Antes de mudar de programa de gestão, quase todas as empresas colocam a mesma questão: compro um que já existe ou mandam fazer-me um à medida? Não há uma resposta boa para todos. Depende do quão especial é a sua forma de trabalhar, do que lhe custa adaptar-se a um programa alheio e do peso que esse processo tem no seu negócio. Aqui ficam os critérios para decidir sem se deixar levar apenas pelo preço de entrada.
O que é cada coisa
Convém começar por esclarecer os termos, porque na prática há três opções e não duas:
- Software standard. Um programa feito para muitas empresas em simultâneo: contabilidade, processamento salarial, faturação geral. Configura-se, mas não se altera a sua forma de funcionar.
- Software à medida. Um programa desenvolvido para o seu processo concreto. Faz o que precisa e como precisa, e não traz o que não utiliza.
- Software setorial parametrizável. Um programa pensado para um setor (betão, agricultura, construção…) que se adapta a cada empresa por configuração e, quando é necessário, com desenvolvimentos à medida por cima. É o meio-termo que muitas empresas não consideram.
Quando faz sentido o software standard
Um programa standard costuma ser a melhor opção quando o processo é igual em todas as empresas ou é ditado pela legislação. A contabilidade e o processamento salarial são o exemplo claro: as regras são comuns e o que importa é que o programa esteja atualizado face às alterações legais.
Também se adequa quando:
- A sua forma de trabalhar não o diferencia da concorrência nesse ponto.
- Está disposto a mudar a sua maneira de fazer as coisas para seguir a do programa.
- Precisa de começar já e não pode esperar por um desenvolvimento.
- Não tem ninguém que possa dedicar tempo à análise de um projeto à medida.
O risco do standard surge quando a empresa se adapta a meio: o programa faz uma parte e o resto volta ao Excel, ao papel ou ao caderno. Se a parte que fica de fora for precisamente a importante, a poupança inicial perde-se em trabalho duplicado.
Quando compensa um programa à medida
O desenvolvimento à medida faz sentido quando o processo é próprio da sua empresa e lhe dá vantagem, ou quando nenhum programa do mercado o cobre sem remendos. Alguns sinais:
- Já experimentou programas standard e acabou com folhas de cálculo à volta para cobrir o que não fazem.
- O seu processo depende de máquinas concretas (balanças, doseadoras, leitores) cujos dados tem de voltar a digitar.
- Trabalha com vários programas que não comunicam entre si e alguém se dedica a passar dados de um para outro.
- O seu pessoal de campo, de obra ou de rota precisa de uma ferramenta muito concreta no telemóvel, e as aplicações genéricas têm funções a mais ou a menos.
- Precisa de relatórios ou indicadores que só fazem sentido no seu negócio.
Em contrapartida, um programa à medida exige tempo de análise da sua parte, um investimento inicial maior e escolher bem a quem o encomenda, porque essa empresa será a que o vai manter.
Resumidas numa tabela, as três opções comparam-se assim:
| Aspeto | Standard | À medida | Setorial parametrizável |
|---|---|---|---|
| Ajuste ao seu processo | Adapta-se você | Adapta-se o programa | Elevado, por configuração e personalização |
| Tempo até à utilização | Curto | O do desenvolvimento | Intermédio |
| Investimento inicial | Baixo | O mais elevado | Intermédio |
| Alterações futuras | Dependem do fabricante | Pede-as você | Configuração ou desenvolvimento à medida |
| Risco principal | Processos que ficam de fora | Má análise ou mau fornecedor | Forçar o programa a algo que não é do seu setor |
Perguntas para decidir
Responda a estas perguntas com as pessoas que vão utilizar o programa, e não apenas com a direção:
- Que parte do seu trabalho é igual à de qualquer outra empresa? Para essa parte, um standard costuma bastar.
- Que parte é própria e o diferencia? É aí que um programa à medida ou setorial traz valor.
- Quantas horas por semana se dedicam a passar dados manualmente? Faça uma estimativa honesta. É o custo oculto de não ter o programa adequado.
- O que acontece se o programa não fizer alguma coisa? Se a resposta for «apontamos num Excel», é aceitável para o secundário; para o essencial, não.
- Existe um programa do seu setor? Antes de encomendar um desenvolvimento de raiz, veja se há um parametrizável que cubra a maior parte.
- Quem vai manter o programa daqui a cinco anos? Tanto no standard como no à medida, a continuidade do fornecedor é importante.
A opção mista costuma ser a boa
Em muitas empresas a resposta não é uma coisa ou outra, mas uma combinação: contabilidade e processamento salarial em programas standard, o coração do negócio num programa setorial ou à medida, e ligações entre eles para que os dados não sejam digitados duas vezes. O importante é que as peças encaixem: que as faturas passem sozinhas para a contabilidade, que os dados das máquinas entrem sem intervenção e que a direção possa ver um painel de controlo com tudo junto.
Ao encará-lo assim, o projeto à medida reduz-se ao que realmente precisa dele, o que é mais barato e mais rápido de pôr em marcha. Pode ver como se planeia um projeto deste tipo na página de desenvolvimento de software à medida.
Erros habituais na escolha
- Escolher pela demonstração. Uma demonstração mostra o que o programa faz bem. Peça que lhe mostrem o seu caso, com os seus documentos.
- Pensar que à medida significa começar do zero. Muitos desenvolvimentos partem de uma base que já existe e é adaptada.
- Pedir à medida o que é standard. Desenvolver uma contabilidade própria raramente compensa.
- Não contar com o pessoal. Um programa que a equipa não quer utilizar fracassa, seja standard ou à medida.
Como o resolvemos na Infonet
Na Infonet Consultores trabalhamos as três vias. Oferecemos software standard de processamento salarial, contabilidade, assiduidade e autovenda; temos aplicações setoriais para o campo e o armazém, o betão e os inertes, a indústria e os negócios, fáceis de adaptar graças à sua parametrização e ao nosso serviço de personalização; e desenvolvemos à medida quando aquilo de que precisa não existe. Muitas das aplicações do nosso catálogo começaram como desenvolvimentos para um cliente. Tudo é feito pela nossa própria equipa, que também se encarrega de ligar o programa à contabilidade, à assinatura eletrónica, à fatura eletrónica e ao que já tiver em funcionamento. Na página inicial encontra o catálogo completo.
