Changer de logiciel de gestion fait peur surtout à cause des données. Clients, articles, prix, créances en attente, des années de factures et l'historique des interventions : tout cela se trouve dans l'ancien logiciel, et personne ne veut le ressaisir ni le perdre. La migration des données est une partie du projet que l'on sous-estime souvent et qui, bien conçue, se déroule sans mauvaise surprise. Cet article explique comment faire.
Décidez quelles données reprendre
La première tentation est de tout reprendre. Ce n'est pas toujours une bonne idée : plus on reprend de données, plus il faut nettoyer, transformer et vérifier. Répartissez les données en trois groupes :
| Groupe | Exemples | Que faire |
|---|---|---|
| Données de référence | Clients, fournisseurs, articles, tarifs, chantiers, exploitations agricoles, salariés | Les reprendre, nettoyées et vérifiées |
| Données en cours | Commandes ouvertes, factures en attente de règlement, stock actuel, travaux en cours | Les reprendre avec une date d'arrêté précise |
| Historique | Factures, bons de livraison et mouvements des années précédentes | Décider : tout reprendre, reprendre les dernières années ou le laisser consultable dans l'ancien système |
Pour l'historique, pensez à l'usage que vous en faites. S'il sert à comparer les ventes avec les années précédentes, les totaux suffisent peut-être. S'il sert à retrouver une facture précise quand un client la demande, il peut rester dans l'ancien système, en mode consultation, ou être exporté dans un format lisible.
Ce que vous ne pouvez pas jeter
Ne pas migrer l'historique ne signifie pas que vous pouvez le supprimer. Le Código de Comercio (Code de commerce espagnol, article 30) oblige à conserver pendant six ans les livres, la correspondance, la documentation et les justificatifs de l'activité, et la Ley General Tributaria (loi générale fiscale espagnole, article 66) fixe à quatre ans, en règle générale, le délai de prescription des dettes fiscales ; la documentation fiscale doit donc rester consultable au moins tant que ce délai est ouvert. Certaines réglementations sectorielles prévoient leurs propres délais. Avant d'éteindre l'ancien logiciel, assurez-vous que ce que vous devez conserver reste accessible et lisible, et consultez votre cabinet de conseil sur les délais qui vous concernent.
L'inverse est vrai aussi : le Reglamento General de Protección de Datos (Règlement général sur la protection des données, Règlement (UE) 2016/679, article 5) demande de ne pas conserver les données personnelles plus longtemps que nécessaire. La migration est une bonne occasion de ne pas traîner dans le nouveau logiciel des fiches de personnes avec lesquelles vous n'avez plus de relation depuis des années et que vous n'êtes pas tenu de conserver.
Nettoyez avant de migrer
Un ancien logiciel accumule des années de petits désordres. S'ils sont transférés tels quels, le nouveau logiciel démarrera avec les mêmes problèmes. Vérifiez au minimum :
- Les doublons. Le même client créé trois fois avec des noms légèrement différents.
- Les fiches inactives. Des articles qui ne se vendent plus depuis des années, des fournisseurs qui n'existent plus.
- Les champs mal utilisés. Des numéros de téléphone dans le champ des observations, des adresses réparties sur plusieurs champs, des codes inventés au fil de l'eau.
- Les données incomplètes. Des clients sans NIF, des articles sans famille, des salariés sans catégorie.
- Les formats. Dates, décimales, majuscules et accents que l'ancien logiciel enregistrait à sa manière.
Le nettoyage doit être réalisé ou validé par quelqu'un de votre entreprise. Le prestataire peut repérer les doublons, mais vous seul savez si « Hnos. Pérez » et « Hermanos Pérez S.L. » sont le même client.
Les étapes d'une migration bien menée
- Extraire. Sortir les données de l'ancien logiciel. S'il propose une exportation, parfait ; sinon, il faudra peut-être accéder à sa base de données. Vérifiez au préalable qui détient les identifiants et si le contrat avec l'ancien fournisseur l'autorise.
- Faire correspondre les champs. Établir un tableau indiquant dans quel champ du nouveau logiciel va chaque champ de l'ancien, et ce que l'on fait de ce qui n'a pas d'équivalent.
- Transformer. Unifier codes, formats et unités. C'est ici que l'on décide, par exemple, si les articles gardent leur code ou sont recodifiés.
- Charger en test. Effectuer un premier chargement dans un environnement de test, jamais directement dans l'environnement définitif.
- Vérifier. Contrôler avec des données que vous connaissez bien (nous l'expliquons plus bas).
- Recommencer. Corriger et recharger autant de fois que nécessaire. Il est normal d'en faire plusieurs.
- Chargement final avec date d'arrêté. Choisir le moment, figer l'ancien logiciel et réaliser le chargement définitif.
Comment vérifier que tout est bien arrivé
- Comptez les enregistrements. Le même nombre de clients, d'articles et de factures dans les deux logiciels, en déduisant ce que vous avez décidé de ne pas reprendre.
- Rapprochez les totaux. Solde restant à encaisser, valeur du stock, chiffre d'affaires d'un mois donné. Ils doivent concorder.
- Contrôlez des fiches connues. Choisissez dix clients et dix articles que vous connaissez bien et comparez-les champ par champ.
- Testez le travail quotidien. Faites réaliser par l'utilisateur une commande, une facture ou un bon d'intervention complet avec des données migrées.
- Vérifiez les cas particuliers. Clients avec tarifs spéciaux, articles avec plusieurs unités, documents rectifiés.
Le jour du changement
Choisissez un moment de faible activité, comme une clôture mensuelle ou une basse saison, et évitez le début d'une campagne. Prévenez l'équipe à l'avance que, ce jour-là, il ne sera pas possible de travailler dans l'ancien logiciel. Laissez l'ancien disponible en mode consultation pendant un certain temps et faites une copie complète de ses données avant de toucher à quoi que ce soit. Les premiers jours, gardez à portée de main quelqu'un capable de répondre aux questions et de corriger les erreurs de migration qui n'apparaissent qu'à l'usage.
Erreurs fréquentes
- Repousser la migration à la fin du projet, quand il n'y a plus de temps pour la refaire.
- Migrer sans nettoyer, puis reprocher au nouveau logiciel les erreurs.
- Ne pas vérifier les totaux et découvrir l'écart à la clôture du trimestre.
- Supprimer ou résilier l'ancien logiciel avant d'avoir sécurisé l'accès à l'historique.
- Ne pas impliquer la personne qui connaît les données.
Comment nous procédons chez Infonet
Chez Infonet Consultores, la migration des données dont vous disposez déjà fait partie de la mise en service, avec l'installation, le paramétrage et la formation, que nous déployions l'une de nos applications ou que nous développions un logiciel sur mesure. Elle est réalisée par notre propre équipe, qui continue ensuite d'assurer une assistance directe. Vous pouvez découvrir notre façon de travailler sur la page développement de logiciels sur mesure et les applications que nous déployons sur la page d'accueil.
