في كثير من الشركات يوجد شخص يقضي جزءًا من يوم عمله في نسخ البيانات من برنامج إلى آخر: طلبات المتجر الإلكتروني إلى برنامج الإدارة، والفواتير إلى المحاسبة، وأوزان ميزان الشاحنات إلى إشعار التسليم، وساعات تقارير العمل إلى جدول التكاليف. إنه عمل لا يضيف أي قيمة، ويقع فيه الخطأ من حين لآخر، ويؤخر وصول المعلومات. يشرح هذا المقال كيف تربط هذه البرامج ببعضها، وما الخيارات التقنية المتاحة، ومن أين تبدأ.
أولًا، ارسم الخريطة
قبل الحديث عن التقنية، دوّن على الورق ما هي البيانات التي تنتقل داخل شركتك وكيف. وعن كل عملية نقل يدوي، سجّل ما يلي:
- ما هي البيانات المنقولة: طلب، فاتورة، عميل، وزن، ساعات، مخزون.
- من أي برنامج تخرج وإلى أي برنامج تدخل.
- من يقوم بذلك وكم مرة: في كل مرة، مرة في اليوم، في نهاية الشهر.
- كم من الوقت تستغرق وماذا يحدث عند وقوع خطأ.
- هل تسير في اتجاه واحد أم في الاتجاهين: فإرسال الفواتير إلى المحاسبة يختلف عن إبقاء بطاقة عميل متزامنة في مكانين.
بهذه الخريطة سترى بسرعة أي عمليات النقل تستهلك أكبر قدر من الوقت أو تسبب أكثر الأخطاء. وهذه هي أولى العمليات التي ينبغي ربطها.
طرق ربط البرامج
توجد عدة طرق لجعل برنامجين يتشاركان البيانات. لا توجد طريقة هي الأفضل في كل الحالات؛ فالأمر يتوقف على ما يسمح به كل برنامج.
| الطريقة | كيف تعمل | متى تناسب |
|---|---|---|
| الربط عبر API | يطلب برنامج البيانات من الآخر أو يرسلها إليه عبر واجهة معدّة لذلك | البرامج الحديثة أو السحابية التي توفرها؛ وهي الخيار الأنظف |
| تبادل الملفات | يصدّر أحدهما ملفًا (CSV أو XML أو Excel) ويستورده الآخر بشكل مجدول | البرامج القديمة أو المغلقة التي تسمح فقط بالاستيراد والتصدير |
| الوصول إلى قاعدة البيانات | تُقرأ البيانات أو تُكتب مباشرة في قاعدة بيانات أحد البرامج | عندما لا توجد وسيلة أخرى ويسمح بذلك المطوّر؛ ويتطلب الحذر |
| الربط بالآلات | يستقبل البرنامج بيانات من الموازين والمعايرات والقارئات والأجهزة الطرفية | كلما كان أحدهم يكتب يدويًا ما تعرضه آلة |
| أتمتة العمل اليدوي | يكرر نظام الخطوات التي كان سيقوم بها شخص: قراءة مستند ونسخ الحقول والحفظ | عندما لا توفر البرامج أي وسيلة تقنية أو تصل البيانات في مستندات |
أسئلة يجب أن تطرحها على مورّديك
كثيرًا ما يعتمد الربط على ما يسمح به كل برنامج. اسأل من يبيعها لك أو يتولى صيانتها:
- هل لديه API أو نظام استيراد وتصدير تلقائي؟
- هل هو موثّق؟ وهل استخدامه مدفوع؟
- ما البيانات التي يمكن قراءتها وما التي يمكن كتابتها؟
- ماذا يحدث للربط عند تحديث البرنامج؟
- هل توجد بالفعل روابط جاهزة مع برامج أخرى أستخدمها؟
إذا كان برنامج ما لا يسمح بإخراج البيانات ولا بإدخالها بأي طريقة، فهذه معلومة مهمة عند حلول موعد تجديده المقبل.
كيف تنفذ ذلك خطوة بخطوة
- اختر عملية نقل واحدة. التي تستهلك أكبر وقت أو تسبب أكثر الأخطاء، وليس الأكثر لفتًا للنظر.
- حدد مصدر البيانات المرجعي. إذا كان العميل موجودًا في برنامجين، فأحدهما هو المرجع. قرر أيهما، ودع الآخر يتحدث انطلاقًا منه.
- اتفق على الرموز. يجب أن يحمل العملاء والأصناف والمشاريع أو المزارع الرمز نفسه في الجانبين، أو أن يكون هناك جدول يربط بينها.
- جرّب ببيانات حقيقية لفترة، بالتوازي مع الطريقة اليدوية، مع مقارنة النتائج.
- جهّز التنبيهات. إذا فشل الإرسال، يجب أن يعلم شخص ما بذلك في اليوم نفسه، لا في نهاية الشهر.
- وثّق الربط. ما الذي يفعله، ومتى يُنفَّذ، ومن يتولى صيانته. فبعد سنتين لن يتذكر أحد ذلك.
- انتقل إلى عملية النقل التالية عندما تعمل الأولى من تلقاء نفسها.
بدائل عن ربط البرامج واحدًا بآخر
لوحة مؤشرات تجمع كل شيء
أحيانًا لا حاجة لأن تتبادل البرامج البيانات فيما بينها: المطلوب هو رؤيتها مجتمعة. فالإدارة تريد معرفة هامش الربح لكل مشروع بدمج المبيعات والمشتريات والساعات، وكل بيان موجود في مكان. في هذه الحالة قد تكون لوحة مؤشرات تقرأ من جميع الأنظمة أبسط من ربط البرامج واحدًا تلو الآخر. وتتيح أدوات مثل Power BI أو Excel نفسه، عند تغذيتها تلقائيًا، دمج المعلومات دون المساس ببرامج المصدر.
استبدال أحد العناصر
أحيانًا لا يجدي الربط. فإذا كانت لديك خمسة برامج لمهام يستطيع برنامج واحد أداءها، فكل رابط هو قطعة إضافية يجب صيانتها. في هذه الحالة يستحق الأمر أن تتساءل هل بعضها زائد، وهل يمكن لبرنامج مخصص أو قطاعي أن يحل محل عدة برامج. ويُتخذ هذا القرار والخريطة أمامك: فهي توضح أي البرامج لا غنى عنها وأيها موجود بحكم العادة فقط.
أخطاء شائعة
- الربط دون تنظيف. إذا كانت في برنامج ما ثلاث بطاقات للعميل نفسه، فسيضاعفها الربط في البرنامج الآخر. نظّف أولًا.
- المزامنة في الاتجاهين دون حاجة. الأمر أكثر تعقيدًا بكثير ويولّد تعارضات. إذا كفى اتجاه واحد فهو الأفضل.
- عدم توقع الأعطال. الربط الذي يفشل في صمت أسوأ من النقل اليدوي، لأن أحدًا لا يراجعه.
- الاعتماد على شخص واحد. إذا أنشأ الربطَ شخصٌ لم يعد موجودًا ولا يعرف أحد كيف يعمل، فلديك مشكلة تنتظر.
- الرغبة في ربط كل شيء دفعة واحدة. كل ربط يحتاج إلى فترة اختبار خاصة به.
كيف نفعل ذلك في Infonet
في Infonet Consultores يُعدّ ربط البرامج جزءًا من عملنا اليومي: نربط تطبيقاتنا والتطويرات المخصصة بالمحاسبة والتوقيع الإلكتروني والفاتورة الإلكترونية والبرامج التي تعمل لديك بالفعل، ونوصلها بموازين الشاحنات والمعايرات وأجهزة تسجيل الحضور والقارئات لتدخل البيانات تلقائيًا دون أي كتابة. كما نبني لوحات مؤشرات في Power BI وExcel تدمج بيانات جميع أنظمتك. وعندما تصل البيانات في مستندات، مثل فواتير الموردين، يقرؤها Capturia بالذكاء الاصطناعي ويسجلها في برنامج الفوترة أو المحاسبة لديك. لمزيد من المعلومات اطلع على تطوير البرمجيات المخصصة، وللقطاع الصناعي على صفحة برامج للقطاع الصناعي.
