Si has pedido precio por un programa a medida, seguramente te han contestado «depende». Es verdad, pero no te sirve para decidir. Este artículo explica de qué depende exactamente, qué partes del coste no suelen aparecer en el primer número y cómo preparar la petición para que dos o tres empresas te den presupuestos que puedas poner uno al lado del otro.
Por qué nadie puede darte un precio sin ver el proyecto
Un programa a medida no es un producto de estantería: es trabajo de análisis, diseño, desarrollo, pruebas y puesta en marcha. El coste sale sobre todo de las horas de personas cualificadas, y esas horas dependen de lo que tiene que hacer el programa y de lo bien definido que esté.
Dos peticiones que suenan igual pueden ser muy distintas. «Un programa para gestionar pedidos» puede ser una pantalla para apuntar pedidos y sacar un listado, o puede incluir tarifas por cliente, stock en varios almacenes, envío de albaranes, conexión con la contabilidad y una app para los comerciales. Por eso, cuando alguien te da una cifra cerrada por teléfono sin preguntar nada, lo prudente es desconfiar: o ha supuesto cosas que no le has dicho o ha dejado fuera cosas que tú das por hechas.
Lo que más mueve el coste
Estos son los factores que más pesan. Repásalos antes de pedir presupuesto, porque sobre muchos de ellos puedes decidir tú.
| Factor | Por qué encarece | Cómo contenerlo |
|---|---|---|
| Número de procesos | Cada proceso (pedidos, compras, producción, facturación…) son pantallas, reglas y pruebas | Empezar por el proceso que más duele y dejar el resto para fases siguientes |
| Excepciones y casos raros | Las reglas especiales («a este cliente se le cobra distinto») multiplican la lógica | Separar lo que pasa cada día de lo que pasa dos veces al año |
| Dónde se usa | Oficina, móvil, tablet o varios a la vez son desarrollos distintos | Decidir quién usa cada parte y desde qué dispositivo |
| Trabajo sin cobertura | Guardar datos en el dispositivo y sincronizarlos después exige más desarrollo y pruebas | Pedirlo solo donde de verdad no hay señal |
| Conexiones con otros sistemas | Contabilidad, básculas, lectores, webs de terceros: cada enlace hay que diseñarlo y mantenerlo | Listar qué datos tienen que pasar y en qué sentido |
| Informes y cuadros de mando | Cada informe a medida es diseño y consultas a la base de datos | Llevar los informes que ya usas en papel o Excel como modelo |
| Datos que hay que traer | Pasar datos de un programa antiguo requiere limpiarlos y transformarlos | Decidir qué histórico hace falta de verdad |
Costes que no salen en el primer presupuesto
El desarrollo es la parte visible. Hay otras que conviene preguntar desde el principio, porque aparecen tarde o temprano:
- Instalación y puesta en marcha: dejar el programa funcionando en tus equipos o en la nube, con los usuarios y permisos configurados.
- Migración de datos: clientes, artículos, precios e histórico del sistema que usas ahora.
- Formación: cuántas sesiones, para quién y si se repite cuando entra personal nuevo.
- Servidor o alojamiento: si el programa vive en la nube, alguien paga ese servicio cada mes o cada año.
- Licencias de terceros: bases de datos, herramientas de informes o servicios externos que use el programa.
- Mantenimiento y soporte: corrección de errores, actualizaciones, copias de seguridad y atención a dudas una vez entregado.
- Cambios posteriores: lo que pidas después de aprobar el análisis se presupuesta aparte en casi todos los contratos.
Ninguno de estos costes es malo en sí mismo. Lo malo es descubrirlos cuando ya has elegido proveedor comparando solo la primera cifra.
Cómo pedir presupuestos que se puedan comparar
Si mandas a tres empresas un correo de dos líneas, recibirás tres presupuestos que no se parecen en nada. Preparar un documento sencillo, de dos o tres páginas, cambia el resultado. No hace falta lenguaje técnico:
- Cuenta cómo trabajas hoy. Quién hace qué, con qué papeles u hojas de cálculo y dónde se atasca el trabajo.
- Di qué quieres conseguir. Por ejemplo: «que el pedido que toma el comercial llegue al almacén sin volver a teclearlo».
- Enumera los usuarios. Cuántas personas, qué perfiles (oficina, almacén, calle) y desde qué dispositivo trabajan.
- Adjunta ejemplos reales. Un albarán, un parte, el Excel que usáis. Valen más que cualquier descripción.
- Lista los sistemas que ya tienes. Programa de contabilidad, máquinas, web, y qué debería conectarse con qué.
- Marca prioridades. Qué es imprescindible para empezar y qué puede esperar.
- Pide el mismo desglose a todos. Análisis, desarrollo por módulos, migración, formación, alojamiento y mantenimiento, cada cosa por separado.
Con esa base, las diferencias de precio entre empresas empiezan a tener explicación: una incluye la migración y otra no, una calcula la app para Android e iOS y otra solo para un sistema.
Cómo leer las ofertas
Cuando tengas los presupuestos, fíjate en algo más que el total.
Precio cerrado o por horas
Un precio cerrado da tranquilidad, pero solo si el alcance está bien escrito; si no, cada duda se convierte en un «esto no entraba». Un presupuesto por horas es más flexible y obliga a seguir de cerca el avance. En proyectos medianos es habitual una mezcla: análisis cerrado y desarrollo por fases, cada una con su presupuesto.
Qué se entrega en cada fase
Pide que la oferta diga qué podrás usar al final de cada fase. Una primera entrega útil, aunque sea pequeña, te permite comprobar que el proveedor ha entendido tu proceso antes de invertir más.
Qué pasa después de la entrega
Pregunta cuánto tiempo cubre la corrección de errores sin coste, cómo se calcula el mantenimiento y quién te atiende cuando algo falla. Un buen proveedor de desarrollo de software a medida te lo explicará sin que tengas que insistir.
Errores frecuentes al presupuestar
- Querer todo en la primera versión. Encarece, alarga el proyecto y retrasa el momento en que el programa empieza a ahorrarte trabajo.
- No implicar a quien hará el trabajo. El encargado de almacén o el jefe de obra sabe qué excepciones existen; si no participa en el análisis, aparecerán durante el desarrollo, que es cuando más cuestan.
- Comparar un programa a medida con una licencia mensual. Son decisiones distintas, con costes que se reparten de forma diferente en el tiempo.
- Olvidar el móvil. Si parte del equipo trabaja fuera, pensar después en una app suele salir más caro que preverla desde el principio. Si es tu caso, revisa el desarrollo de apps antes de pedir precio.
- No preguntar por los datos. Que el programa sea tuyo no sirve de mucho si los datos quedan atrapados en un formato que no puedes sacar.
Cómo lo planteamos en Infonet
En Infonet Consultores el software a medida del proceso de cada cliente es la principal línea de negocio desde 1999. Empezamos analizando cómo trabajas y, a partir de ahí, desarrollamos la aplicación web, la app o el programa de escritorio que haga falta, o adaptamos una de nuestras aplicaciones gracias a su parametrización y al servicio de personalización, que en muchos casos reduce el desarrollo necesario. El presupuesto incluye lo que suele quedarse fuera: instalación, migración de los datos que ya tienes, configuración y formación, y después asistencia directa del mismo equipo que lo ha desarrollado. Si quieres ver qué tipo de proyectos hacemos, en la portada de Infonet están las aplicaciones que empezaron como desarrollos a medida.
