Si votre entreprise utilise un programme de gestion développé sur mesure il y a plusieurs années, chaque changement de loi aboutit à la même question : qui l'adapte, et pour quand ? En matière de développement de logiciel sur mesure, la réponse dépend de trois choses : savoir quelles parties du programme sont concernées par la norme, avoir quelqu'un capable de modifier le code et prévoir du temps pour le tester. Cet automne, il y a un motif bien concret : l'Orden HAC/1028/2026 (arrêté du ministère espagnol des Finances). Vous trouverez plus bas ce qu'il faut vérifier, un plan par phases à rebours et ce qu'il vaut mieux demander par écrit à votre prestataire.
Pourquoi maintenant : l'Orden HAC/1028/2026
L'Orden HAC/1028/2026 a été publiée au BOE (Journal officiel espagnol) du 05/10/2026 et elle est en vigueur depuis le 06/10/2026, d'après la actualité du site de l'Agencia Tributaria (administration fiscale espagnole) du 07/10/2026. Elle déclenche les délais du Real Decreto 238/2026 (décret royal) : 12 mois pour les entreprises dont le volume d'opérations dépasse 8 millions d'euros et 24 mois pour les autres.
Ce que cette obligation implique pour vos factures, nous l'expliquons dans Capturia, pour celles que vous recevez, et dans Facturacom, pour celles que vous émettez. Ici, nous nous intéressons à ce qui vous incombe en tant que propriétaire d'un programme sur mesure, quelle que soit la norme qui l'oblige à évoluer.
Pourquoi un programme sur mesure a besoin de son propre plan
Un programme standard est mis à jour par son éditeur pour tous ses clients en même temps. Le vôtre dépend de celui qui l'a programmé : si cette entreprise continue à vous assurer le support, l'adaptation fait partie de la maintenance. Si elle n'existe plus ou si le code ne vous appartient pas, c'est à vous de trouver qui peut y toucher, ce qui prend des semaines avant même d'écrire la moindre ligne.
Tout se passe bien tant qu'il y a, au bout du fil, quelqu'un qui connaît votre programme. Quand ce n'est plus le cas, chaque changement légal arrive plus tard et coûte plus cher, parce qu'il faut d'abord comprendre comment le programme est construit.
Quelles parties de votre logiciel sur mesure un changement légal touche-t-il
Une norme se limite rarement à un seul écran. Avant de demander un devis, passez en revue avec la personne qui maintient le programme les éléments suivants :
- Les données que le programme enregistre et leur durée de conservation.
- Les documents qu'il imprime ou exporte : bons de livraison, factures, états pour le cabinet comptable.
- Les connexions avec l'extérieur : l'administration, le logiciel de comptabilité du cabinet ou le portail d'un gros client.
- Qui peut modifier une donnée déjà enregistrée et si le changement laisse une trace.
- Les outils parallèles au programme : le tableur des avoirs ou l'ordinateur du comptoir.
Dans les programmes sectoriels que nous développons chez Infonet, tout se trouve dans le même programme. Dans Arigest, notre programme de gestion de carrières et de granulats, le menu principal regroupe les achats, les ventes, les chantiers, les camions et l'export vers la comptabilité ; un changement légal sur les documents de vente touche donc plusieurs de ces options à la fois.
Si les éléments de votre programme sont dispersés et que vous ne savez pas par où commencer, dites-nous comment il est construit et nous vous indiquerons quelles parties il faudrait vérifier : c'est la même équipe qui le programme et qui le maintient.
Comment adapter le programme étape par étape
1. Lisez la norme avec votre cabinet comptable
Il faut d'abord savoir ce qu'elle exige de vous et dans quel délai. Votre cabinet comptable vous dira dans quelle tranche se situe votre entreprise et quels documents changent. Avec cela par écrit, la conversation avec votre prestataire informatique va beaucoup plus vite.
2. Vérifiez qui peut toucher au code
Si le programme a été conçu par une entreprise qui n'existe plus, ou si le code ne vous appartient pas, l'adaptation se complique. Nous l'expliquons dans les questions à poser avant de engager une société de logiciel, à commencer par la propriété du code.
3. Décidez si vous adaptez, connectez ou changez
Vous pouvez adapter le module que vous avez déjà, connecter votre programme à un autre outil qui prendra en charge la nouvelle partie, comme nous l'expliquons dans comment connecter des programmes qui ne communiquent pas entre eux, ou en profiter pour changer de programme. Pour ce dernier cas, le guide pour transférer les données d'un ancien programme vers un nouveau vous sera utile.
4. Testez avec des données réelles
Testez avec de vrais documents de vos clients et fournisseurs, avec leurs séries et leurs factures rectificatives. Un test réalisé la dernière semaine avant l'échéance laisse peu de marge pour corriger.
Comment calculer la marge : un plan à rebours
Partez de la date fixée par la norme et retranchez les phases une à une. Celle qui reste au début est la date à laquelle votre prestataire doit commencer.
| Phase | Ce qui est fait | Qui |
|---|---|---|
| Analyse | Vérifier quels modules la norme touche et quelles données manquent | Votre prestataire, avec votre cabinet comptable |
| Programmation | Modifier le programme et l'installer dans un environnement de test | Votre prestataire |
| Tests | Reproduire des opérations réelles et contrôler les documents produits | Les utilisateurs quotidiens du programme |
| Formation | Présenter les changements au bureau et à la personne qui remplace pendant les congés | Votre prestataire |
| Mise en service | Installer la version définitive et surveiller les premiers jours | Les deux |
Placez la mise en service loin de la clôture mensuelle et de la clôture trimestrielle : si quelque chose cloche, que cela ne tombe pas la semaine où le cabinet comptable vous réclame les documents.
Que demander par écrit à celui qui maintient votre programme
- Quelles modifications le programme nécessite et dans quels modules.
- Si l'adaptation est incluse dans le contrat de maintenance ou chiffrée à part.
- Une date de livraison et une date de test avec vos données.
- Comment la sauvegarde sera réalisée avant d'installer la nouvelle version.
Pour le contrat, tout dépend de ce que vous avez signé ; si ce n'est pas clair, consultez ce que comprend la maintenance d'un logiciel sur mesure. Pour les sauvegardes, lisez l'article sur la sécurité et les sauvegardes des données de votre programme de gestion.
Que faire ce mois-ci avec votre programme
- Demandez à votre cabinet comptable ce que la norme exige de vous et dans quel délai.
- Dressez la liste des programmes concernés et de qui maintient chacun d'eux.
- Demandez à ce prestataire une réponse par écrit et une date de test avec vos données.
Nous réalisons du développement de logiciel sur mesure à Huelva depuis 1999, et la personne qui vous répond est celle qui programme. Si votre programme a été conçu par nous, ou s'il vient d'une autre entreprise et que vous ne savez pas qui peut l'adapter, écrivez-nous et nous examinerons avec vous ce dont il a besoin, ou appelez-nous au +34 959 54 07 12.
