajuste a tu proceso | Te adaptas tú | Se adapta el programa | Alto, por configuración y personalización |
| Tiempo hasta usarlo | Corto | El del desarrollo | Intermedio |
| Inversión inicial | Baja | La más alta | Intermedia |
| Cambios futuros | Depende del fabricante | Los pides tú | Configuración o desarrollo a medida |
| Riesgo principal | Procesos que quedan fuera | Mal análisis o mal proveedor | Forzar el programa a algo que no es de su sector |
Preguntas para decidir
Contesta a estas preguntas con las personas que van a usar el programa, no solo con la dirección:
- ¿Qué parte de tu trabajo es igual que la de cualquier otra empresa? Para esa parte, un estándar suele bastar.
- ¿Qué parte es propia y te diferencia? Ahí es donde un programa a medida o sectorial aporta.
- ¿Cuántas horas a la semana se dedican a pasar datos a mano? Haz una estimación honesta. Es el coste oculto de no tener el programa adecuado.
- ¿Qué pasa si el programa no hace algo? Si la respuesta es «lo apuntamos en un Excel», es aceptable para lo secundario; para lo central, no.
- ¿Existe un programa de tu sector? Antes de encargar un desarrollo desde cero, mira si hay uno parametrizable que cubra la mayor parte.
- ¿Quién mantendrá el programa dentro de cinco años? Tanto en estándar como a medida, la continuidad del proveedor importa.
La opción mixta suele ser la buena
En muchas empresas la respuesta no es una cosa u otra, sino una combinación: contabilidad y nóminas en programas estándar, el corazón del negocio en un programa sectorial o a medida, y conexiones entre ellos para que los datos no se tecleen dos veces. Lo importante es que las piezas encajen: que las facturas pasen solas a la contabilidad, que los datos de las máquinas entren sin intervención y que la dirección pueda ver un cuadro de mando con todo junto.
Al plantearlo así, el proyecto a medida se reduce a lo que de verdad lo necesita, que es más barato y más rápido de poner en marcha. Puedes ver cómo se plantea un proyecto de este tipo en la página de desarrollo de software a medida.
Errores habituales al elegir
- Elegir por la demostración. Una demostración enseña lo que el programa hace bien. Pide que te enseñen tu caso, con tus documentos.
- Pensar que a medida significa empezar de cero. Muchos desarrollos parten de una base que ya existe y se adapta.
- Pedir a medida lo que es estándar. Desarrollar una contabilidad propia rara vez compensa.
- No contar con el personal. Un programa que la plantilla no quiere usar fracasa, sea estándar o a medida.
Cómo lo resolvemos en Infonet
En Infonet Consultores trabajamos las tres vías. Ofrecemos software estándar de nóminas, contabilidad, presencia y autoventa; tenemos aplicaciones sectoriales para el campo y el almacén, el hormigón y los áridos, la industria y los negocios, fáciles de adaptar gracias a su parametrización y a nuestro servicio de personalización; y desarrollamos a medida cuando lo que necesitas no existe. Muchas de las aplicaciones de nuestro catálogo empezaron como desarrollos para un cliente. Todo lo hace nuestro propio equipo, que también se encarga de enlazar el programa con la contabilidad, la firma electrónica, la facturación electrónica y lo que ya tengas en marcha. En la portada tienes el catálogo completo.
