Beim Wechsel der Verwaltungssoftware sorgen vor allem die Daten für Unruhe. Kunden, Artikel, Preise, offene Forderungen, Rechnungen aus vielen Jahren und der Verlauf der Arbeiten: All das steckt in der alten Software, und niemand möchte es neu eintippen oder verlieren. Die Datenmigration ist ein Teil des Projekts, der oft unterschätzt wird und der sich bei guter Planung ohne böse Überraschungen erledigen lässt. Dieser Artikel erklärt, wie.
Entscheiden Sie, welche Daten Sie übernehmen müssen
Die erste Versuchung ist, einfach alles zu übernehmen. Das ist nicht immer eine gute Idee: Je mehr Sie übernehmen, desto mehr muss bereinigt, umgewandelt und geprüft werden. Teilen Sie die Daten in drei Gruppen ein:
| Gruppe | Beispiele | Vorgehen |
|---|---|---|
| Stammdaten | Kunden, Lieferanten, Artikel, Preislisten, Baustellen, Betriebsflächen, Mitarbeiter | Übernehmen, bereinigt und geprüft |
| Aktive Daten | Offene Aufträge, noch nicht bezahlte Rechnungen, aktueller Lagerbestand, laufende Arbeiten | Mit exaktem Stichtag übernehmen |
| Historie | Rechnungen, Lieferscheine und Bewegungen aus früheren Jahren | Entscheiden: alles übernehmen, nur die letzten Jahre übernehmen oder im Altsystem abrufbar lassen |
Überlegen Sie bei der Historie, wofür Sie sie nutzen. Wenn Sie Umsätze mit früheren Jahren vergleichen möchten, genügen vielleicht die Summen. Wenn Sie eine bestimmte Rechnung heraussuchen müssen, sobald ein Kunde sie anfordert, kann sie im Altsystem im Abfragemodus bleiben oder in ein lesbares Format exportiert werden.
Was Sie nicht wegwerfen dürfen
Wenn Sie die Historie nicht migrieren, heißt das nicht, dass Sie sie löschen dürfen. Der Código de Comercio (spanisches Handelsgesetzbuch, Artikel 30) verpflichtet dazu, Bücher, Korrespondenz, Unterlagen und Belege des Unternehmens sechs Jahre lang aufzubewahren, und die Ley General Tributaria (spanische Abgabenordnung, Artikel 66) legt die Verjährungsfrist für Steuerschulden im Regelfall auf vier Jahre fest. Steuerrelevante Unterlagen müssen daher mindestens so lange einsehbar sein, wie diese Frist läuft. Für einzelne Branchen gibt es eigene Fristen. Stellen Sie vor dem Abschalten der Altsoftware sicher, dass alles, was Sie aufbewahren müssen, zugänglich und lesbar bleibt, und klären Sie mit Ihrer Beratung, welche Fristen für Sie gelten.
Umgekehrt gilt es ebenfalls: Die Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679, Artikel 5) verlangt, personenbezogene Daten nicht länger als nötig aufzubewahren. Die Migration ist eine gute Gelegenheit, keine Datensätze von Personen in das neue Programm mitzunehmen, zu denen Sie seit Jahren keine Beziehung mehr haben und die Sie nicht aufbewahren müssen.
Bereinigen Sie vor der Migration
Eine alte Software sammelt über die Jahre viele kleine Unordnungen an. Werden sie unverändert übertragen, startet das neue Programm mit denselben Problemen. Prüfen Sie mindestens:
- Dubletten. Derselbe Kunde, dreimal unter leicht abweichenden Namen angelegt.
- Inaktive Datensätze. Artikel, die seit Jahren nicht mehr verkauft werden, Lieferanten, die es nicht mehr gibt.
- Falsch genutzte Felder. Telefonnummern im Bemerkungsfeld, auf mehrere Felder verteilte Adressen, spontan erfundene Codes.
- Unvollständige Daten. Kunden ohne NIF (spanische Steuernummer), Artikel ohne Warengruppe, Mitarbeiter ohne Kategorie.
- Formate. Datumsangaben, Dezimalstellen, Groß- und Kleinschreibung sowie Akzente, die die Altsoftware auf ihre eigene Weise gespeichert hat.
Die Bereinigung muss jemand aus Ihrem Unternehmen durchführen oder freigeben. Der Anbieter kann Dubletten erkennen, aber nur Sie wissen, ob „Hnos. Pérez“ und „Hermanos Pérez S.L.“ derselbe Kunde sind.
Die Schritte einer geordneten Migration
- Extrahieren. Die Daten aus der Altsoftware herausholen. Wenn sie eine Exportfunktion hat, ist das ideal; wenn nicht, kann ein Zugriff auf ihre Datenbank nötig sein. Klären Sie vorher, wer die Zugangsdaten hat und ob der Vertrag mit dem bisherigen Anbieter das erlaubt.
- Felder zuordnen. Eine Tabelle erstellen, die festhält, in welches Feld des neuen Programms jedes Feld des alten gehört und was mit Daten ohne Entsprechung geschieht.
- Umwandeln. Codes, Formate und Einheiten vereinheitlichen. Hier wird zum Beispiel entschieden, ob die Artikel ihren Code behalten oder neu codiert werden.
- In der Testumgebung laden. Ein erster Ladevorgang in einer Testumgebung, nie direkt im Produktivsystem.
- Prüfen. Mit Daten kontrollieren, die Sie gut kennen (dazu unten mehr).
- Wiederholen. Korrigieren und so oft neu laden, wie nötig. Normalerweise sind mehrere Durchläufe erforderlich.
- Endgültiger Ladevorgang mit Stichtag. Den Zeitpunkt wählen, die Altsoftware einfrieren und die endgültige Übernahme durchführen.
So prüfen Sie, ob alles korrekt angekommen ist
- Datensätze zählen. Gleiche Anzahl an Kunden, Artikeln und Rechnungen in beiden Programmen, abzüglich dessen, was Sie bewusst nicht übernommen haben.
- Summen abgleichen. Offener Forderungssaldo, Lagerwert, Umsatz eines bestimmten Monats. Sie müssen übereinstimmen.
- Bekannte Datensätze kontrollieren. Wählen Sie zehn Kunden und zehn Artikel, die Sie gut kennen, und vergleichen Sie sie Feld für Feld.
- Den Arbeitsalltag testen. Lassen Sie die Anwender einen Auftrag, eine Rechnung oder einen vollständigen Arbeitsbericht mit migrierten Daten erstellen.
- Sonderfälle prüfen. Kunden mit Sonderpreislisten, Artikel mit mehreren Einheiten, korrigierte Belege.
Der Umstellungstag
Wählen Sie einen Zeitpunkt mit wenig Betrieb, etwa einen Monatsabschluss oder die Nebensaison, und vermeiden Sie den Start einer Saison. Informieren Sie das Team rechtzeitig, dass an diesem Tag nicht mehr in der Altsoftware gearbeitet werden kann. Lassen Sie die alte Software noch eine Zeit lang im Abfragemodus verfügbar und sichern Sie vollständig ihre Daten, bevor Sie etwas anfassen. Halten Sie in den ersten Tagen jemanden bereit, der Fragen klären und Migrationsfehler beheben kann, die erst bei der Arbeit sichtbar werden.
Häufige Fehler
- Die Migration ans Projektende zu schieben, wenn keine Zeit mehr bleibt, sie zu wiederholen.
- Ohne Bereinigung zu migrieren und danach dem neuen Programm die Fehler anzulasten.
- Die Summen nicht zu prüfen und die Abweichung erst beim Quartalsabschluss zu entdecken.
- Die Altsoftware zu löschen oder abzumelden, bevor der Zugriff auf die Historie gesichert ist.
- Diejenigen nicht einzubeziehen, die die Daten kennen.
So gehen wir bei Infonet vor
Bei Infonet Consultores gehört die Migration Ihrer vorhandenen Daten zur Inbetriebnahme, zusammen mit Installation, Konfiguration und Schulung, sowohl wenn wir eine unserer Anwendungen einführen als auch wenn wir ein individuelles Programm entwickeln. Sie wird von unserem eigenen Team durchgeführt, das anschließend weiterhin direkten Support leistet. Wie wir arbeiten, sehen Sie unter individuelle Softwareentwicklung, und die Anwendungen, die wir einführen, finden Sie auf der Startseite.
