Se la Sua azienda lavora con un gestionale sviluppato su misura anni fa, a ogni cambio di legge ci si ritrova con la stessa domanda: chi lo adegua e per quando. Nello sviluppo di software su misura la risposta dipende da tre fattori: sapere quali parti del programma sono toccate dalla norma, avere qualcuno in grado di modificare il codice e lasciare il tempo per testarlo. Quest'autunno c'è un motivo concreto: l'Orden HAC/1028/2026 (ordinanza del Ministero delle Finanze spagnolo). Più avanti trova cosa verificare, un piano a ritroso per fasi e cosa conviene chiedere per iscritto al Suo fornitore.
Perché adesso: l'Orden HAC/1028/2026
L'Orden HAC/1028/2026 è stata pubblicata nel BOE (Gazzetta ufficiale spagnola) del 05/10/2026 ed è in vigore dal 06/10/2026, secondo la notizia della sede dell'Agencia Tributaria (Agenzia delle Entrate spagnola) del 07/10/2026. Con essa iniziano a decorrere i termini del Real Decreto 238/2026 (decreto reale): 12 mesi per le imprese con più di 8 milioni di euro di operazioni e 24 mesi per le altre.
Cosa comporta questo obbligo per le Sue fatture lo spieghiamo in Capturia, per quelle che riceve, e in Facturacom, per quelle che emette. Qui ci concentriamo su ciò che spetta a Lei come titolare di un gestionale su misura, qualunque sia la norma che lo obbliga a cambiare.
Perché un programma su misura ha bisogno di un piano proprio
Un programma standard viene aggiornato dal produttore per tutti i clienti contemporaneamente. Il Suo dipende da chi lo ha programmato: se quell'azienda continua a offrirLe assistenza, l'adeguamento è un lavoro in più di manutenzione. Se non c'è più o il codice non è Suo, deve trovare chi possa metterci mano, e ciò richiede settimane prima ancora di scrivere una sola riga.
Tutto funziona bene finché dall'altra parte del telefono c'è qualcuno che conosce il Suo programma. Quando non c'è, ogni cambio normativo arriva più tardi e costa di più, perché prima bisogna capire come è fatto.
Quali parti del software su misura tocca un cambio normativo
Una norma raramente si limita a una sola schermata. Prima di chiedere un preventivo, controlli con chi gestisce il programma questi elementi:
- I dati che il programma salva e per quanto tempo li conserva.
- I documenti che stampa o esporta: DDT (documenti di trasporto), fatture, report per lo studio commercialista.
- I collegamenti con l'esterno: la pubblica amministrazione, il programma di contabilità dello studio o il portale di un cliente importante.
- Chi può modificare un dato già registrato e se resta traccia della modifica.
- Gli strumenti paralleli al programma: il foglio di calcolo delle note di credito o il computer del banco.
Nei programmi settoriali che realizziamo in Infonet, tutto si trova all'interno dello stesso programma. In Arigest, il nostro gestionale per cave e inerti, il menu principale riunisce acquisti, vendite, cantieri, camion ed esportazione in contabilità, per cui una modifica normativa ai documenti di vendita interessa più opzioni contemporaneamente.
Se il Suo programma ha componenti sparsi e non sa da dove iniziare, raccontaci come è strutturato e ti diciamo quali parti andrebbero verificate: lo programmiamo e lo manteniamo con lo stesso team.
Come adeguare il programma passo dopo passo
1. Legga la norma con il Suo consulente
La prima cosa è sapere cosa richiede a Lei e con quale scadenza. Il Suo consulente Le dirà in quale fascia rientra la Sua azienda e quali documenti cambiano. Con queste informazioni per iscritto, il confronto con il fornitore del software è molto più rapido.
2. Verifichi chi può modificare il codice
Se il programma è stato realizzato da un'azienda che non esiste più, o il codice non è Suo, l'adeguamento si complica. Ne parliamo in le domande da fare prima di assumere un'azienda di software, a partire dalla proprietà del codice.
3. Decida se adeguare, collegare o cambiare
Può adeguare il modulo che già possiede, collegare il Suo programma a un altro strumento che si occupi della parte nuova, come raccontiamo in come collegare programmi che non dialogano tra loro, oppure approfittarne per cambiare programma. Per quest'ultimo caso Le è utile la guida per trasferire i dati da un vecchio programma a uno nuovo.
4. Testi con dati reali
Provi con documenti veri dei Suoi clienti e fornitori, con le loro serie e le fatture rettificative. Un test fatto nell'ultima settimana prima della scadenza lascia poco margine per correggere.
Come calcolare il margine: un piano a ritroso
Parta dalla data fissata dalla norma e sottragga le fasi una a una. Quella che resta all'inizio è la data in cui il Suo fornitore deve cominciare.
| Fase | Cosa si fa | Chi |
|---|---|---|
| Analisi | Verificare quali moduli tocca la norma e quali dati mancano | Il Suo fornitore, con il Suo consulente |
| Programmazione | Modificare il programma e installarlo in un ambiente di test | Il Suo fornitore |
| Test | Ripetere operazioni reali e controllare i documenti prodotti | Chi usa il programma ogni giorno |
| Formazione | Illustrare le modifiche all'ufficio e a chi sostituisce durante le ferie | Il Suo fornitore |
| Messa in funzione | Installare la versione definitiva e monitorare i primi giorni | Entrambi |
Fissi la messa in funzione lontano dalla chiusura del mese e del trimestre: se qualcosa non va, non deve coincidere con la settimana in cui lo studio commercialista Le chiede i documenti.
Cosa chiedere per iscritto a chi gestisce il Suo programma
- Quali modifiche richiede il programma e in quali moduli.
- Se l'adeguamento rientra nel contratto di manutenzione o è preventivato a parte.
- Una data di consegna e una di test con i Suoi dati.
- Come verrà effettuato il backup prima di installare la nuova versione.
Per quanto riguarda il contratto, dipende da ciò che ha firmato; se non è sicuro, consulti cosa include la manutenzione di un software su misura. Per i backup trova l'articolo su sicurezza e copie dei dati del Suo gestionale.
Cosa fare questo mese con il Suo programma
- Chieda al Suo consulente cosa richiede la norma e con quale scadenza.
- Stili l'elenco dei programmi interessati e di chi gestisce ciascuno.
- Chieda a quel fornitore una risposta scritta e una data di test con i Suoi dati.
Realizziamo sviluppo di software su misura a Huelva dal 1999, e chi La assiste è la stessa persona che lo programma. Se il Suo programma l'abbiamo fatto noi, o è di un'altra azienda e non sa chi possa adeguarlo, scrivici e verifichiamo insieme di cosa ha bisogno, oppure chiamaci al +34 959 54 07 12.
