Die Wahl des Unternehmens, das Ihre Verwaltungssoftware entwickelt oder betreut, ist eine Entscheidung für viele Jahre. Geht sie schief, verlieren Sie nicht nur das Projektbudget, sondern auch Zeit, Daten und die Geduld Ihres Teams. Dieser Artikel stellt die Fragen zusammen, die Sie vor der Unterschrift stellen sollten, und zeigt, welche Antworten beruhigen und welche Sie noch einmal hinterfragen sollten.
Zum Unternehmen und seinem Team
Zuerst sollten Sie wissen, mit wem Sie tatsächlich zusammenarbeiten. Ein Unternehmen kann eine gute Website haben und die gesamte Entwicklung auslagern, oder umgekehrt.
- Wer entwickelt die Software? Fragen Sie, ob das eigene Team die Entwicklung übernimmt oder ob sie an Dritte vergeben wird, und wenn ja, an wen. Das ist nicht grundsätzlich schlecht, aber Sie sollten es wissen.
- Wer ist nach dem Start für mich da? Idealerweise leisten Menschen den Support, die die Software von innen kennen, und nicht ein Vermittler, der Störungen nur weiterleitet.
- Wie lange gibt es das Unternehmen schon? Erfahrung garantiert nichts, aber eine Verwaltungssoftware wird viele Jahre genutzt, und Sie möchten, dass der Anbieter dann noch da ist.
- Hat das Unternehmen schon in meiner Branche gearbeitet? Wer die Branche kennt, braucht für die Analyse weniger Zeit und stellt Fragen, auf die andere nicht kämen.
- Kann ich mit einem Kunden sprechen? Eine Referenz von einem Unternehmen, das Ihrem ähnelt, ist mehr wert als jede Präsentation.
Zur Arbeitsweise
Die Arbeitsweise verrät viel darüber, wie das Projekt verlaufen wird.
- Wie läuft die Analyse ab? Seien Sie skeptisch bei Anbietern, die mit der Programmierung beginnen, ohne gesehen zu haben, wie Sie arbeiten. Üblich ist, dass der Anbieter Ihr Unternehmen besucht oder echte Dokumente anfordert und mit denen spricht, die später damit arbeiten.
- Wird in Phasen geliefert? Wenn Sie einen Teil der Software früh nutzen können, lassen sich Missverständnisse erkennen, bevor sie teuer werden.
- Wie werden Änderungen gehandhabt? Sie kommen immer vor. Fragen Sie, wie sie beantragt, kalkuliert und genehmigt werden.
- Welche Technologien kommen zum Einsatz und warum? Sie müssen die Antwort nicht im Detail verstehen, aber man sollte Ihnen erklären, warum sie für Ihren Fall geeignet ist und ob es leicht ist, andere Fachleute zu finden, die sie beherrschen.
- Wer übernimmt die Inbetriebnahme? Installation, Datenmigration, Konfiguration und Schulung gehören zum Projekt und sind kein Extra, das am Ende improvisiert wird.
Zu Code und Eigentumsrechten
Dieser Punkt wird am häufigsten vergessen und verursacht später die meisten Probleme. Das spanische Urheberrechtsgesetz (Ley de Propiedad Intelectual, Neufassung durch das Real Decreto Legislativo 1/1996) widmet den Computerprogrammen einen eigenen Titel, und man sollte nicht einfach davon ausgehen, dass die Rechte an einer Software allein durch die Bezahlung auf den Kunden übergehen. Deshalb muss es im Vertrag stehen. Die Fragen:
- Wem gehört die Software? Möglich ist, dass Ihnen der Code übertragen wird, dass Sie eine Nutzungslizenz erhalten oder dass die Entwicklung auf einem Produkt des Unternehmens aufbaut, das Sie nur nutzen. Alle drei Varianten sind legitim; nicht akzeptabel ist, nicht zu wissen, welche für Sie gilt.
- Was passiert, wenn das Unternehmen nicht mehr existiert oder wir nicht mehr zusammenarbeiten? Fragen Sie, ob es für diesen Fall einen Zugang zum Code oder zur Dokumentation gibt.
- Kann ich Änderungen bei einem anderen Unternehmen in Auftrag geben? Lautet die Antwort Nein, achten Sie darauf, dass die Wartungsbedingungen angemessen sind.
Wenn der Vertrag für Ihr Geschäft wichtig ist, lassen Sie ihn von einem Anwalt prüfen. Dieser Artikel ersetzt keine solche Beratung.
Zu Ihren Daten
Die Daten gehören Ihnen, auch wenn die Software nicht Ihnen gehört. Fragen Sie:
- Wo werden sie gespeichert? Auf Ihren Servern, auf denen des Unternehmens oder bei einem Cloud-Anbieter, und in welchem Land.
- Kann ich sie jederzeit exportieren? In einem Format, das ein anderes Programm lesen kann, nicht nur als PDF.
- Wer erstellt die Backups und in welchen Abständen? Und vor allem: Wurde jemals getestet, ob sie sich wiederherstellen lassen?
- Schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab? Wenn das Softwareunternehmen auf personenbezogene Daten Ihrer Kunden oder Mitarbeiter zugreift, verlangt die Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679, Artikel 28) einen Vertrag oder ein anderes Rechtsinstrument, das diesen Zugriff regelt. In Spanien ergänzt das Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos (spanisches Datenschutzgesetz) die Verordnung. Ein seriöser Anbieter wird Ihnen den Vertrag von sich aus vorschlagen.
Zu Support und Wartung
- Was deckt die Gewährleistung ab und wie lange? Entwicklungsfehler sollten während eines vereinbarten Zeitraums kostenlos behoben werden.
- Wie wird die Wartung vergütet? Pauschale, Stundenkontingent oder Abrechnung pro Einsatz. Jedes Modell ist in einem anderen Fall sinnvoll.
- Wie meldet man eine Störung und wie schnell wird geantwortet? Lassen Sie die Reaktionszeit schriftlich festhalten.
- Wie werden neue Mitarbeiter eingearbeitet? Personalwechsel sind normal; fragen Sie, ob es Handbücher, Videos oder spätere Schulungen gibt.
Warnsignale
| Was Sie hören | Warum es bedenklich ist |
|---|---|
| Ein Festpreis, ohne dass Ihr Prozess angesehen wurde | Entweder ist viel Puffer eingerechnet oder es fehlen Dinge, die später als Extras auftauchen |
| „Das macht die Software, ganz sicher“ | Lassen Sie es sich an einem Fall aus Ihrem Alltag zeigen |
| Keine Fragen zu Ihren aktuellen Daten | Die Migration wird am Ende zum Problem |
| Kein schriftlicher Vertrag oder nur eine Seite | Eigentumsrechte, Fristen und Support bleiben offen |
| Niemand spricht über Schulung | Eine Software, die niemand bedienen kann, wird nicht genutzt |
| Druck, schnell zu unterschreiben | Über ein Projekt, das Jahre läuft, kann man in Ruhe entscheiden |
Und damit Sie nichts vergessen, hier die Checkliste für das Gespräch:
- Wer entwickelt und wer leistet den Support.
- Wie die Analyse abläuft und wer aus Ihrem Unternehmen daran teilnehmen muss.
- Lieferung in Phasen und was Sie in jeder davon nutzen können.
- Eigentum an der Software und Zugang zum Code.
- Wo die Daten liegen, wie sie exportiert werden und wer die Backups erstellt.
- Auftragsverarbeitungsvertrag, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden.
- Migration, Installation, Konfiguration und Schulung: inklusive oder nicht.
- Gewährleistung, Wartungsmodell und Reaktionszeiten.
Was Sie uns fragen können
Bei Infonet Consultores entwickelt seit 1999 unser eigenes Team alles selbst: Analysten, Entwickler und Techniker, die von der Datenbank bis zur Mobile-App ohne Zwischenhändler arbeiten. Wir übernehmen die Installation, die Migration Ihrer vorhandenen Daten, die Konfiguration und die Schulung, und anschließend leistet dasselbe Team, das die Software entwickelt hat, den Support. Außerdem helfen wir bei der Anpassung und Umsetzung der DSGVO. Wie wir arbeiten, sehen Sie auf der Seite zur maßgeschneiderten Softwareentwicklung, und das Team lernen Sie unter Softwareunternehmen in Huelva kennen.
