Wenn Sie nach dem Preis für eine Individualsoftware gefragt haben, lautete die Antwort wahrscheinlich: „Das kommt darauf an.“ Das stimmt zwar, hilft Ihnen bei der Entscheidung aber nicht weiter. Dieser Artikel erklärt, wovon der Preis genau abhängt, welche Kostenbestandteile in der ersten Zahl meist nicht auftauchen und wie Sie Ihre Anfrage so vorbereiten, dass zwei oder drei Anbieter Ihnen Angebote machen, die Sie nebeneinanderlegen können.
Warum Ihnen niemand einen Preis nennen kann, ohne das Projekt zu kennen
Eine Individualsoftware ist kein Produkt von der Stange: Sie besteht aus Analyse, Konzeption, Entwicklung, Tests und Inbetriebnahme. Die Kosten entstehen vor allem durch die Arbeitsstunden qualifizierter Fachleute, und diese Stunden hängen davon ab, was die Software leisten soll und wie genau das definiert ist.
Zwei Anfragen, die sich gleich anhören, können sehr unterschiedlich sein. „Ein Programm zur Verwaltung von Aufträgen“ kann ein Bildschirm sein, auf dem Sie Aufträge erfassen und eine Liste ausgeben, oder es kann kundenspezifische Preislisten, Lagerbestände in mehreren Lagern, den Versand von Lieferscheinen, die Anbindung an die Buchhaltung und eine App für den Außendienst umfassen. Wenn Ihnen jemand am Telefon einen Festpreis nennt, ohne etwas zu fragen, ist daher Vorsicht geboten: Entweder hat er Annahmen getroffen, von denen Sie nichts wissen, oder er hat Dinge weggelassen, die für Sie selbstverständlich sind.
Was die Kosten am stärksten beeinflusst
Dies sind die Faktoren mit dem größten Gewicht. Gehen Sie sie durch, bevor Sie ein Angebot anfordern, denn über viele davon können Sie selbst entscheiden.
| Faktor | Warum es teurer wird | Wie Sie die Kosten begrenzen |
|---|---|---|
| Anzahl der Prozesse | Jeder Prozess (Aufträge, Einkauf, Produktion, Abrechnung …) bedeutet Bildschirme, Regeln und Tests | Mit dem Prozess beginnen, der am meisten Probleme macht, und den Rest auf spätere Phasen verschieben |
| Ausnahmen und Sonderfälle | Sonderregeln („Dieser Kunde wird anders abgerechnet“) vervielfachen die Logik | Trennen, was täglich passiert und was zweimal im Jahr vorkommt |
| Wo die Software genutzt wird | Büro, Smartphone, Tablet oder mehrere zugleich sind jeweils eigene Entwicklungen | Festlegen, wer welchen Teil auf welchem Gerät nutzt |
| Arbeiten ohne Netzabdeckung | Daten auf dem Gerät zu speichern und später zu synchronisieren erfordert mehr Entwicklung und Tests | Nur dort verlangen, wo wirklich kein Empfang besteht |
| Anbindung an andere Systeme | Buchhaltung, Waagen, Lesegeräte, Webseiten Dritter: Jede Schnittstelle muss konzipiert und gewartet werden | Auflisten, welche Daten in welche Richtung fließen müssen |
| Berichte und Dashboards | Jeder individuelle Bericht bedeutet Gestaltung und Datenbankabfragen | Die Berichte, die Sie bereits auf Papier oder in Excel nutzen, als Vorlage mitgeben |
| Zu übernehmende Daten | Die Übernahme aus einer Altanwendung erfordert Bereinigung und Umwandlung | Entscheiden, welche historischen Daten wirklich nötig sind |
Kosten, die im ersten Angebot nicht auftauchen
Die Entwicklung ist der sichtbare Teil. Nach den folgenden Posten sollten Sie von Anfang an fragen, denn früher oder später tauchen sie auf:
- Installation und Inbetriebnahme: die Software auf Ihren Rechnern oder in der Cloud lauffähig machen, mit eingerichteten Benutzern und Berechtigungen.
- Datenmigration: Kunden, Artikel, Preise und Verlauf aus dem System, das Sie derzeit nutzen.
- Schulung: wie viele Sitzungen, für wen und ob sie sich wiederholt, wenn neue Mitarbeiter hinzukommen.
- Server oder Hosting: Läuft die Software in der Cloud, muss jemand diesen Dienst monatlich oder jährlich bezahlen.
- Lizenzen von Drittanbietern: Datenbanken, Berichtswerkzeuge oder externe Dienste, die die Software verwendet.
- Wartung und Support: Fehlerbehebung, Updates, Datensicherungen und Beantwortung von Fragen nach der Übergabe.
- Spätere Änderungen: Was Sie nach der Freigabe der Analyse noch wünschen, wird in fast allen Verträgen gesondert angeboten.
Keiner dieser Kosten ist an sich schlecht. Schlecht ist es, sie erst zu entdecken, nachdem Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, weil Sie nur die erste Zahl verglichen haben.
So holen Sie vergleichbare Angebote ein
Wenn Sie drei Unternehmen eine E-Mail mit zwei Zeilen schicken, erhalten Sie drei Angebote, die einander überhaupt nicht ähneln. Ein einfaches Dokument von zwei oder drei Seiten verändert das Ergebnis. Fachsprache ist dafür nicht nötig:
- Beschreiben Sie, wie Sie heute arbeiten. Wer macht was, mit welchen Papieren oder Tabellen, und wo hakt die Arbeit.
- Sagen Sie, was Sie erreichen wollen. Zum Beispiel: „Der Auftrag, den der Vertriebsmitarbeiter aufnimmt, soll im Lager ankommen, ohne erneut eingetippt zu werden.“
- Zählen Sie die Nutzer auf. Wie viele Personen, welche Profile (Büro, Lager, Außendienst) und auf welchem Gerät sie arbeiten.
- Fügen Sie reale Beispiele bei. Einen Lieferschein, einen Arbeitsbericht, die Excel-Datei, die Sie nutzen. Das sagt mehr als jede Beschreibung.
- Listen Sie die Systeme auf, die Sie bereits haben. Buchhaltungsprogramm, Maschinen, Website und welche Anbindungen es geben soll.
- Setzen Sie Prioritäten. Was für den Start unverzichtbar ist und was warten kann.
- Verlangen Sie von allen dieselbe Aufschlüsselung. Analyse, Entwicklung nach Modulen, Migration, Schulung, Hosting und Wartung, jeweils getrennt.
Auf dieser Grundlage lassen sich die Preisunterschiede zwischen den Anbietern erklären: Der eine schließt die Migration ein, der andere nicht; der eine kalkuliert die App für Android und iOS, der andere nur für ein System.
So lesen Sie die Angebote
Wenn die Angebote vorliegen, achten Sie auf mehr als die Gesamtsumme.
Festpreis oder Abrechnung nach Stunden
Ein Festpreis gibt Sicherheit, aber nur, wenn der Leistungsumfang gut beschrieben ist; sonst wird jede Rückfrage zu einem „Das war nicht enthalten“. Ein Angebot nach Stunden ist flexibler und verlangt, dass Sie den Fortschritt genau verfolgen. Bei mittelgroßen Projekten ist eine Mischung üblich: Analyse zum Festpreis und Entwicklung in Phasen, jeweils mit eigenem Angebot.
Was in jeder Phase geliefert wird
Bitten Sie darum, dass das Angebot festhält, was Sie am Ende jeder Phase nutzen können. Eine erste nutzbare Lieferung, auch wenn sie klein ist, zeigt Ihnen, dass der Anbieter Ihren Prozess verstanden hat, bevor Sie mehr investieren.
Was nach der Übergabe geschieht
Fragen Sie, wie lange die Fehlerbehebung kostenlos ist, wie die Wartung berechnet wird und wer Ihnen hilft, wenn etwas nicht funktioniert. Ein guter Anbieter für Individualsoftware-Entwicklung erklärt Ihnen das, ohne dass Sie nachhaken müssen.
Häufige Fehler bei der Budgetplanung
- Alles in der ersten Version wollen. Das verteuert das Projekt, verlängert es und verzögert den Zeitpunkt, ab dem die Software Ihnen Arbeit spart.
- Die ausführenden Mitarbeiter nicht einbeziehen. Der Lagerleiter oder der Bauleiter weiß, welche Ausnahmen es gibt; wenn er an der Analyse nicht beteiligt ist, tauchen sie während der Entwicklung auf, wenn sie am meisten kosten.
- Individualsoftware mit einer monatlichen Lizenz vergleichen. Das sind unterschiedliche Entscheidungen, deren Kosten sich über die Zeit anders verteilen.
- Das Smartphone vergessen. Wenn ein Teil des Teams unterwegs arbeitet, ist es meist teurer, erst später an eine App zu denken, als sie von Anfang an einzuplanen. Falls das bei Ihnen zutrifft, sehen Sie sich die App-Entwicklung an, bevor Sie einen Preis anfragen.
- Nicht nach den Daten fragen. Dass die Software Ihnen gehört, nützt wenig, wenn Ihre Daten in einem Format gefangen sind, aus dem Sie sie nicht herausholen können.
Wie wir es bei Infonet angehen
Bei Infonet Consultores ist Individualsoftware für den Prozess jedes einzelnen Kunden seit 1999 das wichtigste Geschäftsfeld. Wir beginnen mit einer Analyse Ihrer Arbeitsweise und entwickeln danach die Webanwendung, die App oder das Desktop-Programm, das nötig ist, oder wir passen eine unserer Anwendungen an. Dank Parametrisierung und Anpassungsservice verringert sich dabei in vielen Fällen der nötige Entwicklungsaufwand. Das Angebot enthält, was sonst oft fehlt: Installation, Migration der Daten, die Sie bereits haben, Konfiguration und Schulung, danach direkte Unterstützung durch dasselbe Team, das die Software entwickelt hat. Wenn Sie sehen möchten, welche Projekte wir umsetzen, finden Sie auf der Startseite von Infonet die Anwendungen, die als Individualentwicklungen begonnen haben.
