Los partes en papel funcionan hasta que dejan de hacerlo: llegan tarde, con letra que no se entiende, con datos que faltan o directamente no llegan. Y una vez en la oficina, alguien tiene que pasarlos al ordenador. Digitalizarlos no consiste en hacer una foto del parte y guardarla: consiste en que el dato se apunte una sola vez, donde se produce, y llegue directamente a donde se necesita. Este artículo explica cómo hacerlo sin que tu equipo lo viva como un castigo.
Qué partes tienes y para qué sirven
Antes de diseñar nada, junta un ejemplar de cada papel que circula por la empresa. Suelen aparecer más de los que crees:
- Partes de trabajo o de servicio: qué se hizo, dónde, cuánto tiempo y con qué material.
- Partes de mantenimiento de máquinas o vehículos.
- Hojas de producción o de turno.
- Partes de incidencias, averías o no conformidades.
- Albaranes de entrega o recogida firmados por el cliente.
- Listas de comprobación: revisiones de seguridad, limpieza, arranque de una instalación.
Para cada uno, pregunta qué se hace con él después. Si la respuesta es «se archiva y no lo mira nadie», quizá sobra. Si la respuesta es «se pasa al Excel para facturar» o «se usa para calcular el coste de la obra», ese es el que más interesa digitalizar, porque ahí está el trabajo duplicado.
Qué ganas y qué tienes que cambiar
| Con papel | Con partes digitales |
|---|---|
| El parte llega cuando el trabajador vuelve | Llega al terminar el trabajo o al recuperar la cobertura |
| Campos vacíos o ilegibles | Campos obligatorios y listas cerradas |
| Alguien lo teclea en la oficina | El dato entra directamente en el programa |
| Material apuntado a mano | Material elegido del catálogo, con su precio |
| Fotos en el móvil personal | Fotos adjuntas al parte |
| Difícil saber qué falta por facturar | Lo cerrado y lo pendiente, a la vista |
A cambio, hay que dotar de dispositivos al personal, decidir quién mantiene los catálogos (clientes, obras, material) y dedicar tiempo a la formación. No es mucho, pero hay que contarlo.
Cómo diseñar el parte digital
El error más común es pasar el papel tal cual a la pantalla. Un buen parte digital es más corto que el de papel, porque muchas cosas se rellenan solas.
- Quita lo que el sistema ya sabe. Fecha, hora, trabajador y, si procede, ubicación se rellenan solos.
- Usa listas en lugar de texto libre. Cliente, obra, tipo de trabajo y material se eligen, no se escriben. Así luego se pueden sumar y filtrar.
- Deja un campo libre, solo uno. Para observaciones. Si hay cinco campos de texto, nadie los rellena bien.
- Marca lo obligatorio. Lo justo para que el parte sirva: sin horas o sin cliente no se puede cerrar.
- Añade fotos cuando aporten. El antes y el después de una reparación evita discusiones.
- Prevé la firma si la necesitas. Que el cliente firme en la pantalla al terminar es habitual en servicios y obras.
- Piensa en quien lo rellena. Botones grandes, pocos pasos, que se pueda usar con una mano.
La cobertura y el dispositivo
Si tu gente trabaja en fincas, obras, naves o carreteras donde la señal va y viene, el parte tiene que poder rellenarse sin conexión y enviarse solo cuando vuelva. Es un requisito que hay que pedir desde el principio; añadirlo después es mucho más costoso. Lo explicamos en detalle en la entrada sobre si elegir app nativa o app web.
En cuanto al dispositivo, piensa en el entorno: un móvil normal puede servir en una oficina técnica, pero en una obra o un almacén quizá compense uno resistente a golpes y polvo. Y decide si los dispositivos serán de la empresa o del trabajador, porque cambia la forma de instalar y controlar la app.
Cómo implantarlo sin que fracase
- Empieza con un grupo pequeño. Una cuadrilla o un par de técnicos durante unas semanas. Recoge sus quejas y corrige.
- Elige a alguien con ganas. El primer grupo debe incluir a alguien que se maneje bien con el móvil y tenga paciencia para explicárselo a los demás.
- Convive un tiempo con el papel, pero poco. Unos días de doble registro dan seguridad; semanas de doble registro agotan a todos.
- Revisa los partes cada día al principio. Detectarás campos mal pensados y personas que necesitan otra explicación.
- Enseña el resultado. Cuando el equipo ve que su parte llega a la factura sin que nadie le llame para preguntar, lo acepta mejor.
- Retira el papel. Mientras haya talonarios en la furgoneta, habrá partes en papel.
Errores frecuentes
- Digitalizar el parte pero no conectarlo con el programa de gestión: el administrativo sigue copiando datos, solo que de una pantalla en lugar de un papel.
- Pedir demasiados datos. Si el parte digital lleva más tiempo que el de papel, la gente buscará la forma de no usarlo.
- No mantener los catálogos. Si una obra nueva no aparece en la lista, el trabajador elegirá cualquiera.
- Olvidar a quien lo revisa. El encargado o el administrativo también necesitan su pantalla para validar, corregir y cerrar partes.
Cómo lo hacemos en Infonet
En Infonet Consultores desarrollamos apps de empresa para Android e iOS desde 2013, y muchas de ellas son justamente partes de trabajo: horas, material, fotos y firma del cliente desde el móvil, con apps que siguen funcionando sin cobertura y sincronizan al recuperarla. Si tu caso encaja con trabajos codificados y su coste, GControl ya lo resuelve; si no, desarrollamos el parte a medida y lo conectamos con tu programa de gestión. Puedes ver cómo trabajamos en desarrollo de apps y lo que hacemos para el sector en software para la industria.
