Escolher a empresa que vai desenvolver ou manter o seu programa de gestão é uma decisão que dura anos. Se correr mal, não perde apenas o dinheiro do projeto: perde tempo, dados e a paciência da sua equipa. Este artigo reúne as perguntas que convém fazer antes de assinar, que respostas deverão deixá-lo descansado e quais merecem uma segunda análise.
Sobre a empresa e a sua equipa
O primeiro passo é saber com quem vai realmente trabalhar. Uma empresa pode ter um bom site e subcontratar todo o desenvolvimento, ou o contrário.
- Quem vai desenvolver o programa? Pergunte se o faz a própria equipa ou se é subcontratado e, nesse caso, a quem. Não é mau em si, mas deve saber.
- Quem me vai atender quando estiver em funcionamento? O ideal é que o suporte seja prestado por pessoas que conhecem o programa por dentro, e não por um intermediário que se limita a reencaminhar incidências.
- Há quanto tempo a empresa faz isto? A experiência não garante nada, mas um programa de gestão utiliza-se durante muitos anos e interessa-lhe que o fornecedor continue lá.
- Já trabalhou no meu setor? Se conhece o setor, a análise será mais curta e fará perguntas que a outra empresa nem imaginaria.
- Posso falar com algum cliente? Uma referência de uma empresa semelhante à sua vale mais do que qualquer apresentação.
Sobre como trabalha
A forma de trabalhar diz muito sobre como irá correr o projeto.
- Como faz a análise? Desconfie de quem começa a programar sem ter visto como trabalha. O normal é visitar a empresa ou pedir documentos reais e falar com quem vai fazer o trabalho.
- Entrega por fases? Poder utilizar uma parte do programa cedo permite detetar mal-entendidos antes de se tornarem caros.
- Como são geridas as alterações? Surgem sempre. Pergunte como se pedem, como se orçamentam e quem as aprova.
- Que tecnologias utiliza e porquê? Não precisa de perceber a resposta em detalhe, mas deve explicar-lhe por que razão é adequada ao seu caso e se é fácil encontrar outros profissionais que a conheçam.
- Quem faz a colocação em funcionamento? Instalação, migração de dados, configuração e formação fazem parte do projeto, não são um extra improvisado no final.
Sobre o código e a propriedade
Este é o ponto que mais se esquece e o que mais problemas dá depois. A Ley de Propiedad Intelectual (Lei da Propriedade Intelectual espanhola, texto consolidado aprovado pelo Real Decreto Legislativo 1/1996) dedica um título específico aos programas de computador, e não convém dar por adquirido que os direitos sobre um programa passam para o cliente pelo simples facto de o pagar. Por isso, tem de ficar escrito no contrato. As perguntas:
- De quem é o programa? Podem ceder-lhe o código, dar-lhe uma licença de utilização ou o desenvolvimento pode ser feito sobre um produto da empresa que o cliente apenas utiliza. As três opções são legítimas; o que não serve é não saber qual é a sua.
- O que acontece se a empresa deixar de existir ou se deixarmos de trabalhar juntos? Pergunte se existe alguma forma de acesso ao código ou à respetiva documentação nesse caso.
- Posso encomendar alterações a outra empresa? Se a resposta for não, certifique-se de que as condições de manutenção são razoáveis.
Se o contrato for importante para o seu negócio, peça a um advogado que o reveja. Este artigo não substitui esse conselho.
Sobre os seus dados
Os dados são seus, mesmo que o programa não seja. Pergunte:
- Onde são guardados? Nos seus servidores, nos da empresa ou num fornecedor de nuvem, e em que país.
- Posso exportá-los quando quiser? Num formato que outro programa consiga ler, e não apenas em PDF.
- Quem faz as cópias de segurança e com que frequência? E, sobretudo, se alguma vez se testou a sua recuperação.
- Vamos assinar um contrato de subcontratante? Se a empresa de software aceder a dados pessoais dos seus clientes ou trabalhadores, o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (Regulamento (UE) 2016/679, artigo 28.º) exige um contrato ou ato jurídico que regule esse acesso. Em Espanha, a Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos (Lei Orgânica espanhola de Proteção de Dados) complementa o regulamento. Um fornecedor sério propô-lo-á sem que lho peça.
Sobre o suporte e a manutenção
- O que cobre a garantia e durante quanto tempo? Os erros do desenvolvimento deveriam ser corrigidos sem custos durante um período acordado.
- Como se paga a manutenção? Mensalidade fixa, bolsa de horas ou por intervenção. Cada modelo faz sentido num caso diferente.
- Como se comunica uma incidência e quanto tempo demoram a responder? Peça que o tempo de resposta fique por escrito.
- Como se formam os novos colaboradores? A rotação de pessoal é normal; pergunte se há manuais, vídeos ou sessões de formação posteriores.
Sinais de alerta
| O que ouve | Porque preocupa |
|---|---|
| Um preço fechado sem ter visto o seu processo | Ou sobra margem ou faltam coisas que aparecerão como extras |
| «Isso o programa faz, com certeza» | Peça que lhe mostrem com um caso seu |
| Nenhuma pergunta sobre os seus dados atuais | A migração tornar-se-á um problema no final |
| Não há contrato escrito ou tem uma página | Propriedade, prazos e suporte ficam no ar |
| Ninguém fala de formação | Um programa que ninguém sabe utilizar não se utiliza |
| Pressa em assinar | Um projeto de anos pode ser decidido com calma |
E, para não se esquecer de nada, aqui fica a lista de verificação para levar à reunião:
- Quem desenvolve e quem presta suporte.
- Como será a análise e quem, na sua empresa, deve participar.
- Entregas por fases e o que poderá utilizar em cada uma.
- Propriedade do programa e acesso ao código.
- Onde estão os dados, como se exportam e quem faz as cópias.
- Contrato de subcontratante, se houver dados pessoais.
- Migração, instalação, configuração e formação incluídas ou não.
- Garantia, modelo de manutenção e tempos de resposta.
O que nos pode perguntar a nós
Na Infonet Consultores, tudo é desenvolvido pela nossa própria equipa desde 1999: analistas, programadores e técnicos que trabalham desde a base de dados até à aplicação móvel, sem intermediários. Encarregamo-nos da instalação, da migração dos dados que já tem, da configuração e da formação, e depois a assistência é prestada pela mesma equipa que fez o programa. Também ajudamos na adaptação e implementação do RGPD. Pode ver como trabalhamos na página de desenvolvimento de software à medida e conhecer a equipa em empresa de software em Huelva.
