Prima di cambiare gestionale, quasi tutte le aziende si pongono la stessa domanda: ne acquisto uno già esistente o me ne faccio sviluppare uno su misura? Non esiste una risposta valida per tutti. Dipende da quanto è particolare il Suo modo di lavorare, da quanto Le costa adattarsi a un programma pensato da altri e da quanto pesa quel processo nel Suo business. Ecco i criteri per decidere senza lasciarsi guidare solo dal prezzo d'ingresso.
Che cos'è ciascuna opzione
Conviene iniziare chiarendo i termini, perché in pratica le opzioni sono tre e non due:
- Software standard. Un programma realizzato per molte aziende contemporaneamente: contabilità, buste paga, fatturazione generica. Lo si configura, ma non se ne cambia il modo di funzionare.
- Software su misura. Un programma sviluppato per il Suo processo specifico. Fa ciò di cui ha bisogno e come ne ha bisogno, senza includere ciò che non usa.
- Software settoriale parametrizzabile. Un programma pensato per un settore (calcestruzzo, agricoltura, edilizia…) che si adatta a ogni azienda tramite configurazione e, quando serve, con sviluppi su misura aggiuntivi. È la via di mezzo che molte aziende non prendono in considerazione.
Quando ha senso il software standard
Un programma standard di solito è la scelta migliore quando il processo è uguale in tutte le aziende o è dettato dalla normativa. Contabilità e buste paga ne sono l'esempio evidente: le regole sono comuni e ciò che conta è che il programma sia aggiornato rispetto alle modifiche di legge.
È adatto anche quando:
- Il Suo modo di lavorare, su quel punto, non La distingue dalla concorrenza.
- È disposto a cambiare il proprio modo di fare le cose per seguire quello del programma.
- Deve partire subito e non può aspettare uno sviluppo.
- Non ha nessuno che possa dedicare tempo all'analisi di un progetto su misura.
Il rischio dello standard emerge quando l'azienda si adatta solo a metà: il programma gestisce una parte e il resto torna su Excel, su carta o sul taccuino. Se la parte rimasta fuori è proprio quella importante, il risparmio iniziale si perde in lavoro doppio.
Quando conviene un software su misura
Lo sviluppo su misura ha senso quando il processo è peculiare della Sua azienda e Le dà un vantaggio, oppure quando nessun programma sul mercato lo copre senza ricorrere a rattoppi. Alcuni segnali:
- Ha già provato programmi standard e si è ritrovato con fogli di calcolo intorno per coprire ciò che non fanno.
- Il Suo processo dipende da macchinari specifici (pese a ponte, dosatori, lettori) i cui dati deve ribattere a mano.
- Lavora con più programmi che non dialogano tra loro e qualcuno si occupa di travasare i dati dall'uno all'altro.
- Il Suo personale in campo, in cantiere o sul giro ha bisogno di uno strumento molto specifico sullo smartphone, e le app generiche hanno funzioni di troppo o di meno.
- Ha bisogno di report o indicatori che hanno senso solo nel Suo business.
In cambio, un software su misura richiede tempo di analisi da parte Sua, un investimento iniziale maggiore e un'attenta scelta di a chi affidarlo, perché sarà quell'azienda a occuparsi della manutenzione.
In sintesi, ecco il confronto tra le tre opzioni in una tabella:
| Aspetto | Standard | Su misura | Settoriale parametrizzabile |
|---|---|---|---|
| Aderenza al Suo processo | Si adatta Lei | Si adatta il programma | Alta, tramite configurazione e personalizzazione |
| Tempo prima dell'uso | Breve | Quello dello sviluppo | Intermedio |
| Investimento iniziale | Basso | Il più alto | Intermedio |
| Modifiche future | Dipendono dal produttore | Le richiede Lei | Configurazione o sviluppo su misura |
| Rischio principale | Processi che restano fuori | Analisi sbagliata o fornitore sbagliato | Forzare il programma verso qualcosa che non è del suo settore |
Domande per decidere
Risponda a queste domande insieme alle persone che useranno il programma, non solo con la direzione:
- Quale parte del Suo lavoro è identica a quella di qualsiasi altra azienda? Per quella parte, di solito basta uno standard.
- Quale parte è peculiare e La distingue? È lì che un software su misura o settoriale porta valore.
- Quante ore a settimana si dedicano a travasare dati a mano? Ne faccia una stima onesta. È il costo nascosto di non avere il programma adatto.
- Cosa succede se il programma non fa qualcosa? Se la risposta è «lo annotiamo su un Excel», va bene per le attività secondarie; per quelle centrali, no.
- Esiste un programma per il Suo settore? Prima di commissionare uno sviluppo da zero, verifichi se ne esiste uno parametrizzabile che copra la maggior parte delle esigenze.
- Chi manterrà il programma tra cinque anni? Sia per lo standard sia per il su misura, la continuità del fornitore è importante.
L'opzione mista è spesso quella giusta
In molte aziende la risposta non è l'una o l'altra, ma una combinazione: contabilità e buste paga in programmi standard, il cuore del business in un programma settoriale o su misura, e collegamenti tra di essi affinché i dati non vengano digitati due volte. L'importante è che i pezzi si incastrino: che le fatture passino da sole in contabilità, che i dati dei macchinari entrino senza intervento manuale e che la direzione possa consultare una dashboard con tutto insieme.
Impostando così il lavoro, il progetto su misura si riduce a ciò che ne ha davvero bisogno, ed è più economico e più rapido da avviare. Può vedere come si imposta un progetto di questo tipo nella pagina dedicata allo sviluppo di software su misura.
Errori frequenti nella scelta
- Scegliere in base alla demo. Una demo mostra ciò che il programma fa bene. Chieda che Le mostrino il Suo caso, con i Suoi documenti.
- Pensare che su misura significhi ripartire da zero. Molti sviluppi partono da una base già esistente che viene adattata.
- Chiedere su misura ciò che è standard. Sviluppare una contabilità propria raramente conviene.
- Non coinvolgere il personale. Un programma che il team non vuole usare fallisce, sia esso standard o su misura.
Come lo risolviamo in Infonet
In Infonet Consultores lavoriamo su tutte e tre le strade. Offriamo software standard per buste paga, contabilità, presenze e autovendita; disponiamo di applicazioni settoriali per l'agricoltura e il magazzino, il calcestruzzo e gli inerti, l'industria e le attività commerciali, facili da adattare grazie alla parametrizzazione e al nostro servizio di personalizzazione; e sviluppiamo su misura quando ciò di cui ha bisogno non esiste. Molte delle applicazioni del nostro catalogo sono nate come sviluppi per un cliente. Tutto viene realizzato dal nostro team, che si occupa anche di collegare il programma alla contabilità, alla firma elettronica, alla fatturazione elettronica e a ciò che ha già in uso. Nella home page trova il catalogo completo.
