Cambiare gestionale spaventa soprattutto per i dati. Clienti, articoli, prezzi, crediti in sospeso, anni di fatture e storico dei lavori: tutto si trova nel vecchio programma e nessuno vuole doverlo reinserire a mano né perderlo. La migrazione dei dati è una parte del progetto che spesso viene sottovalutata e che, se impostata bene, si svolge senza sorprese. In questo articolo spieghiamo come.
Decida quali dati portare
La prima tentazione è portare tutto. Non sempre è una buona idea: più dati si portano, più c'è da pulire, trasformare e verificare. Suddivida i dati in tre gruppi:
| Gruppo | Esempi | Cosa fare |
|---|---|---|
| Dati anagrafici | Clienti, fornitori, articoli, tariffe, cantieri, aziende agricole, lavoratori | Portarli, puliti e verificati |
| Dati attivi | Ordini aperti, fatture da incassare, giacenze attuali, lavori in corso | Portarli con una data di taglio precisa |
| Storico | Fatture, DDT (documento di trasporto) e movimenti degli anni precedenti | Decidere: portare tutto, portare solo gli ultimi anni o lasciarlo consultabile nel vecchio sistema |
Per lo storico, pensi a come lo utilizza. Se serve per confrontare le vendite con gli anni precedenti, forse bastano i totali. Se serve per consultare una fattura specifica quando la richiede un cliente, può restare nel vecchio sistema, in modalità consultazione, oppure essere esportato in un formato leggibile.
Ciò che non si può eliminare
Il fatto di non migrare lo storico non significa poterlo cancellare. Il Código de Comercio (codice di commercio spagnolo, articolo 30) obbliga a conservare per sei anni i libri, la corrispondenza, la documentazione e i giustificativi dell'attività, e la Ley General Tributaria (legge generale tributaria spagnola, articolo 66) fissa in quattro anni, in via generale, il termine di prescrizione dei debiti tributari, per cui la documentazione fiscale deve poter essere consultata almeno finché tale termine è aperto. Esistono normative di settore con termini propri. Prima di spegnere il vecchio programma, si assicuri che ciò che deve conservare sia ancora accessibile e leggibile e chieda al suo consulente i termini che La riguardano.
Vale anche il contrario: il Reglamento General de Protección de Datos (Regolamento generale sulla protezione dei dati, Reglamento (UE) 2016/679, articolo 5) richiede di non conservare i dati personali più a lungo del necessario. La migrazione è l'occasione giusta per non portarsi nel nuovo programma le schede di persone con cui non si ha alcun rapporto da anni e che non si è obbligati a conservare.
Pulisca prima di migrare
Un vecchio programma accumula anni di piccoli disordini. Se vengono trasferiti così come sono, il nuovo programma partirà con gli stessi problemi. Verifichi almeno:
- Duplicati. Lo stesso cliente inserito tre volte con nomi leggermente diversi.
- Schede inattive. Articoli che non si vendono da anni, fornitori che non esistono più.
- Campi usati male. Telefoni nel campo delle note, indirizzi spezzati in più campi, codici inventati sul momento.
- Dati incompleti. Clienti senza NIF, articoli senza famiglia, lavoratori senza categoria.
- Formati. Date, decimali, maiuscole e accenti che il vecchio programma salvava a modo suo.
La pulizia deve essere eseguita o convalidata da qualcuno della Sua azienda. Il fornitore può individuare i duplicati, ma solo Lei sa se «Hnos. Pérez» e «Hermanos Pérez S.L.» sono lo stesso cliente.
I passi di una migrazione ordinata
- Estrarre. Estrarre i dati dal vecchio programma. Se prevede l'esportazione, perfetto; in caso contrario, può essere necessario accedere al suo database. Verifichi prima chi ha le credenziali e se il contratto con il vecchio fornitore lo consente.
- Mappare i campi. Preparare una tabella che indichi in quale campo del nuovo programma confluisce ciascun campo del vecchio e cosa si fa con ciò che non ha un equivalente.
- Trasformare. Uniformare codici, formati e unità. Qui si decide, ad esempio, se gli articoli mantengono il proprio codice o vengono ricodificati.
- Caricare in test. Eseguire un primo caricamento in un ambiente di test, mai direttamente in quello definitivo.
- Verificare. Controllare con dati che conosce bene (lo spieghiamo più sotto).
- Ripetere. Correggere e ricaricare tutte le volte che serve. Di norma sono diverse.
- Caricamento finale con data di taglio. Scegliere il momento, bloccare il vecchio programma ed eseguire il caricamento definitivo.
Come verificare che sia arrivato tutto correttamente
- Conti i record. Stesso numero di clienti, articoli e fatture nei due programmi, al netto di ciò che ha deciso di non portare.
- Faccia quadrare i totali. Saldo da incassare, valore delle giacenze, fatturato di un mese specifico. Devono coincidere.
- Controlli schede note. Scelga dieci clienti e dieci articoli che conosce bene e li confronti campo per campo.
- Provi il lavoro quotidiano. Chi usa il programma deve eseguire un ordine, una fattura o un rapportino di lavoro completo con dati migrati.
- Controlli i casi particolari. Clienti con tariffe speciali, articoli con più unità di misura, documenti rettificati.
Il giorno del passaggio
Scelga un momento di poca attività, come una chiusura di fine mese o una bassa stagione, ed eviti l'avvio di una campagna. Avvisi il team con anticipo che quel giorno non sarà possibile lavorare nel vecchio programma. Lasci il vecchio programma disponibile in modalità consultazione per un periodo e faccia una copia completa dei suoi dati prima di toccare qualsiasi cosa. Nei primi giorni abbia a disposizione qualcuno in grado di risolvere dubbi e correggere gli errori di migrazione che emergono solo lavorando.
Errori frequenti
- Lasciare la migrazione alla fine del progetto, quando non c'è più tempo per ripeterla.
- Migrare senza pulire e poi dare al nuovo programma la colpa degli errori.
- Non verificare i totali e scoprire lo squadro alla chiusura del trimestre.
- Eliminare o dismettere il vecchio programma prima di aver garantito l'accesso allo storico.
- Non coinvolgere chi conosce i dati.
Come lavoriamo in Infonet
In Infonet Consultores la migrazione dei dati già in Suo possesso fa parte dell'avviamento, insieme a installazione, configurazione e formazione, sia quando implementiamo una delle nostre applicazioni sia quando sviluppiamo un programma su misura. La esegue il nostro team, che poi continua a offrire assistenza diretta. Può vedere come lavoriamo nella pagina sullo sviluppo di software su misura e le applicazioni che implementiamo nella home page.
