En muchas empresas hay alguien que dedica una parte de su jornada a copiar datos de un programa a otro: los pedidos de la web al programa de gestión, las facturas a la contabilidad, los pesos de la báscula al albarán, las horas de los partes a la hoja de costes. Es trabajo que no aporta nada, que se equivoca de vez en cuando y que retrasa la información. Este artículo explica cómo conectar esos programas, qué opciones técnicas hay y por dónde empezar.
Primero, dibuja el mapa
Antes de hablar de tecnología, apunta en un papel qué datos se mueven en tu empresa y cómo. Para cada traspaso manual, anota:
- Qué dato pasa: pedido, factura, cliente, peso, horas, stock.
- De qué programa sale y a cuál entra.
- Quién lo hace y cada cuánto: cada vez, una vez al día, a final de mes.
- Cuánto tiempo lleva y qué pasa cuando se equivoca.
- Si va en un sentido o en los dos: no es lo mismo enviar facturas a la contabilidad que mantener sincronizada una ficha de cliente en dos sitios.
Con ese mapa verás enseguida cuáles son los traspasos que más tiempo consumen o más errores provocan. Esos son los primeros que hay que conectar.
Las formas de conectar programas
Hay varias maneras de hacer que dos programas compartan datos. Ninguna es la mejor en todos los casos; depende de lo que permita cada programa.
| Método | Cómo funciona | Cuándo encaja |
|---|---|---|
| Conexión por API | Un programa pide o envía datos al otro a través de una interfaz preparada para ello | Programas modernos o en la nube que la ofrecen; es la opción más limpia |
| Intercambio de ficheros | Uno exporta un fichero (CSV, XML, Excel) y el otro lo importa, de forma programada | Programas antiguos o cerrados que solo permiten importar y exportar |
| Acceso a la base de datos | Se leen o escriben datos directamente en la base de datos de un programa | Cuando no hay otra vía y el fabricante lo permite; requiere cuidado |
| Conexión con máquinas | El programa recibe datos de básculas, dosificadoras, lectores o terminales | Siempre que alguien está tecleando lo que marca una máquina |
| Automatización del trabajo manual | Un sistema repite los pasos que haría una persona: leer un documento, copiar campos, guardar | Cuando los programas no ofrecen ninguna vía técnica o los datos llegan en documentos |
Preguntas que tienes que hacer a tus proveedores
Muchas veces la conexión depende de lo que deje hacer cada programa. Pregunta a quien te los vende o mantiene:
- ¿Tiene API o algún sistema de importación y exportación automática?
- ¿Está documentado? ¿Tiene coste usarlo?
- ¿Qué datos se pueden leer y cuáles se pueden escribir?
- ¿Qué pasa con la conexión cuando se actualiza el programa?
- ¿Hay ya conexiones hechas con otros programas que uso?
Si un programa no deja sacar ni meter datos de ninguna forma, ese es un dato importante para la próxima vez que toque renovarlo.
Cómo hacerlo paso a paso
- Elige un traspaso. El que más tiempo cuesta o más errores provoca, no el más vistoso.
- Define el dato de referencia. Si un cliente existe en dos programas, uno de ellos manda. Decide cuál y que el otro se actualice a partir de él.
- Acuerda los códigos. Clientes, artículos, obras o fincas tienen que tener el mismo código en los dos lados, o una tabla que los relacione.
- Prueba con datos reales durante un tiempo, en paralelo con el método manual, comparando resultados.
- Prepara los avisos. Si un envío falla, alguien tiene que enterarse ese mismo día, no a final de mes.
- Documenta la conexión. Qué hace, cuándo se ejecuta, quién la mantiene. Dentro de dos años nadie lo recordará.
- Pasa al siguiente traspaso cuando el primero funcione solo.
Alternativas a conectar programa a programa
Un cuadro de mando que lo junte todo
A veces no hace falta que los programas se pasen datos entre sí: lo que falta es verlos juntos. La dirección quiere saber el margen por obra cruzando ventas, compras y horas, y cada dato está en un sitio. En ese caso, un cuadro de mando que lea de todos los sistemas puede ser más sencillo que conectar los programas uno a uno. Herramientas como Power BI o el propio Excel, alimentadas de forma automática, permiten cruzar la información sin tocar los programas de origen.
Cambiar una pieza
A veces conectar no compensa. Si tienes cinco programas para cosas que uno solo podría hacer, cada conexión es una pieza más que mantener. En ese caso merece la pena plantearse si alguno de ellos sobra y si un programa a medida o sectorial podría sustituir a varios. Esa decisión se toma con el mapa de datos delante: muestra qué programas son imprescindibles y cuáles solo están ahí por costumbre.
Errores frecuentes
- Conectar sin limpiar. Si en un programa hay tres fichas del mismo cliente, la conexión las multiplicará en el otro. Limpia antes.
- Sincronizar en los dos sentidos sin necesidad. Es mucho más complicado y genera conflictos. Si basta con un sentido, mejor.
- No prever los fallos. Una conexión que falla en silencio es peor que el traspaso manual, porque nadie revisa.
- Depender de una sola persona. Si la conexión la montó alguien que ya no está y nadie sabe cómo funciona, tienes un problema esperando.
- Querer conectarlo todo a la vez. Cada conexión necesita su periodo de prueba.
Cómo lo hacemos en Infonet
En Infonet Consultores conectar programas es parte de nuestro trabajo diario: enlazamos nuestras aplicaciones y los desarrollos a medida con la contabilidad, la firma electrónica, la facturación electrónica y los programas que ya tienes en marcha, y las conectamos con básculas, dosificadoras, terminales de fichaje y lectores para que los datos entren solos sin teclear nada. También montamos cuadros de mando en Power BI y Excel que cruzan los datos de todos tus sistemas. Cuando los datos llegan en documentos, como las facturas de proveedores, Capturia los lee con inteligencia artificial y los registra en tu programa de facturación o contabilidad. Más información en desarrollo de software a medida y, para la industria, en la página de software para la industria.
