Elegir la empresa que va a desarrollar o mantener tu programa de gestión es una decisión que dura años. Si sale mal, no solo pierdes el dinero del proyecto: pierdes tiempo, datos y la paciencia de tu equipo. Este artículo reúne las preguntas que conviene hacer antes de firmar, qué respuestas deberían tranquilizarte y cuáles merecen una segunda vuelta.
Sobre la empresa y su equipo
Lo primero es saber con quién vas a trabajar de verdad. Una empresa puede tener buena web y subcontratar todo el desarrollo, o al revés.
- ¿Quién va a desarrollar el programa? Pregunta si lo hace su propio equipo o si se subcontrata, y en ese caso a quién. No es malo en sí, pero tienes que saberlo.
- ¿Quién me atenderá cuando esté en marcha? Lo ideal es que el soporte lo dé gente que conoce el programa por dentro, no un intermediario que reenvía incidencias.
- ¿Cuánto tiempo lleva la empresa haciendo esto? La experiencia no garantiza nada, pero un programa de gestión se usa durante muchos años y te interesa que el proveedor siga ahí.
- ¿Ha trabajado en mi sector? Si conoce el sector, el análisis será más corto y hará preguntas que a otro no se le ocurrirían.
- ¿Puedo hablar con algún cliente? Una referencia de una empresa parecida a la tuya vale más que cualquier presentación.
Sobre cómo trabaja
La forma de trabajar dice mucho de cómo irá el proyecto.
- ¿Cómo hace el análisis? Desconfía de quien empieza a programar sin haber visto cómo trabajas. Lo normal es que visite la empresa o pida documentos reales y hable con quienes harán el trabajo.
- ¿Entrega por fases? Poder usar una parte del programa pronto permite detectar malentendidos antes de que sean caros.
- ¿Cómo se gestionan los cambios? Siempre surgen. Pregunta cómo se piden, cómo se presupuestan y quién los aprueba.
- ¿Qué tecnologías usa y por qué? No necesitas entender la respuesta en detalle, pero sí que te expliquen por qué es adecuada para tu caso y si es fácil encontrar a otros profesionales que la conozcan.
- ¿Quién hace la puesta en marcha? Instalación, migración de datos, configuración y formación son parte del proyecto, no un extra que se improvisa al final.
Sobre el código y la propiedad
Este es el punto que más se olvida y el que más problemas da después. La Ley de Propiedad Intelectual (texto refundido aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/1996) dedica un título específico a los programas de ordenador, y no conviene dar por hecho que los derechos sobre un programa pasan al cliente por el simple hecho de pagarlo. Por eso tiene que quedar escrito en el contrato. Las preguntas:
- ¿De quién es el programa? Puede que te cedan el código, que te den una licencia de uso o que el desarrollo se haga sobre un producto de la empresa que tú solo usas. Las tres opciones son legítimas; lo que no vale es no saber cuál es la tuya.
- ¿Qué pasa si la empresa deja de existir o dejamos de trabajar juntos? Pregunta si hay alguna forma de acceso al código o a su documentación en ese caso.
- ¿Puedo encargar cambios a otra empresa? Si la respuesta es no, asegúrate de que las condiciones del mantenimiento sean razonables.
Si el contrato es importante para tu negocio, que lo revise un abogado. Este artículo no sustituye ese consejo.
Sobre tus datos
Los datos son tuyos aunque el programa no lo sea. Pregunta:
- ¿Dónde se guardan? En tus servidores, en los de la empresa o en un proveedor de nube, y en qué país.
- ¿Puedo exportarlos cuando quiera? En un formato que otro programa pueda leer, no solo en un PDF.
- ¿Quién hace las copias de seguridad y cada cuánto? Y, sobre todo, si se ha probado alguna vez a recuperarlas.
- ¿Firmaremos un contrato de encargado del tratamiento? Si la empresa de software accede a datos personales de tus clientes o trabajadores, el Reglamento General de Protección de Datos (Reglamento (UE) 2016/679, artículo 28) exige un contrato o acto jurídico que regule ese acceso. En España, la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos completa el reglamento. Un proveedor serio te lo propondrá sin que se lo pidas.
Sobre el soporte y el mantenimiento
- ¿Qué cubre la garantía y durante cuánto tiempo? Los errores del desarrollo deberían corregirse sin coste durante un periodo pactado.
- ¿Cómo se paga el mantenimiento? Cuota fija, bolsa de horas o por intervención. Cada modelo tiene sentido en un caso distinto.
- ¿Cómo se comunica una incidencia y cuánto tardan en responder? Pide que el tiempo de respuesta quede por escrito.
- ¿Cómo se forman los nuevos empleados? La rotación de personal es normal; pregunta si hay manuales, vídeos o sesiones de formación posteriores.
Señales de alerta
| Lo que oyes | Por qué preocupa |
|---|---|
| Un precio cerrado sin haber visto tu proceso | O sobra margen o faltan cosas que aparecerán como extras |
| «Eso lo hace el programa, seguro» | Pide que te lo enseñen con un caso tuyo |
| Ninguna pregunta sobre tus datos actuales | La migración se convertirá en un problema al final |
| No hay contrato escrito o es de una página | Propiedad, plazos y soporte quedan en el aire |
| Nadie habla de formación | Un programa que nadie sabe usar no se usa |
| Prisas por firmar | Un proyecto de años se puede decidir con calma |
Y para no olvidar nada, esta es la lista de comprobación para llevar a la reunión:
- Quién desarrolla y quién da soporte.
- Cómo será el análisis y quién de tu empresa debe participar.
- Entregas por fases y qué podrás usar en cada una.
- Propiedad del programa y acceso al código.
- Dónde están los datos, cómo se exportan y quién hace las copias.
- Contrato de encargado del tratamiento si hay datos personales.
- Migración, instalación, configuración y formación incluidas o no.
- Garantía, modelo de mantenimiento y tiempos de respuesta.
Lo que puedes preguntarnos a nosotros
En Infonet Consultores todo lo desarrolla nuestro propio equipo desde 1999: analistas, desarrolladores y técnicos que trabajan desde la base de datos hasta la app del móvil, sin intermediarios. Nos encargamos de la instalación, la migración de los datos que ya tienes, la configuración y la formación, y después la asistencia la da el mismo equipo que ha hecho el programa. También ayudamos con la adaptación e implantación del RGPD. Puedes ver cómo trabajamos en la página de desarrollo de software a medida y conocer al equipo en empresa de software en Huelva.
