Mudar de programa de gestão assusta sobretudo por causa dos dados. Clientes, artigos, preços, dívidas pendentes, anos de faturas e histórico de trabalhos: tudo isso está no programa antigo e ninguém quer voltar a digitá-lo nem perdê-lo. A migração de dados é uma parte do projeto que costuma ser subestimada e que, bem planeada, se faz sem sobressaltos. Este artigo explica como.
Decida que dados tem de levar
A primeira tentação é levar tudo. Nem sempre é boa ideia: quanto mais se leva, mais é preciso limpar, transformar e verificar. Separe os dados em três grupos:
| Grupo | Exemplos | O que fazer |
|---|---|---|
| Dados mestre | Clientes, fornecedores, artigos, tarifas, obras, quintas, trabalhadores | Levá-los, limpos e revistos |
| Dados ativos | Encomendas abertas, faturas pendentes de cobrança, stock atual, trabalhos em curso | Levá-los com data de corte exata |
| Histórico | Faturas, guias de remessa e movimentos de anos anteriores | Decidir: levar tudo, levar os últimos anos ou deixá-lo consultável no sistema antigo |
Quanto ao histórico, pense para que o utiliza. Se é para comparar vendas com anos anteriores, talvez bastem os totais. Se é para consultar uma fatura concreta quando um cliente a pede, pode ficar no sistema antigo, em modo de consulta, ou ser exportado para um formato legível.
O que não pode deitar fora
Não migrar o histórico não significa que o possa apagar. O Código de Comercio (Código Comercial espanhol, artigo 30) obriga a conservar os livros, a correspondência, a documentação e os comprovativos do negócio durante seis anos, e a Ley General Tributaria (Lei Geral Tributária espanhola, artigo 66) fixa em quatro anos, em regra geral, o prazo de prescrição das dívidas tributárias, pelo que a documentação fiscal deve poder ser consultada pelo menos enquanto esse prazo estiver em aberto. Existem normas setoriais com prazos próprios. Antes de desligar o programa antigo, certifique-se de que o que deve conservar continua acessível e legível, e consulte o seu gabinete de contabilidade sobre os prazos que se aplicam ao seu caso.
O inverso também se aplica: o Reglamento General de Protección de Datos (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, Regulamento (UE) 2016/679, artigo 5) exige não conservar dados pessoais mais tempo do que o necessário. A migração é uma boa ocasião para não arrastar para o programa novo fichas de pessoas com quem não tem relação há anos e que não está obrigado a conservar.
Limpe antes de migrar
Um programa antigo acumula anos de pequenas desordens. Se se transferem tal e qual, o programa novo começará com os mesmos problemas. Reveja pelo menos:
- Duplicados. O mesmo cliente registado três vezes com nomes ligeiramente diferentes.
- Fichas inativas. Artigos que não se vendem há anos, fornecedores que já não existem.
- Campos mal utilizados. Telefones no campo de observações, moradas divididas por vários campos, códigos inventados em cima do joelho.
- Dados incompletos. Clientes sem NIF, artigos sem família, trabalhadores sem categoria.
- Formatos. Datas, decimais, maiúsculas e acentos que o programa antigo guardava à sua maneira.
A limpeza tem de ser feita ou validada por alguém da sua empresa. O fornecedor pode detetar duplicados, mas só o senhor sabe se «Hnos. Pérez» e «Hermanos Pérez S.L.» são o mesmo cliente.
Os passos de uma migração ordenada
- Extrair. Retirar os dados do programa antigo. Se tem exportação, ótimo; se não, pode ser necessário aceder à sua base de dados. Verifique antes quem tem as credenciais e se o contrato com o fornecedor antigo o permite.
- Relacionar campos. Elaborar uma tabela que indique para que campo do programa novo vai cada campo do antigo e o que se faz com o que não tem equivalente.
- Transformar. Unificar códigos, formatos e unidades. É aqui que se decide, por exemplo, se os artigos mantêm o seu código ou são recodificados.
- Carregar em testes. Fazer um primeiro carregamento num ambiente de testes, nunca diretamente no definitivo.
- Verificar. Rever com dados que conhece bem (explicamo-lo abaixo).
- Repetir. Corrigir e voltar a carregar as vezes que forem necessárias. O normal é que sejam várias.
- Carregamento final com data de corte. Escolher o momento, congelar o programa antigo e fazer o carregamento definitivo.
Como verificar que tudo chegou bem
- Conte registos. O mesmo número de clientes, artigos e faturas nos dois programas, descontando o que decidiu não levar.
- Acerte os totais. Saldo pendente de cobrança, valor do stock, faturação de um mês concreto. Têm de coincidir.
- Reveja fichas conhecidas. Escolha dez clientes e dez artigos que conheça bem e compare-os campo a campo.
- Teste o trabalho diário. Que quem utiliza o programa faça uma encomenda, uma fatura ou uma folha de obra completa com dados migrados.
- Reveja os casos raros. Clientes com tarifas especiais, artigos com várias unidades, documentos retificados.
O dia da mudança
Escolha um momento de pouca atividade, como um fecho de mês ou uma época baixa, e evite o arranque de uma campanha. Avise a equipa com antecedência de que nesse dia não será possível trabalhar no programa antigo. Deixe o antigo disponível em modo de consulta durante algum tempo e faça uma cópia completa dos seus dados antes de mexer em seja o que for. Nos primeiros dias, tenha à mão alguém que possa esclarecer dúvidas e corrigir erros da migração que só aparecem ao trabalhar.
Erros frequentes
- Deixar a migração para o final do projeto, quando já não há tempo para a repetir.
- Migrar sem limpar e culpar depois o programa novo pelos erros.
- Não verificar os totais e descobrir o desacerto ao fechar o trimestre.
- Apagar ou desativar o programa antigo antes de garantir o acesso ao histórico.
- Não envolver quem conhece os dados.
Como o fazemos na Infonet
Na Infonet Consultores, a migração dos dados que já tem faz parte da colocação em funcionamento, juntamente com a instalação, a configuração e a formação, tanto quando implementamos uma das nossas aplicações como quando desenvolvemos um programa à medida. É feita pela nossa própria equipa, que depois continua a prestar assistência direta. Pode ver como trabalhamos em desenvolvimento de software à medida e as aplicações que implementamos na página inicial.
