Cambiar de programa de gestión asusta sobre todo por los datos. Clientes, artículos, precios, deudas pendientes, años de facturas e histórico de trabajos: todo eso está en el programa antiguo y nadie quiere volver a teclearlo ni perderlo. La migración de datos es una parte del proyecto que se suele subestimar y que, bien planteada, se hace sin sustos. Este artículo explica cómo.
Decide qué datos tienes que traer
La primera tentación es traerlo todo. No siempre es buena idea: cuanto más se trae, más hay que limpiar, transformar y comprobar. Separa los datos en tres grupos:
| Grupo | Ejemplos | Qué hacer |
|---|---|---|
| Datos maestros | Clientes, proveedores, artículos, tarifas, obras, fincas, trabajadores | Traerlos, limpios y revisados |
| Datos vivos | Pedidos abiertos, facturas pendientes de cobro, stock actual, trabajos en curso | Traerlos con fecha de corte exacta |
| Histórico | Facturas, albaranes y movimientos de años anteriores | Decidir: traer todo, traer los últimos años o dejarlo consultable en el sistema antiguo |
Para el histórico, piensa en para qué lo usas. Si es para comparar ventas con años anteriores, quizá basten los totales. Si es para consultar una factura concreta cuando la pide un cliente, puede quedarse en el sistema antiguo, en modo consulta, o exportado a un formato legible.
Lo que no puedes tirar
Que no migres el histórico no significa que puedas borrarlo. El Código de Comercio (artículo 30) obliga a conservar los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes del negocio durante seis años, y la Ley General Tributaria (artículo 66) fija en cuatro años, con carácter general, el plazo de prescripción de las deudas tributarias, por lo que la documentación fiscal debe poder consultarse al menos mientras ese plazo esté abierto. Hay normativas sectoriales con plazos propios. Antes de apagar el programa antiguo, asegúrate de que lo que debes conservar sigue siendo accesible y legible, y consulta con tu asesoría los plazos que te afectan.
Al revés también aplica: el Reglamento General de Protección de Datos (Reglamento (UE) 2016/679, artículo 5) pide no conservar datos personales más tiempo del necesario. La migración es buena ocasión para no arrastrar al programa nuevo fichas de personas con las que no tienes relación desde hace años y que no estás obligado a conservar.
Limpia antes de migrar
Un programa antiguo acumula años de pequeños desórdenes. Si se trasladan tal cual, el programa nuevo empezará con los mismos problemas. Revisa al menos:
- Duplicados. El mismo cliente dado de alta tres veces con nombres ligeramente distintos.
- Fichas inactivas. Artículos que no se venden desde hace años, proveedores que ya no existen.
- Campos mal usados. Teléfonos en el campo de observaciones, direcciones partidas en varios campos, códigos inventados sobre la marcha.
- Datos incompletos. Clientes sin NIF, artículos sin familia, trabajadores sin categoría.
- Formatos. Fechas, decimales, mayúsculas y tildes que el programa antiguo guardaba a su manera.
La limpieza la tiene que hacer o validar alguien de tu empresa. El proveedor puede detectar duplicados, pero solo tú sabes si «Hnos. Pérez» y «Hermanos Pérez S.L.» son el mismo cliente.
Los pasos de una migración ordenada
- Extraer. Sacar los datos del programa antiguo. Si tiene exportación, perfecto; si no, puede hacer falta acceder a su base de datos. Comprueba antes quién tiene las claves y si el contrato con el proveedor antiguo lo permite.
- Relacionar campos. Hacer una tabla que diga a qué campo del programa nuevo va cada campo del antiguo, y qué se hace con lo que no tiene equivalente.
- Transformar. Unificar códigos, formatos y unidades. Aquí se decide, por ejemplo, si los artículos mantienen su código o se recodifican.
- Cargar en pruebas. Hacer una primera carga en un entorno de pruebas, nunca directamente en el definitivo.
- Comprobar. Revisar con datos que conoces bien (lo explicamos abajo).
- Repetir. Corregir y volver a cargar tantas veces como haga falta. Lo normal es que sean varias.
- Carga final con fecha de corte. Elegir el momento, congelar el programa antiguo y hacer la carga definitiva.
Cómo comprobar que todo ha llegado bien
- Cuenta registros. Mismo número de clientes, artículos y facturas en los dos programas, descontando lo que decidiste no traer.
- Cuadra totales. Saldo pendiente de cobro, valor del stock, facturación de un mes concreto. Tienen que coincidir.
- Revisa fichas conocidas. Elige diez clientes y diez artículos que conozcas bien y compáralos campo a campo.
- Prueba el trabajo diario. Que quien usa el programa haga un pedido, una factura o un parte completo con datos migrados.
- Revisa los casos raros. Clientes con tarifas especiales, artículos con varias unidades, documentos rectificados.
El día del cambio
Elige un momento de poca actividad, como un cierre de mes o una temporada baja, y evita el arranque de una campaña. Avisa al equipo con tiempo de que ese día no se podrá trabajar en el programa antiguo. Deja el antiguo disponible en modo consulta durante un tiempo y haz una copia completa de sus datos antes de tocar nada. Los primeros días, ten a mano a alguien que pueda resolver dudas y corregir errores de la migración que solo aparecen al trabajar.
Errores frecuentes
- Dejar la migración para el final del proyecto, cuando ya no hay tiempo para repetirla.
- Migrar sin limpiar y culpar después al programa nuevo de los errores.
- No comprobar los totales y descubrir el descuadre al cerrar el trimestre.
- Borrar o dar de baja el programa antiguo antes de asegurar el acceso al histórico.
- No implicar a quien conoce los datos.
Cómo lo hacemos en Infonet
En Infonet Consultores la migración de los datos que ya tienes forma parte de la puesta en marcha, junto con la instalación, la configuración y la formación, tanto cuando implantamos una de nuestras aplicaciones como cuando desarrollamos un programa a medida. Lo hace nuestro propio equipo, que después sigue dando asistencia directa. Puedes ver cómo trabajamos en desarrollo de software a medida y las aplicaciones que implantamos en la portada.
