Se pediu preço por um software à medida, provavelmente responderam-lhe «depende». É verdade, mas não ajuda a decidir. Este artigo explica de que depende exatamente, que partes do custo não costumam aparecer no primeiro valor e como preparar o pedido para que duas ou três empresas lhe apresentem orçamentos que possa pôr lado a lado.
Porque ninguém lhe pode dar um preço sem ver o projeto
Um software à medida não é um produto de prateleira: é trabalho de análise, conceção, desenvolvimento, testes e arranque. O custo resulta sobretudo das horas de pessoas qualificadas, e essas horas dependem do que o software tem de fazer e do quão bem definido está.
Dois pedidos que soam igual podem ser muito diferentes. «Um software para gerir encomendas» pode ser um ecrã para registar encomendas e tirar uma listagem, ou pode incluir tarifas por cliente, stock em vários armazéns, envio de guias de remessa, ligação à contabilidade e uma app para os comerciais. Por isso, quando alguém lhe dá um valor fechado por telefone sem perguntar nada, o mais prudente é desconfiar: ou assumiu coisas que não lhe disse ou deixou de fora coisas que o senhor dá por adquiridas.
O que mais faz variar o custo
Estes são os fatores que mais pesam. Reveja-os antes de pedir orçamento, porque sobre muitos deles pode decidir.
| Fator | Porque encarece | Como o conter |
|---|---|---|
| Número de processos | Cada processo (encomendas, compras, produção, faturação…) implica ecrãs, regras e testes | Começar pelo processo que mais custa e deixar o resto para fases seguintes |
| Exceções e casos raros | As regras especiais («a este cliente cobra-se de forma diferente») multiplicam a lógica | Separar o que acontece todos os dias do que acontece duas vezes por ano |
| Onde se utiliza | Escritório, telemóvel, tablet ou vários em simultâneo são desenvolvimentos distintos | Decidir quem utiliza cada parte e a partir de que dispositivo |
| Trabalho sem cobertura | Guardar dados no dispositivo e sincronizá-los depois exige mais desenvolvimento e testes | Pedi-lo só onde realmente não há sinal |
| Ligações a outros sistemas | Contabilidade, balanças, leitores, sites de terceiros: cada ligação tem de ser desenhada e mantida | Listar que dados têm de passar e em que sentido |
| Relatórios e painéis de controlo | Cada relatório à medida implica conceção e consultas à base de dados | Usar como modelo os relatórios que já utiliza em papel ou Excel |
| Dados a importar | Passar dados de um programa antigo requer limpá-los e transformá-los | Decidir que histórico é realmente necessário |
Custos que não surgem no primeiro orçamento
O desenvolvimento é a parte visível. Há outras que convém perguntar desde o início, porque mais cedo ou mais tarde aparecem:
- Instalação e arranque: deixar o software a funcionar nos seus equipamentos ou na nuvem, com os utilizadores e permissões configurados.
- Migração de dados: clientes, artigos, preços e histórico do sistema que utiliza atualmente.
- Formação: quantas sessões, para quem e se se repete quando entra pessoal novo.
- Servidor ou alojamento: se o software está na nuvem, alguém paga esse serviço todos os meses ou todos os anos.
- Licenças de terceiros: bases de dados, ferramentas de relatórios ou serviços externos que o software utilize.
- Manutenção e suporte: correção de erros, atualizações, cópias de segurança e atendimento de dúvidas depois da entrega.
- Alterações posteriores: o que pedir depois de aprovada a análise é orçamentado à parte em quase todos os contratos.
Nenhum destes custos é mau em si mesmo. O mau é descobri-los quando já escolheu o fornecedor comparando apenas o primeiro valor.
Como pedir orçamentos que se possam comparar
Se enviar a três empresas um e-mail de duas linhas, receberá três orçamentos que em nada se parecem. Preparar um documento simples, de duas ou três páginas, muda o resultado. Não é preciso linguagem técnica:
- Conte como trabalha hoje. Quem faz o quê, com que papéis ou folhas de cálculo e onde o trabalho encrava.
- Diga o que quer alcançar. Por exemplo: «que a encomenda que o comercial regista chegue ao armazém sem ser digitada de novo».
- Enumere os utilizadores. Quantas pessoas, que perfis (escritório, armazém, rua) e a partir de que dispositivo trabalham.
- Anexe exemplos reais. Uma guia de remessa, uma folha de obra, o Excel que utilizam. Valem mais do que qualquer descrição.
- Liste os sistemas que já tem. Programa de contabilidade, máquinas, site, e o que deveria ligar-se a quê.
- Defina prioridades. O que é imprescindível para começar e o que pode esperar.
- Peça a todos a mesma discriminação. Análise, desenvolvimento por módulos, migração, formação, alojamento e manutenção, cada item em separado.
Com esta base, as diferenças de preço entre empresas começam a ter explicação: uma inclui a migração e outra não, uma calcula a app para Android e iOS e outra apenas para um sistema.
Como ler as propostas
Quando tiver os orçamentos, repare em algo mais do que o total.
Preço fechado ou por horas
Um preço fechado dá tranquilidade, mas só se o âmbito estiver bem escrito; caso contrário, cada dúvida transforma-se num «isto não estava incluído». Um orçamento por horas é mais flexível e obriga a acompanhar de perto o progresso. Em projetos de média dimensão é habitual uma mistura: análise com preço fechado e desenvolvimento por fases, cada uma com o seu orçamento.
O que se entrega em cada fase
Peça que a proposta diga o que poderá utilizar no final de cada fase. Uma primeira entrega útil, ainda que pequena, permite-lhe verificar que o fornecedor percebeu o seu processo antes de investir mais.
O que acontece depois da entrega
Pergunte durante quanto tempo a correção de erros é gratuita, como se calcula a manutenção e quem o atende quando algo falha. Um bom fornecedor de desenvolvimento de software à medida explicar-lhe-á isto sem que tenha de insistir.
Erros frequentes ao orçamentar
- Querer tudo na primeira versão. Encarece, alonga o projeto e atrasa o momento em que o software começa a poupar-lhe trabalho.
- Não envolver quem vai fazer o trabalho. O encarregado do armazém ou o diretor de obra sabe que exceções existem; se não participar na análise, elas surgirão durante o desenvolvimento, que é quando mais custam.
- Comparar um software à medida com uma licença mensal. São decisões distintas, com custos que se distribuem de forma diferente no tempo.
- Esquecer o telemóvel. Se parte da equipa trabalha no exterior, pensar depois numa app costuma sair mais caro do que prevê-la desde o início. Se for o seu caso, consulte o desenvolvimento de apps antes de pedir preço.
- Não perguntar pelos dados. De pouco serve o software ser seu se os dados ficam presos num formato de onde não os consegue extrair.
Como o abordamos na Infonet
Na Infonet Consultores, o software à medida do processo de cada cliente é a principal linha de negócio desde 1999. Começamos por analisar como trabalha e, a partir daí, desenvolvemos a aplicação web, a app ou o programa de secretária que for necessário, ou adaptamos uma das nossas aplicações graças à sua parametrização e ao serviço de personalização, que em muitos casos reduz o desenvolvimento necessário. O orçamento inclui o que costuma ficar de fora: instalação, migração dos dados que já tem, configuração e formação, e depois assistência direta da mesma equipa que o desenvolveu. Se quiser ver que tipo de projetos realizamos, na página inicial da Infonet estão as aplicações que começaram como desenvolvimentos à medida.
