Si vous avez demandé le prix d'un logiciel sur mesure, on vous a sûrement répondu « ça dépend ». C'est vrai, mais cela ne vous aide pas à décider. Cet article explique de quoi cela dépend exactement, quelles parties du coût n'apparaissent généralement pas dans le premier chiffre et comment préparer votre demande pour que deux ou trois entreprises vous remettent des devis que vous puissiez mettre côte à côte.
Pourquoi personne ne peut vous donner un prix sans voir le projet
Un logiciel sur mesure n'est pas un produit sur étagère : c'est un travail d'analyse, de conception, de développement, de tests et de mise en service. Le coût provient surtout des heures de personnes qualifiées, et ces heures dépendent de ce que le logiciel doit faire et du degré de précision de la définition.
Deux demandes qui se ressemblent peuvent être très différentes. « Un logiciel pour gérer les commandes » peut être un écran pour saisir des commandes et sortir une liste, ou bien inclure des tarifs par client, du stock dans plusieurs entrepôts, l'envoi de bons de livraison, une connexion avec la comptabilité et une application pour les commerciaux. C'est pourquoi, lorsque quelqu'un vous donne un chiffre ferme par téléphone sans rien demander, mieux vaut se méfier : soit il a supposé des choses que vous ne lui avez pas dites, soit il a laissé de côté des choses que vous considérez comme acquises.
Ce qui fait le plus varier le coût
Voici les facteurs qui pèsent le plus. Passez-les en revue avant de demander un devis, car vous pouvez décider vous-même de beaucoup d'entre eux.
| Facteur | Pourquoi cela renchérit | Comment le maîtriser |
|---|---|---|
| Nombre de processus | Chaque processus (commandes, achats, production, facturation…) représente des écrans, des règles et des tests | Commencer par le processus qui pose le plus de problèmes et laisser le reste pour les phases suivantes |
| Exceptions et cas particuliers | Les règles spéciales (« ce client est facturé différemment ») multiplient la logique | Séparer ce qui se passe tous les jours de ce qui arrive deux fois par an |
| Où il est utilisé | Bureau, mobile, tablette ou plusieurs à la fois sont des développements distincts | Décider qui utilise chaque partie et depuis quel appareil |
| Travail sans couverture réseau | Enregistrer les données sur l'appareil et les synchroniser ensuite exige plus de développement et de tests | Ne le demander que là où il n'y a vraiment pas de signal |
| Connexions avec d'autres systèmes | Comptabilité, ponts-bascules, lecteurs, sites web tiers : chaque liaison doit être conçue et maintenue | Lister quelles données doivent circuler et dans quel sens |
| Rapports et tableaux de bord | Chaque rapport sur mesure suppose de la conception et des requêtes sur la base de données | Prendre comme modèle les rapports que vous utilisez déjà sur papier ou dans Excel |
| Données à reprendre | Transférer les données d'un ancien logiciel exige de les nettoyer et de les transformer | Décider de quel historique vous avez vraiment besoin |
Les coûts absents du premier devis
Le développement est la partie visible. Il y en a d'autres qu'il vaut mieux demander dès le départ, car elles finissent toujours par apparaître :
- Installation et mise en service : faire fonctionner le logiciel sur vos postes ou dans le cloud, avec les utilisateurs et les droits configurés.
- Migration des données : clients, articles, prix et historique du système que vous utilisez actuellement.
- Formation : combien de séances, pour qui et si elle est renouvelée à l'arrivée de nouveau personnel.
- Serveur ou hébergement : si le logiciel est dans le cloud, quelqu'un paie ce service chaque mois ou chaque année.
- Licences tierces : bases de données, outils de reporting ou services externes utilisés par le logiciel.
- Maintenance et support : correction des erreurs, mises à jour, sauvegardes et assistance une fois le logiciel livré.
- Modifications ultérieures : ce que vous demandez après avoir validé l'analyse est chiffré à part dans presque tous les contrats.
Aucun de ces coûts n'est mauvais en soi. Ce qui est mauvais, c'est de les découvrir quand vous avez déjà choisi votre prestataire en ne comparant que le premier chiffre.
Comment demander des devis comparables
Si vous envoyez un e-mail de deux lignes à trois entreprises, vous recevrez trois devis qui ne se ressemblent en rien. Préparer un document simple, de deux ou trois pages, change le résultat. Nul besoin de jargon technique :
- Racontez comment vous travaillez aujourd'hui. Qui fait quoi, avec quels papiers ou feuilles de calcul et où le travail se bloque.
- Dites ce que vous voulez obtenir. Par exemple : « que la commande prise par le commercial arrive à l'entrepôt sans être ressaisie ».
- Énumérez les utilisateurs. Combien de personnes, quels profils (bureau, entrepôt, terrain) et depuis quel appareil elles travaillent.
- Joignez des exemples réels. Un bon de livraison, un bon d'intervention, le fichier Excel que vous utilisez. Ils valent mieux que n'importe quelle description.
- Listez les systèmes que vous avez déjà. Logiciel de comptabilité, machines, site web, et ce qui devrait être connecté à quoi.
- Fixez des priorités. Ce qui est indispensable pour démarrer et ce qui peut attendre.
- Demandez la même ventilation à tous. Analyse, développement par modules, migration, formation, hébergement et maintenance, chaque poste séparément.
Sur cette base, les écarts de prix entre les entreprises commencent à s'expliquer : l'une inclut la migration et l'autre non, l'une chiffre l'application pour Android et iOS et l'autre pour un seul système.
Comment lire les offres
Quand vous aurez les devis, regardez autre chose que le total.
Prix forfaitaire ou à l'heure
Un prix forfaitaire rassure, mais seulement si le périmètre est bien rédigé ; sinon, chaque question devient un « cela n'était pas prévu ». Un devis à l'heure est plus souple et oblige à suivre l'avancement de près. Dans les projets de taille moyenne, un mélange est fréquent : analyse au forfait et développement par phases, chacune avec son devis.
Ce qui est livré à chaque phase
Demandez que l'offre précise ce que vous pourrez utiliser à la fin de chaque phase. Une première livraison utile, même petite, vous permet de vérifier que le prestataire a compris votre processus avant d'investir davantage.
Que se passe-t-il après la livraison
Demandez pendant combien de temps la correction des erreurs est couverte sans frais, comment la maintenance est calculée et qui vous répond quand quelque chose ne fonctionne pas. Un bon prestataire de développement de logiciels sur mesure vous l'expliquera sans que vous ayez à insister.
Erreurs fréquentes lors du chiffrage
- Vouloir tout dans la première version. Cela coûte plus cher, allonge le projet et retarde le moment où le logiciel commence à vous faire gagner du temps.
- Ne pas impliquer ceux qui feront le travail. Le responsable d'entrepôt ou le chef de chantier sait quelles exceptions existent ; s'il ne participe pas à l'analyse, elles apparaîtront pendant le développement, au moment où elles coûtent le plus cher.
- Comparer un logiciel sur mesure à une licence mensuelle. Ce sont des décisions différentes, dont les coûts se répartissent différemment dans le temps.
- Oublier le mobile. Si une partie de l'équipe travaille à l'extérieur, penser à une application après coup coûte généralement plus cher que de la prévoir dès le départ. Si c'est votre cas, consultez le développement d'applications avant de demander un prix.
- Ne pas poser de questions sur les données. Que le logiciel vous appartienne ne sert pas à grand-chose si les données restent prisonnières d'un format que vous ne pouvez pas extraire.
Notre approche chez Infonet
Chez Infonet Consultores, le logiciel sur mesure adapté au processus de chaque client est notre principale activité depuis 1999. Nous commençons par analyser votre façon de travailler puis, à partir de là, nous développons l'application web, l'application mobile ou le logiciel de bureau nécessaire, ou nous adaptons l'une de nos applications grâce à son paramétrage et à notre service de personnalisation, ce qui, dans de nombreux cas, réduit le développement nécessaire. Le devis inclut ce qui reste souvent de côté : installation, migration des données que vous avez déjà, configuration et formation, puis une assistance directe de la même équipe que celle qui l'a développé. Si vous voulez voir le type de projets que nous réalisons, la page d'accueil d'Infonet présente les applications nées de développements sur mesure.
