برنامج مخصص أم برنامج جاهز؟ كيف تختار برنامج إدارة شركتك

قبل تغيير برنامج الإدارة، تطرح معظم الشركات السؤال نفسه: هل أشتري برنامجًا موجودًا أم أطلب برنامجًا مصممًا على مقاسي؟ لا توجد إجابة واحدة تناسب الجميع. فالأمر يتوقف على مدى خصوصية طريقة عملك، وعلى كلفة تكيّفك مع برنامج وُضع لغيرك، وعلى وزن هذه العملية في نشاطك. إليك المعايير التي تساعدك على القرار دون الاكتفاء بالنظر إلى سعر البداية.

ما المقصود بكل خيار

من المفيد أن نبدأ بتوضيح المصطلحات، لأن الخيارات في الواقع ثلاثة وليست اثنين:

• البرنامج الجاهز. برنامج مصمم لعدد كبير من الشركات في وقت واحد: المحاسبة والرواتب والفوترة العامة. يمكنك ضبط إعداداته، لكنك لا تغيّر طريقة عمله.
• البرنامج المخصص. برنامج يُطوَّر لعمليتك المحددة. يؤدي ما تحتاجه بالطريقة التي تحتاجها، ولا يتضمن ما لا تستخدمه.
• البرنامج القطاعي القابل للضبط. برنامج مصمم لقطاع معين (الخرسانة، الزراعة، البناء…) يتكيّف مع كل شركة عبر الإعدادات، ومع تطويرات مخصصة فوقه عند الحاجة. وهو الحل الوسط الذي لا تلتفت إليه كثير من الشركات.

متى يكون البرنامج الجاهز منطقيًا

غالبًا ما يكون البرنامج الجاهز الخيار الأفضل عندما تكون العملية واحدة في جميع الشركات أو تحددها اللوائح. المحاسبة والرواتب مثالان واضحان: القواعد مشتركة، والمهم أن يواكب البرنامج التغييرات القانونية.

ويناسبك أيضًا عندما:

• لا تميّزك طريقة عملك عن منافسيك في هذه النقطة.
• تكون مستعدًا لتغيير أسلوبك في العمل ليتوافق مع أسلوب البرنامج.
• تحتاج إلى البدء فورًا ولا يمكنك انتظار عملية تطوير.
• لا يوجد لديك من يستطيع تخصيص وقت لتحليل مشروع مخصص.

تظهر مخاطر البرنامج الجاهز عندما تتكيّف الشركة معه جزئيًا فقط: يؤدي البرنامج جزءًا من العمل ويعود الباقي إلى Excel أو الورق أو الدفتر. وإذا كان الجزء المتروك خارج البرنامج هو الجزء المهم تحديدًا، فإن التوفير الأولي يضيع في عمل مكرر.

متى يستحق البرنامج المخصص

يكون التطوير المخصص منطقيًا عندما تكون العملية خاصة بشركتك وتمنحك ميزة، أو عندما لا يغطيها أي برنامج في السوق دون ترقيعات. من العلامات على ذلك:

• جرّبت برامج جاهزة وانتهى بك الأمر بجداول بيانات حولها لتغطية ما لا تفعله.
• تعتمد عمليتك على آلات محددة (موازين، وحدات جرعات، قارئات) تضطر إلى إعادة كتابة بياناتها يدويًا.
• تعمل بعدة برامج لا تتواصل فيما بينها، وهناك من يتفرغ لنقل البيانات من برنامج إلى آخر.
• يحتاج موظفوك في الحقل أو الموقع أو على الطريق إلى أداة محددة جدًا على الهاتف، والتطبيقات العامة تزيد عن حاجتهم أو تنقصهم.
• تحتاج إلى تقارير أو مؤشرات لا معنى لها إلا في نشاطك.

في المقابل، يتطلب البرنامج المخصص وقتًا للتحليل من جانبك، واستثمارًا أوليًا أكبر، وحسن اختيار الجهة التي تكلّفها بالتنفيذ، لأنها هي من ستتولى صيانته.

وفي جدول موجز، تتم مقارنة الخيارات الثلاثة على النحو التالي:

أسئلة تساعدك على القرار

أجب عن هذه الأسئلة مع الأشخاص الذين سيستخدمون البرنامج، وليس مع الإدارة وحدها:

1. ما الجزء من عملك الذي يشبه عمل أي شركة أخرى؟ لهذا الجزء يكفي عادةً برنامج جاهز.
2. ما الجزء الخاص بك والذي يميّزك؟ هنا بالتحديد يضيف البرنامج المخصص أو القطاعي قيمة.
3. كم ساعة في الأسبوع تُخصَّص لنقل البيانات يدويًا؟ قدّر ذلك بصدق. إنها التكلفة الخفية لغياب البرنامج المناسب.
4. ماذا يحدث إذا لم يؤدِّ البرنامج مهمة ما؟ إذا كانت الإجابة «ندوّنها في Excel»، فهذا مقبول للأمور الثانوية، أما للأمور الأساسية فلا.
5. هل يوجد برنامج لقطاعك؟ قبل تكليف أحد بتطوير من الصفر، تحقق مما إذا كان هناك برنامج قابل للضبط يغطي الجزء الأكبر.
6. من سيتولى صيانة البرنامج بعد خمس سنوات؟ سواء كان جاهزًا أم مخصصًا، فإن استمرارية المزوّد مهمة.

الخيار المختلط غالبًا هو الأفضل

في كثير من الشركات لا تكون الإجابة هذا أو ذاك، بل مزيجًا: المحاسبة والرواتب في برامج جاهزة، وصلب النشاط في برنامج قطاعي أو مخصص، وروابط بينها حتى لا تُكتب البيانات مرتين. المهم أن تتكامل القطع: أن تنتقل الفواتير تلقائيًا إلى المحاسبة، وأن تدخل بيانات الآلات دون تدخل بشري، وأن تتمكن الإدارة من رؤية لوحة مؤشرات تجمع كل شيء.

وعندما تطرح الأمر بهذه الطريقة، يقتصر المشروع المخصص على ما يحتاج إليه فعلًا، وهو أرخص وأسرع في التشغيل. يمكنك الاطلاع على كيفية تخطيط مشروع من هذا النوع في صفحة تطوير البرمجيات المخصصة.

أخطاء شائعة عند الاختيار

• الاختيار بناءً على العرض التوضيحي. العرض التوضيحي يُظهر ما يجيده البرنامج. اطلب أن يُعرض لك حالتك أنت، بمستنداتك أنت.
• الظن بأن المخصص يعني البدء من الصفر. كثير من التطويرات تنطلق من قاعدة موجودة ثم تُكيَّف.
• طلب تطوير مخصص لما هو معياري. نادرًا ما يستحق تطوير نظام محاسبة خاص بك العناء.
• عدم احتساب الموظفين. البرنامج الذي لا يرغب الفريق في استخدامه يفشل، سواء كان جاهزًا أم مخصصًا.

كيف نحل ذلك في Infonet

في Infonet Consultores نعمل بالطرق الثلاث. نقدّم برامج جاهزة للرواتب والمحاسبة والحضور والبيع المباشر؛ ولدينا تطبيقات قطاعية للحقل والمستودع والخرسانة والركام والصناعة والأعمال التجارية، يسهل تكييفها بفضل قابليتها للضبط وخدمة التخصيص لدينا؛ ونطوّر برامج مخصصة عندما لا يكون ما تحتاجه موجودًا. وكثير من التطبيقات في كتالوجنا بدأ كتطوير لعميل واحد. وكل ذلك ينفّذه فريقنا نفسه، الذي يتولى أيضًا ربط البرنامج بالمحاسبة والتوقيع الإلكتروني والفاتورة الإلكترونية وبكل ما لديك قيد التشغيل. وفي الصفحة الرئيسية تجد الكتالوج كاملًا.