كيف تنقل بيانات برنامجك القديم إلى برنامج إدارة جديد

ما يقلق في تغيير برنامج الإدارة هو البيانات قبل كل شيء. العملاء والأصناف والأسعار والديون المستحقة وسنوات من الفواتير وسجل الأعمال: كل ذلك موجود في البرنامج القديم، ولا أحد يريد إعادة إدخاله يدويًا ولا خسارته. ترحيل البيانات جزء من المشروع يُستهان به كثيرًا، وإذا خُطط له جيدًا فإنه يتم دون مفاجآت. يشرح هذا المقال كيف.

حدد البيانات التي يجب نقلها

أول إغراء هو نقل كل شيء. وهذه ليست دائمًا فكرة جيدة: كلما زاد ما تنقله، زاد ما يجب تنظيفه وتحويله والتحقق منه. قسّم البيانات إلى ثلاث مجموعات:

بالنسبة إلى السجل التاريخي، فكّر في الغرض من استخدامه. إذا كان الهدف مقارنة المبيعات بالسنوات السابقة، فقد تكفي الإجماليات. وإذا كان الهدف الاطلاع على فاتورة محددة عندما يطلبها عميل، فيمكن أن يبقى في النظام القديم بوضع الاطلاع فقط، أو يُصدَّر بصيغة مقروءة.

ما لا يجوز لك التخلص منه

عدم ترحيل السجل التاريخي لا يعني أنه يمكنك حذفه. فالقانون التجاري الإسباني (Código de Comercio، المادة 30) يلزمك بالاحتفاظ بالدفاتر والمراسلات والوثائق والمستندات الداعمة للنشاط التجاري لمدة ست سنوات، كما يحدد قانون الضرائب العام الإسباني (Ley General Tributaria، المادة 66) أربع سنوات كقاعدة عامة لتقادم الديون الضريبية، ولذلك يجب أن تبقى الوثائق الضريبية قابلة للاطلاع طوال مدة سريان هذا الأجل على الأقل. وهناك أنظمة قطاعية لها آجالها الخاصة. قبل إيقاف البرنامج القديم، تأكد من أن ما يجب أن تحتفظ به ما زال متاحًا ومقروءًا، واستشر مكتب المحاسبة لديك بشأن الآجال التي تنطبق عليك.

والعكس صحيح أيضًا: فاللائحة العامة لحماية البيانات (Reglamento (UE) 2016/679، المادة 5) تنص على عدم الاحتفاظ بالبيانات الشخصية مدة أطول من اللازم. والترحيل فرصة جيدة لعدم نقل بطاقات أشخاص انقطعت علاقتك بهم منذ سنوات ولست ملزمًا بالاحتفاظ بها إلى البرنامج الجديد.

نظّف البيانات قبل الترحيل

يراكم البرنامج القديم عبر السنين فوضى صغيرة كثيرة. وإذا نُقلت البيانات كما هي، فسيبدأ البرنامج الجديد بالمشكلات نفسها. راجع على الأقل:

• التكرارات. العميل نفسه مسجل ثلاث مرات بأسماء مختلفة قليلًا.
• البطاقات غير النشطة. أصناف لم تُبع منذ سنوات، وموردون لم يعودوا موجودين.
• الحقول المستخدمة بشكل خاطئ. أرقام هواتف في حقل الملاحظات، وعناوين موزعة على عدة حقول، ورموز اخترعت على عجل.
• البيانات الناقصة. عملاء بلا NIF، وأصناف بلا عائلة، وعاملون بلا فئة وظيفية.
• الصيغ. التواريخ والفواصل العشرية والأحرف الكبيرة والعلامات التي كان البرنامج القديم يحفظها بطريقته.

يجب أن يقوم بالتنظيف أو يصادق عليه شخص من شركتك. يمكن للمورد اكتشاف التكرارات، لكنك وحدك تعرف ما إذا كان «Hnos. Pérez» و«Hermanos Pérez S.L.» العميل نفسه.

خطوات ترحيل منظم

1. الاستخراج. سحب البيانات من البرنامج القديم. إذا كان يتيح التصدير فهذا ممتاز، وإلا فقد يلزم الوصول إلى قاعدة بياناته. تحقق مسبقًا ممن يملك كلمات المرور وهل يسمح بذلك العقد مع المورد القديم.
2. مطابقة الحقول. إعداد جدول يوضح إلى أي حقل في البرنامج الجديد يذهب كل حقل من القديم، وماذا يُفعل بما ليس له مقابل.
3. التحويل. توحيد الرموز والصيغ والوحدات. وهنا يُقرر مثلًا هل تحتفظ الأصناف برموزها أم تُعاد ترميزها.
4. التحميل التجريبي. إجراء أول تحميل في بيئة اختبار، وليس مباشرة في البيئة النهائية أبدًا.
5. التحقق. المراجعة ببيانات تعرفها جيدًا (نشرحها أدناه).
6. التكرار. التصحيح وإعادة التحميل بقدر ما يلزم. والمعتاد أن يتكرر ذلك عدة مرات.
7. التحميل النهائي بتاريخ قطع. اختيار الوقت المناسب، وتجميد البرنامج القديم، وإجراء التحميل النهائي.

كيف تتأكد من وصول كل شيء بشكل سليم

• عدّ السجلات. العدد نفسه من العملاء والأصناف والفواتير في البرنامجين، بعد استبعاد ما قررت عدم نقله.
• طابق الإجماليات. الرصيد المستحق التحصيل، وقيمة المخزون، وفواتير شهر معين. يجب أن تتطابق.
• راجع بطاقات تعرفها. اختر عشرة عملاء وعشرة أصناف تعرفهم جيدًا وقارنهم حقلًا بحقل.
• جرّب العمل اليومي. اطلب من مستخدم البرنامج إنشاء طلب أو فاتورة أو تقرير عمل كامل ببيانات مرحّلة.
• راجع الحالات الغريبة. عملاء بقوائم أسعار خاصة، وأصناف بعدة وحدات، ومستندات مصححة.

يوم التحويل

اختر وقتًا يقل فيه النشاط، مثل إقفال الشهر أو موسم الركود، وتجنب بداية الموسم. أبلغ الفريق مسبقًا بأنه لن يمكن العمل في البرنامج القديم في ذلك اليوم. أبقِ القديم متاحًا بوضع الاطلاع لبعض الوقت، وخذ نسخة كاملة من بياناته قبل لمس أي شيء. وفي الأيام الأولى، احرص على وجود شخص قادر على الإجابة عن الاستفسارات وتصحيح أخطاء الترحيل التي لا تظهر إلا أثناء العمل.

أخطاء شائعة

• ترك الترحيل إلى نهاية المشروع، حين لا يبقى وقت لتكراره.
• الترحيل دون تنظيف، ثم لوم البرنامج الجديد على الأخطاء.
• عدم التحقق من الإجماليات واكتشاف الفرق عند إقفال الربع.
• حذف البرنامج القديم أو إيقافه قبل ضمان الوصول إلى السجل التاريخي.
• عدم إشراك من يعرف البيانات.

كيف نعمل في Infonet

في Infonet Consultores يشكّل ترحيل بياناتك الحالية جزءًا من التشغيل، إلى جانب التثبيت والإعداد والتدريب، سواء عند تطبيق أحد برامجنا أو عند تطوير برنامج حسب الطلب. ينفذه فريقنا نفسه، ثم يواصل تقديم الدعم المباشر. يمكنك الاطلاع على طريقة عملنا في تطوير البرمجيات حسب الطلب وعلى البرامج التي نطبقها في الصفحة الرئيسية.