Se ha chiesto il prezzo di un software su misura, con ogni probabilità si è sentito rispondere «dipende». È vero, ma non aiuta a decidere. Questo articolo spiega da cosa dipende esattamente, quali voci di costo di solito non compaiono nella prima cifra e come preparare la richiesta in modo che due o tre aziende Le inviino preventivi davvero confrontabili.
Perché nessuno può dare un prezzo senza vedere il progetto
Un software su misura non è un prodotto da scaffale: richiede analisi, progettazione, sviluppo, test e avviamento. Il costo deriva soprattutto dalle ore di persone qualificate, e quelle ore dipendono da ciò che il programma deve fare e da quanto è ben definito.
Due richieste che sembrano uguali possono essere molto diverse. «Un programma per gestire gli ordini» può essere una schermata per registrare gli ordini e stampare un elenco, oppure può includere listini per cliente, giacenze in più magazzini, invio dei DDT (documenti di trasporto), collegamento con la contabilità e un'app per gli agenti. Per questo, quando qualcuno Le dà una cifra chiusa al telefono senza fare domande, è prudente diffidare: o ha dato per scontate cose che non Gli ha detto, oppure ha lasciato fuori cose che Lei considera ovvie.
Ciò che incide di più sul costo
Questi sono i fattori che pesano di più. Li riveda prima di chiedere un preventivo, perché su molti di essi può decidere Lei.
| Fattore | Perché fa aumentare il costo | Come contenerlo |
|---|---|---|
| Numero di processi | Ogni processo (ordini, acquisti, produzione, fatturazione…) comporta schermate, regole e test | Partire dal processo più critico e rimandare il resto alle fasi successive |
| Eccezioni e casi particolari | Le regole speciali («a questo cliente si applica un prezzo diverso») moltiplicano la logica | Distinguere ciò che accade ogni giorno da ciò che accade due volte l'anno |
| Dove si usa | Ufficio, smartphone, tablet o più dispositivi insieme sono sviluppi diversi | Decidere chi usa ogni parte e da quale dispositivo |
| Lavoro senza copertura | Salvare i dati sul dispositivo e sincronizzarli dopo richiede più sviluppo e più test | Richiederlo solo dove davvero manca il segnale |
| Collegamenti con altri sistemi | Contabilità, pese a ponte, lettori, siti di terzi: ogni collegamento va progettato e mantenuto | Elencare quali dati devono passare e in che direzione |
| Report e cruscotti | Ogni report su misura richiede progettazione e query al database | Prendere come modello i report che già usa su carta o in Excel |
| Dati da importare | Trasferire i dati da un vecchio programma richiede pulizia e trasformazione | Decidere quale storico serve davvero |
Costi che non compaiono nel primo preventivo
Lo sviluppo è la parte visibile. Ce ne sono altre su cui conviene informarsi fin dall'inizio, perché prima o poi emergono:
- Installazione e avviamento: lasciare il programma funzionante sui Suoi computer o nel cloud, con utenti e permessi configurati.
- Migrazione dei dati: clienti, articoli, prezzi e storico del sistema che usa ora.
- Formazione: quante sessioni, per chi e se vengono ripetute quando entra nuovo personale.
- Server o hosting: se il programma è nel cloud, qualcuno paga quel servizio ogni mese o ogni anno.
- Licenze di terzi: database, strumenti di reporting o servizi esterni utilizzati dal programma.
- Manutenzione e assistenza: correzione degli errori, aggiornamenti, backup e risposta ai dubbi dopo la consegna.
- Modifiche successive: ciò che viene richiesto dopo l'approvazione dell'analisi si preventiva a parte nella maggior parte dei contratti.
Nessuno di questi costi è un male in sé. Il problema è scoprirli quando ha già scelto il fornitore confrontando solo la prima cifra.
Come chiedere preventivi confrontabili
Se invia a tre aziende un'e-mail di due righe, riceverà tre preventivi che non si assomigliano affatto. Preparare un documento semplice, di due o tre pagine, cambia il risultato. Non serve un linguaggio tecnico:
- Racconti come lavora oggi. Chi fa cosa, con quali documenti o fogli di calcolo e dove il lavoro si blocca.
- Dica cosa vuole ottenere. Per esempio: «che l'ordine preso dall'agente arrivi in magazzino senza doverlo digitare di nuovo».
- Elenchi gli utenti. Quante persone, quali profili (ufficio, magazzino, esterno) e da quale dispositivo lavorano.
- Alleghi esempi reali. Un DDT, un rapportino, il file Excel che usate. Valgono più di qualsiasi descrizione.
- Elenchi i sistemi che ha già. Programma di contabilità, macchinari, sito web, e cosa dovrebbe collegarsi a cosa.
- Indichi le priorità. Che cosa è indispensabile per iniziare e che cosa può aspettare.
- Chieda a tutti lo stesso dettaglio. Analisi, sviluppo per moduli, migrazione, formazione, hosting e manutenzione, ogni voce separata.
Con questa base, le differenze di prezzo tra le aziende iniziano ad avere una spiegazione: una include la migrazione e l'altra no, una calcola l'app per Android e iOS e l'altra solo per un sistema.
Come leggere le offerte
Quando avrà i preventivi, guardi qualcosa in più del totale.
Prezzo chiuso o a ore
Un prezzo chiuso dà tranquillità, ma solo se il perimetro è scritto bene; altrimenti ogni dubbio diventa un «questo non era incluso». Un preventivo a ore è più flessibile e obbliga a seguire da vicino l'avanzamento. Nei progetti di medie dimensioni è frequente una combinazione: analisi a prezzo chiuso e sviluppo per fasi, ciascuna con il proprio preventivo.
Cosa viene consegnato in ogni fase
Chieda che l'offerta indichi che cosa potrà usare al termine di ogni fase. Una prima consegna utile, anche piccola, Le permette di verificare che il fornitore abbia capito il Suo processo prima di investire di più.
Cosa succede dopo la consegna
Chieda per quanto tempo è coperta la correzione degli errori senza costi, come si calcola la manutenzione e chi La assiste quando qualcosa non funziona. Un buon fornitore di sviluppo di software su misura Le spiegherà tutto questo senza che debba insistere.
Errori frequenti nella preventivazione
- Voler tutto nella prima versione. Fa lievitare i costi, allunga il progetto e ritarda il momento in cui il programma inizia a farLe risparmiare lavoro.
- Non coinvolgere chi farà il lavoro. Il responsabile di magazzino o il capocantiere sa quali eccezioni esistono; se non partecipa all'analisi, emergeranno durante lo sviluppo, quando costano di più.
- Confrontare un software su misura con una licenza mensile. Sono decisioni diverse, con costi che si distribuiscono in modo diverso nel tempo.
- Dimenticare lo smartphone. Se parte del team lavora all'esterno, pensare all'app in un secondo momento di solito costa di più che prevederla fin dall'inizio. Se è il Suo caso, consulti lo sviluppo di app prima di chiedere un prezzo.
- Non informarsi sui dati. Che il programma sia Suo serve a poco se i dati restano intrappolati in un formato da cui non può estrarli.
Come lo affrontiamo in Infonet
In Infonet Consultores il software su misura per il processo di ciascun cliente è la principale linea di business dal 1999. Partiamo analizzando come lavora e, da lì, sviluppiamo l'applicazione web, l'app o il programma desktop necessario, oppure adattiamo una delle nostre applicazioni grazie alla parametrizzazione e al servizio di personalizzazione, che in molti casi riduce lo sviluppo necessario. Il preventivo comprende ciò che di solito resta fuori: installazione, migrazione dei dati che ha già, configurazione e formazione, e poi assistenza diretta dello stesso team che lo ha sviluppato. Se desidera vedere che tipo di progetti realizziamo, nella home di Infonet trova le applicazioni nate come sviluppi su misura.
