Bevor sie ihr Verwaltungsprogramm wechseln, stellen sich fast alle Unternehmen dieselbe Frage: Kaufe ich ein bestehendes Programm oder lasse ich mir eines nach Maß entwickeln? Eine Antwort, die für alle passt, gibt es nicht. Sie hängt davon ab, wie besonders Ihre Arbeitsweise ist, wie viel es Sie kostet, sich an ein fremdes Programm anzupassen, und welches Gewicht dieser Prozess in Ihrem Geschäft hat. Hier finden Sie die Kriterien, um zu entscheiden, ohne sich nur vom Einstiegspreis leiten zu lassen.
Was ist was?
Zunächst lohnt es sich, die Begriffe zu klären, denn in der Praxis gibt es drei Optionen und nicht nur zwei:
- Standardsoftware. Ein Programm, das für viele Unternehmen gleichzeitig entwickelt wurde: Buchhaltung, Lohnabrechnung, allgemeine Fakturierung. Sie konfigurieren es, ändern aber nicht seine Funktionsweise.
- Individualsoftware. Ein Programm, das für Ihren konkreten Prozess entwickelt wurde. Es tut, was Sie brauchen, und so, wie Sie es brauchen, und enthält nichts, was Sie nicht nutzen.
- Parametrierbare Branchensoftware. Ein Programm für eine bestimmte Branche (Beton, Landwirtschaft, Bau …), das sich per Konfiguration an jedes Unternehmen anpasst und bei Bedarf durch individuelle Entwicklungen ergänzt wird. Es ist der Mittelweg, den viele Unternehmen nicht in Betracht ziehen.
Wann Standardsoftware sinnvoll ist
Ein Standardprogramm ist meist die beste Wahl, wenn der Prozess in allen Unternehmen gleich ist oder von Vorschriften vorgegeben wird. Buchhaltung und Lohnabrechnung sind das klare Beispiel: Die Regeln sind einheitlich, und entscheidend ist, dass das Programm bei gesetzlichen Änderungen auf dem neuesten Stand ist.
Sie passt auch dann, wenn:
- Ihre Arbeitsweise Sie an diesem Punkt nicht von der Konkurrenz unterscheidet.
- Sie bereit sind, Ihre Abläufe zu ändern, um dem Programm zu folgen.
- Sie sofort starten müssen und nicht auf eine Entwicklung warten können.
- Niemand Zeit hat, sich der Analyse eines Individualprojekts zu widmen.
Das Risiko bei Standardsoftware entsteht, wenn sich das Unternehmen nur halb anpasst: Das Programm übernimmt einen Teil, und der Rest landet wieder in Excel, auf Papier oder im Notizbuch. Ist genau der Teil, der draußen bleibt, der wichtige, geht die anfängliche Ersparnis durch doppelte Arbeit wieder verloren.
Wann sich Individualsoftware lohnt
Eine Individualentwicklung ist sinnvoll, wenn der Prozess Ihrem Unternehmen eigen ist und Ihnen einen Vorteil verschafft oder wenn kein Programm auf dem Markt ihn ohne Notlösungen abdeckt. Einige Anzeichen:
- Sie haben bereits Standardprogramme ausprobiert und enden mit Tabellenkalkulationen drumherum, um abzudecken, was diese nicht leisten.
- Ihr Prozess hängt von bestimmten Maschinen ab (Waagen, Dosieranlagen, Lesegeräte), deren Daten Sie erneut eintippen müssen.
- Sie arbeiten mit mehreren Programmen, die nicht miteinander kommunizieren, und jemand überträgt Daten von einem ins andere.
- Ihr Personal im Feld, auf der Baustelle oder auf der Tour braucht ein ganz bestimmtes Werkzeug auf dem Smartphone, und generische Apps bieten zu viel oder zu wenig.
- Sie benötigen Berichte oder Kennzahlen, die nur in Ihrem Geschäft Sinn ergeben.
Dafür verlangt Individualsoftware Analysezeit von Ihrer Seite, eine höhere Anfangsinvestition und eine sorgfältige Wahl des Auftragnehmers, denn dieses Unternehmen wird sie später warten.
In einer Tabelle zusammengefasst, lassen sich die drei Optionen so vergleichen:
| Aspekt | Standard | Individuell | Parametrierbare Branchensoftware |
|---|---|---|---|
| Anpassung an Ihren Prozess | Sie passen sich an | Das Programm passt sich an | Hoch, durch Konfiguration und Anpassung |
| Zeit bis zur Nutzung | Kurz | Dauer der Entwicklung | Mittel |
| Anfangsinvestition | Niedrig | Die höchste | Mittel |
| Spätere Änderungen | Abhängig vom Hersteller | Sie beauftragen sie selbst | Konfiguration oder Individualentwicklung |
| Hauptrisiko | Prozesse, die außen vor bleiben | Schlechte Analyse oder falscher Anbieter | Das Programm zu etwas zwingen, das nicht zu seiner Branche gehört |
Fragen für Ihre Entscheidung
Beantworten Sie diese Fragen gemeinsam mit den Personen, die das Programm nutzen werden, nicht nur mit der Geschäftsleitung:
- Welcher Teil Ihrer Arbeit ist derselbe wie bei jedem anderen Unternehmen? Für diesen Teil genügt meist ein Standardprogramm.
- Welcher Teil ist Ihnen eigen und unterscheidet Sie? Hier bringt Individual- oder Branchensoftware etwas.
- Wie viele Stunden pro Woche gehen für das manuelle Übertragen von Daten drauf? Schätzen Sie ehrlich. Das sind die versteckten Kosten eines unpassenden Programms.
- Was passiert, wenn das Programm etwas nicht kann? Lautet die Antwort „Wir notieren es in einer Excel-Tabelle“, ist das für Nebensächliches akzeptabel, für Zentrales nicht.
- Gibt es ein Programm für Ihre Branche? Prüfen Sie, bevor Sie eine Entwicklung von Grund auf beauftragen, ob es ein parametrierbares gibt, das das meiste abdeckt.
- Wer wartet das Programm in fünf Jahren? Bei Standard- wie bei Individualsoftware ist die Kontinuität des Anbieters wichtig.
Die gemischte Lösung ist oft die richtige
In vielen Unternehmen lautet die Antwort nicht entweder-oder, sondern eine Kombination: Buchhaltung und Lohnabrechnung in Standardprogrammen, das Herz des Geschäfts in Branchen- oder Individualsoftware und Verbindungen dazwischen, damit Daten nicht zweimal eingetippt werden. Wichtig ist, dass die Teile ineinandergreifen: Rechnungen gelangen automatisch in die Buchhaltung, Maschinendaten kommen ohne Eingriff an, und die Geschäftsleitung sieht alles gebündelt in einem Dashboard.
Auf diese Weise beschränkt sich das Individualprojekt auf das, was es wirklich braucht – das ist günstiger und schneller umzusetzen. Wie ein solches Projekt aufgebaut wird, sehen Sie auf der Seite zur Entwicklung von Individualsoftware.
Häufige Fehler bei der Auswahl
- Nach der Demo entscheiden. Eine Demo zeigt, was das Programm gut kann. Lassen Sie sich Ihren Fall mit Ihren Dokumenten zeigen.
- Glauben, Individualsoftware heiße, bei null anzufangen. Viele Entwicklungen gehen von einer bestehenden Basis aus, die angepasst wird.
- Individuell beauftragen, was Standard ist. Eine eigene Buchhaltung zu entwickeln lohnt sich selten.
- Das Personal nicht einbeziehen. Ein Programm, das die Belegschaft nicht nutzen will, scheitert – ob Standard oder Individuell.
So lösen wir es bei Infonet
Bei Infonet Consultores gehen wir alle drei Wege. Wir bieten Standardsoftware für Lohnabrechnung, Buchhaltung, Zeiterfassung und Autoverkauf; wir haben Branchenanwendungen für Landwirtschaft und Lager, Beton und Gesteinskörnungen, Industrie und Handel, die sich dank Parametrierung und unserem Anpassungsservice leicht auf Ihr Unternehmen zuschneiden lassen; und wir entwickeln individuell, wenn das, was Sie brauchen, nicht existiert. Viele Anwendungen unseres Katalogs sind als Entwicklungen für einen Kunden entstanden. Alles setzt unser eigenes Team um, das sich auch um die Anbindung des Programms an die Buchhaltung, die elektronische Signatur, die E-Rechnung und alles Bestehende kümmert. Auf der Startseite finden Sie den vollständigen Katalog.
