Dans beaucoup d'entreprises, quelqu'un consacre une partie de sa journée à copier des données d'un logiciel à un autre : les commandes du site web vers le logiciel de gestion, les factures vers la comptabilité, les poids du pont-bascule vers le bon de livraison, les heures des bons d'intervention vers le tableau des coûts. C'est un travail sans valeur ajoutée, qui génère des erreurs de temps en temps et qui retarde l'information. Cet article explique comment connecter ces logiciels, quelles options techniques existent et par où commencer.
D'abord, dessinez la carte
Avant de parler technologie, notez sur une feuille quelles données circulent dans votre entreprise et comment. Pour chaque transfert manuel, indiquez :
- Quelle donnée est transférée : commande, facture, client, poids, heures, stock.
- De quel logiciel elle part et dans lequel elle arrive.
- Qui le fait et à quelle fréquence : à chaque fois, une fois par jour, en fin de mois.
- Combien de temps cela prend et ce qui se passe en cas d'erreur.
- Si le transfert se fait dans un sens ou dans les deux : envoyer des factures à la comptabilité n'est pas la même chose que garder synchronisée une fiche client à deux endroits.
Avec cette carte, vous verrez tout de suite quels transferts consomment le plus de temps ou provoquent le plus d'erreurs. Ce sont les premiers à connecter.
Les façons de connecter des logiciels
Il existe plusieurs manières de faire partager des données à deux logiciels. Aucune n'est la meilleure dans tous les cas ; tout dépend de ce que permet chaque logiciel.
| Méthode | Fonctionnement | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| Connexion par API | Un logiciel demande ou envoie des données à l'autre via une interface prévue à cet effet | Logiciels modernes ou dans le cloud qui en proposent une ; c'est l'option la plus propre |
| Échange de fichiers | L'un exporte un fichier (CSV, XML, Excel) et l'autre l'importe, de façon programmée | Logiciels anciens ou fermés qui ne permettent que l'import et l'export |
| Accès à la base de données | Les données sont lues ou écrites directement dans la base de données d'un logiciel | Quand il n'y a pas d'autre voie et que l'éditeur l'autorise ; demande de la prudence |
| Connexion avec des machines | Le logiciel reçoit des données de ponts-bascules, doseuses, lecteurs ou terminaux | Chaque fois que quelqu'un saisit à la main ce qu'affiche une machine |
| Automatisation du travail manuel | Un système reproduit les étapes qu'effectuerait une personne : lire un document, copier des champs, enregistrer | Quand les logiciels n'offrent aucune voie technique ou que les données arrivent dans des documents |
Les questions à poser à vos fournisseurs
Souvent, la connexion dépend de ce que chaque logiciel permet de faire. Posez la question à celui qui vous le vend ou le maintient :
- Dispose-t-il d'une API ou d'un système d'import et d'export automatique ?
- Est-elle documentée ? L'utiliser est-il payant ?
- Quelles données peut-on lire et lesquelles peut-on écrire ?
- Que devient la connexion lorsque le logiciel est mis à jour ?
- Existe-t-il déjà des connexions avec d'autres logiciels que j'utilise ?
Si un logiciel ne permet ni d'extraire ni d'injecter des données d'aucune façon, c'est une information importante pour la prochaine fois qu'il faudra le renouveler.
Comment procéder étape par étape
- Choisissez un transfert. Celui qui coûte le plus de temps ou provoque le plus d'erreurs, pas le plus spectaculaire.
- Définissez la donnée de référence. Si un client existe dans deux logiciels, l'un des deux fait foi. Décidez lequel, et l'autre se met à jour à partir de lui.
- Convenez des codes. Clients, articles, chantiers ou parcelles doivent avoir le même code des deux côtés, ou bien une table de correspondance.
- Testez avec des données réelles pendant un certain temps, en parallèle avec la méthode manuelle, en comparant les résultats.
- Prévoyez les alertes. Si un envoi échoue, quelqu'un doit le savoir le jour même, pas en fin de mois.
- Documentez la connexion. Ce qu'elle fait, quand elle s'exécute, qui la maintient. Dans deux ans, personne ne s'en souviendra.
- Passez au transfert suivant quand le premier fonctionne tout seul.
Alternatives à la connexion logiciel par logiciel
Un tableau de bord qui réunit tout
Parfois, il n'est pas nécessaire que les logiciels échangent des données entre eux : ce qui manque, c'est de les voir réunies. La direction veut connaître la marge par chantier en croisant ventes, achats et heures, et chaque donnée se trouve à un endroit différent. Dans ce cas, un tableau de bord qui lit les données de tous les systèmes peut être plus simple que de connecter les logiciels un à un. Des outils comme Power BI ou Excel lui-même, alimentés automatiquement, permettent de croiser l'information sans toucher aux logiciels d'origine.
Remplacer une pièce
Parfois, connecter n'en vaut pas la peine. Si vous avez cinq logiciels pour des tâches qu'un seul pourrait assurer, chaque connexion est une pièce de plus à maintenir. Il vaut alors la peine de se demander si l'un d'eux est superflu et si un logiciel sur mesure ou sectoriel pourrait en remplacer plusieurs. Cette décision se prend avec la carte des données sous les yeux : elle montre quels logiciels sont indispensables et lesquels sont là uniquement par habitude.
Erreurs fréquentes
- Connecter sans nettoyer. Si un logiciel contient trois fiches pour le même client, la connexion les multipliera dans l'autre. Nettoyez d'abord.
- Synchroniser dans les deux sens sans nécessité. C'est bien plus compliqué et cela génère des conflits. Si un seul sens suffit, tant mieux.
- Ne pas prévoir les pannes. Une connexion qui échoue en silence est pire que le transfert manuel, car personne ne vérifie.
- Dépendre d'une seule personne. Si la connexion a été mise en place par quelqu'un qui n'est plus là et que personne ne sait comment elle fonctionne, un problème vous attend.
- Vouloir tout connecter en même temps. Chaque connexion a besoin de sa période de test.
Comment nous procédons chez Infonet
Chez Infonet Consultores, connecter des logiciels fait partie de notre travail quotidien : nous relions nos applications et nos développements sur mesure à la comptabilité, à la signature électronique, à la facturation électronique et aux logiciels que vous utilisez déjà, et nous les connectons à des ponts-bascules, doseuses, terminaux de pointage et lecteurs pour que les données arrivent toutes seules, sans rien saisir. Nous mettons également en place des tableaux de bord dans Power BI et Excel qui croisent les données de tous vos systèmes. Lorsque les données arrivent dans des documents, comme les factures fournisseurs, Capturia les lit grâce à l'intelligence artificielle et les enregistre dans votre logiciel de facturation ou de comptabilité. Plus d'informations sur le développement de logiciels sur mesure et, pour l'industrie, sur la page logiciel pour l'industrie.
