In vielen Unternehmen verbringt jemand einen Teil des Arbeitstags damit, Daten von einem Programm in ein anderes zu übertragen: die Bestellungen aus dem Webshop in die Verwaltungssoftware, die Rechnungen in die Buchhaltung, die Wiegedaten der Brückenwaage in den Lieferschein, die Stunden aus den Arbeitsberichten in die Kostentabelle. Diese Arbeit bringt keinen Mehrwert, ist gelegentlich fehlerhaft und verzögert Informationen. Dieser Artikel erklärt, wie Sie diese Programme verbinden, welche technischen Optionen es gibt und wo Sie am besten anfangen.
Zuerst: Zeichnen Sie die Landkarte
Bevor Sie über Technik sprechen, notieren Sie auf einem Blatt Papier, welche Daten in Ihrem Unternehmen wohin wandern und wie. Halten Sie für jede manuelle Übertragung Folgendes fest:
- Welche Daten übertragen werden: Bestellung, Rechnung, Kunde, Gewicht, Stunden, Lagerbestand.
- Aus welchem Programm sie kommen und in welches sie gehen.
- Wer die Übertragung vornimmt und wie oft: jedes Mal, einmal am Tag, am Monatsende.
- Wie viel Zeit sie kostet und was bei einem Fehler passiert.
- Ob sie in eine Richtung oder in beide Richtungen läuft: Rechnungen an die Buchhaltung zu senden ist etwas anderes, als einen Kundenstammsatz an zwei Stellen synchron zu halten.
Mit dieser Übersicht sehen Sie schnell, welche Übertragungen am meisten Zeit kosten oder die meisten Fehler verursachen. Diese sollten Sie als Erstes verbinden.
Möglichkeiten, Programme zu verbinden
Es gibt mehrere Wege, wie zwei Programme Daten austauschen können. Keiner ist in jedem Fall der beste; es hängt davon ab, was das jeweilige Programm zulässt.
| Methode | Funktionsweise | Wann sie passt |
|---|---|---|
| Anbindung per API | Ein Programm ruft Daten vom anderen ab oder sendet sie über eine dafür vorgesehene Schnittstelle | Moderne oder Cloud-Programme, die eine API anbieten; die sauberste Lösung |
| Dateiaustausch | Das eine Programm exportiert eine Datei (CSV, XML, Excel), das andere importiert sie, zeitgesteuert | Ältere oder geschlossene Programme, die nur Import und Export erlauben |
| Zugriff auf die Datenbank | Daten werden direkt in der Datenbank eines Programms gelesen oder geschrieben | Wenn es keinen anderen Weg gibt und der Hersteller es erlaubt; erfordert Sorgfalt |
| Anbindung von Maschinen | Das Programm erhält Daten von Waagen, Dosieranlagen, Lesegeräten oder Terminals | Immer dann, wenn jemand abtippt, was eine Maschine anzeigt |
| Automatisierung manueller Arbeit | Ein System wiederholt die Schritte, die eine Person ausführen würde: ein Dokument lesen, Felder kopieren, speichern | Wenn die Programme keinen technischen Weg bieten oder die Daten in Dokumenten eintreffen |
Fragen, die Sie Ihren Anbietern stellen sollten
Oft hängt die Anbindung davon ab, was das jeweilige Programm zulässt. Fragen Sie denjenigen, der es Ihnen verkauft oder betreut:
- Gibt es eine API oder ein automatisches Import- und Exportsystem?
- Ist sie dokumentiert? Fallen Kosten für die Nutzung an?
- Welche Daten können gelesen und welche geschrieben werden?
- Was passiert mit der Anbindung, wenn das Programm aktualisiert wird?
- Gibt es bereits fertige Anbindungen an andere Programme, die ich nutze?
Wenn ein Programm weder das Auslesen noch das Einspielen von Daten erlaubt, ist das eine wichtige Information für die nächste Erneuerung.
So gehen Sie Schritt für Schritt vor
- Wählen Sie eine Übertragung aus. Die, die am meisten Zeit kostet oder die meisten Fehler verursacht, nicht die spektakulärste.
- Legen Sie das führende System fest. Existiert ein Kunde in zwei Programmen, bestimmt eines davon. Entscheiden Sie, welches, und lassen Sie das andere daraus aktualisieren.
- Vereinbaren Sie die Codes. Kunden, Artikel, Baustellen oder Betriebsflächen müssen auf beiden Seiten denselben Code haben oder über eine Zuordnungstabelle verknüpft sein.
- Testen Sie mit echten Daten eine Zeit lang parallel zum manuellen Vorgehen und vergleichen Sie die Ergebnisse.
- Richten Sie Benachrichtigungen ein. Schlägt eine Übertragung fehl, muss jemand noch am selben Tag davon erfahren, nicht erst am Monatsende.
- Dokumentieren Sie die Anbindung. Was sie tut, wann sie läuft, wer sie betreut. In zwei Jahren erinnert sich niemand mehr daran.
- Gehen Sie zur nächsten Übertragung über, wenn die erste von selbst läuft.
Alternativen zur Verbindung von Programm zu Programm
Ein Dashboard, das alles zusammenführt
Manchmal müssen die Programme gar keine Daten untereinander austauschen: Es fehlt lediglich der gemeinsame Überblick. Die Geschäftsleitung möchte die Marge pro Baustelle wissen, indem Verkäufe, Einkäufe und Stunden zusammengeführt werden, und jede Information liegt an einem anderen Ort. In diesem Fall kann ein Dashboard, das aus allen Systemen liest, einfacher sein, als die Programme einzeln zu verbinden. Werkzeuge wie Power BI oder Excel, die automatisch gespeist werden, ermöglichen es, Informationen zusammenzuführen, ohne die Quellprogramme anzutasten.
Ein Bauteil austauschen
Manchmal lohnt sich die Anbindung nicht. Wenn Sie fünf Programme für Aufgaben haben, die eines allein erledigen könnte, ist jede Verbindung ein weiteres Teil, das gewartet werden muss. Dann lohnt sich die Überlegung, ob eines davon überflüssig ist und ob eine Individuallösung oder Branchensoftware mehrere ersetzen könnte. Diese Entscheidung treffen Sie mit der Datenlandkarte vor Augen: Sie zeigt, welche Programme unverzichtbar sind und welche nur aus Gewohnheit da sind.
Häufige Fehler
- Verbinden, ohne vorher aufzuräumen. Wenn in einem Programm drei Datensätze desselben Kunden existieren, vervielfacht die Anbindung sie im anderen. Bereinigen Sie vorher.
- Ohne Notwendigkeit in beide Richtungen synchronisieren. Das ist deutlich komplizierter und führt zu Konflikten. Reicht eine Richtung, ist sie vorzuziehen.
- Ausfälle nicht einplanen. Eine Anbindung, die unbemerkt ausfällt, ist schlimmer als die manuelle Übertragung, weil niemand kontrolliert.
- Von einer einzigen Person abhängen. Wenn die Anbindung von jemandem eingerichtet wurde, der nicht mehr da ist, und niemand weiß, wie sie funktioniert, wartet ein Problem auf Sie.
- Alles auf einmal verbinden wollen. Jede Anbindung braucht ihre Testphase.
So machen wir es bei Infonet
Bei Infonet Consultores gehört das Verbinden von Programmen zum Tagesgeschäft: Wir binden unsere Anwendungen und die individuellen Entwicklungen an die Buchhaltung, die elektronische Signatur, die E-Rechnung und die Programme an, die Sie bereits im Einsatz haben, und verbinden sie mit Brückenwaagen, Dosieranlagen, Zeiterfassungsterminals und Lesegeräten, damit die Daten ohne Tippen von selbst einlaufen. Außerdem bauen wir Dashboards in Power BI und Excel, die die Daten all Ihrer Systeme zusammenführen. Wenn die Daten in Dokumenten eintreffen, etwa als Lieferantenrechnungen, liest Capturia sie mit künstlicher Intelligenz aus und erfasst sie in Ihrem Fakturierungs- oder Buchhaltungsprogramm. Mehr Informationen finden Sie unter Individualsoftware-Entwicklung und, für die Industrie, auf der Seite Software für die Industrie.
