Wenn Ihr Unternehmen mit einer Verwaltungssoftware arbeitet, die vor Jahren individuell für Sie entwickelt wurde, endet jede Gesetzesänderung bei derselben Frage: Wer passt das Programm an, und bis wann? Bei der Entwicklung von Individualsoftware hängt die Antwort von drei Dingen ab: Sie müssen wissen, welche Teile des Programms von der Vorschrift betroffen sind, jemanden haben, der den Code ändern kann, und genügend Zeit zum Testen einplanen. Diesen Herbst gibt es dafür einen konkreten Anlass, die Orden HAC/1028/2026 (spanische Ministerialverordnung des Finanzministeriums). Weiter unten finden Sie, was Sie prüfen sollten, einen rückwärts gerechneten Phasenplan und das, was Sie von Ihrem Anbieter schriftlich verlangen sollten.
Warum jetzt: die Orden HAC/1028/2026
Die Orden HAC/1028/2026 wurde im BOE (spanisches Amtsblatt) vom 05/10/2026 veröffentlicht und gilt seit dem 06/10/2026, laut der Meldung auf der Website der Agencia Tributaria (spanische Steuerbehörde) vom 07/10/2026. Damit beginnen die Fristen des Real Decreto 238/2026 (spanische Königliche Verordnung) zu laufen: 12 Monate für Unternehmen mit mehr als 8 Millionen Euro Umsatz und 24 Monate für alle übrigen.
Was diese Pflicht für Ihre Rechnungen bedeutet, erklären wir bei Capturia für die Rechnungen, die Sie erhalten, und bei Facturacom für die, die Sie ausstellen. Hier geht es darum, was auf Sie als Eigentümer einer Individualsoftware zukommt, egal welche Vorschrift eine Änderung erzwingt.
Warum eine Individualsoftware einen eigenen Plan braucht
Eine Standardsoftware wird vom Hersteller für alle Kunden gleichzeitig aktualisiert. Ihre hängt von dem ab, der sie programmiert hat: Wenn diese Firma Ihnen weiterhin Support bietet, ist die Anpassung ein weiterer Teil der Wartung. Existiert sie nicht mehr oder gehört der Code nicht Ihnen, müssen Sie jemanden finden, der Hand anlegen kann, und das dauert Wochen, bevor auch nur eine Zeile geschrieben ist.
Das funktioniert gut, solange am anderen Ende der Leitung jemand sitzt, der Ihr Programm kennt. Ist das nicht der Fall, kommt jede Gesetzesänderung später und teurer, weil man zuerst verstehen muss, wie das Programm aufgebaut ist.
Welche Teile Ihrer Individualsoftware eine Gesetzesänderung betrifft
Eine Vorschrift beschränkt sich selten auf eine einzelne Maske. Gehen Sie vor der Angebotsanfrage mit dem Betreuer des Programms diese Punkte durch:
- Die Daten, die das Programm speichert, und wie lange es sie aufbewahrt.
- Die Dokumente, die es druckt oder exportiert: Lieferscheine, Rechnungen, Berichte für die Steuerkanzlei.
- Die Verbindungen nach außen: zur Verwaltung, zum Buchhaltungsprogramm der Kanzlei oder zum Portal eines Großkunden.
- Wer bereits gespeicherte Daten ändern darf und ob die Änderung nachvollziehbar bleibt.
- Die Stellen neben dem Programm: die Excel-Tabelle für Gutschriften oder der Rechner an der Ausgabestelle.
Bei den Branchenlösungen, die wir bei Infonet entwickeln, läuft alles im selben Programm. In Arigest, unserer Verwaltungssoftware für Steinbrüche und Gesteinskörnungen, vereint das Hauptmenü Einkauf, Verkauf, Baustellen, Lkw und den Export in die Buchhaltung, sodass eine Gesetzesänderung bei den Verkaufsdokumenten mehrere dieser Bereiche gleichzeitig betrifft.
Wenn Ihr Programm aus verteilten Einzelteilen besteht und Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, schildern Sie uns, wie es aufgebaut ist, und wir sagen Ihnen, welche Teile geprüft werden müssten: Dasselbe Team programmiert und wartet es.
So passen Sie das Programm Schritt für Schritt an
1. Lesen Sie die Vorschrift gemeinsam mit Ihrer Steuerkanzlei
Zuerst müssen Sie wissen, was von Ihnen verlangt wird und bis wann. Ihre Kanzlei sagt Ihnen, in welche Stufe Ihr Unternehmen fällt und welche Dokumente sich ändern. Mit diesen Angaben schriftlich verläuft das Gespräch mit Ihrem Softwareanbieter deutlich schneller.
2. Klären Sie, wer den Code ändern darf
Wurde das Programm von einer Firma erstellt, die es nicht mehr gibt, oder gehört der Code nicht Ihnen, wird die Anpassung kompliziert. Wir erklären das in den Fragen, die Sie vor der Beauftragung eines Softwareunternehmens stellen sollten, angefangen bei den Eigentumsrechten am Code.
3. Entscheiden Sie: anpassen, verbinden oder wechseln
Sie können das vorhandene Modul anpassen, Ihr Programm mit einem anderen Werkzeug verbinden, das den neuen Teil übernimmt, wie wir es in So verbinden Sie Programme, die nicht miteinander sprechen beschreiben, oder die Gelegenheit nutzen und das Programm wechseln. Dafür hilft Ihnen der Leitfaden zur Übernahme der Daten aus einem alten Programm in ein neues.
4. Testen Sie mit echten Daten
Testen Sie mit echten Dokumenten Ihrer Kunden und Lieferanten, mit ihren Nummernkreisen und Korrekturrechnungen. Ein Test in der letzten Woche vor der Frist lässt kaum Spielraum für Korrekturen.
So berechnen Sie den Puffer: ein Plan von hinten
Gehen Sie von dem Datum aus, das die Vorschrift vorgibt, und ziehen Sie Phase für Phase ab. Die Phase, die am Anfang übrig bleibt, ist das Datum, an dem Ihr Anbieter beginnen muss.
| Phase | Was passiert | Wer |
|---|---|---|
| Analyse | Prüfen, welche Module die Vorschrift betrifft und welche Daten fehlen | Ihr Anbieter, mit Ihrer Steuerkanzlei |
| Programmierung | Das Programm ändern und in einer Testumgebung installieren | Ihr Anbieter |
| Tests | Reale Vorgänge wiederholen und die erzeugten Dokumente prüfen | Wer das Programm täglich nutzt |
| Schulung | Die Änderungen dem Büro und den Urlaubsvertretungen vermitteln | Ihr Anbieter |
| Inbetriebnahme | Die endgültige Version installieren und die ersten Tage begleiten | Beide |
Legen Sie die Inbetriebnahme weit weg vom Monats- und Quartalsabschluss: Falls etwas schiefgeht, soll es nicht in die Woche fallen, in der die Kanzlei Ihre Unterlagen braucht.
Was Sie vom Betreuer Ihres Programms schriftlich verlangen sollten
- Welche Änderungen das Programm braucht und in welchen Modulen.
- Ob die Anpassung im Wartungsvertrag enthalten ist oder gesondert angeboten wird.
- Ein Liefertermin und ein Testtermin mit Ihren Daten.
- Wie die Datensicherung vor der Installation der neuen Version erfolgt.
Der Vertragspunkt hängt davon ab, was Sie unterschrieben haben; wenn Sie sich nicht sicher sind, lesen Sie was die Wartung einer Individualsoftware umfasst. Zu den Sicherungen finden Sie den Beitrag zu Sicherheit und Datensicherung Ihrer Verwaltungssoftware.
Was Sie diesen Monat mit Ihrem Programm tun sollten
- Fragen Sie Ihre Steuerkanzlei, was die Vorschrift von Ihnen verlangt und bis wann.
- Erstellen Sie eine Liste der betroffenen Programme und wer sie jeweils betreut.
- Verlangen Sie von diesem Anbieter eine schriftliche Antwort und einen Testtermin mit Ihren Daten.
Wir entwickeln seit 1999 in Huelva Individualsoftware, und wer Sie betreut, ist auch der, der programmiert. Wenn wir Ihr Programm erstellt haben oder es von einer anderen Firma stammt und Sie nicht wissen, wer es anpassen kann, schreiben Sie uns, und wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, was es braucht, oder rufen Sie uns an unter +34 959 54 07 12.
