I rapportini cartacei funzionano finché non smettono di farlo: arrivano in ritardo, con una grafia incomprensibile, con dati mancanti oppure non arrivano affatto. E una volta in ufficio, qualcuno deve riportarli al computer. Digitalizzarli non significa fotografare il rapportino e archiviare l'immagine: significa che il dato venga annotato una sola volta, dove si genera, e arrivi direttamente dove serve. Questo articolo spiega come farlo senza che il Suo team lo viva come una punizione.
Quali rapportini avete e a cosa servono
Prima di progettare qualsiasi cosa, raccolga un esemplare di ogni modulo cartaceo che circola in azienda. Di solito ne emergono più di quanti si pensi:
- Rapportini di lavoro o di intervento: cosa è stato fatto, dove, in quanto tempo e con quali materiali.
- Rapportini di manutenzione di macchine o veicoli.
- Fogli di produzione o di turno.
- Segnalazioni di incidenti, guasti o non conformità.
- DDT (documenti di trasporto) di consegna o ritiro firmati dal cliente.
- Liste di controllo: verifiche di sicurezza, pulizia, avviamento di un impianto.
Per ciascuno, ci si chieda che cosa se ne fa dopo. Se la risposta è «si archivia e nessuno lo guarda», forse è superfluo. Se la risposta è «si riporta su Excel per fatturare» oppure «serve a calcolare il costo del cantiere», è quello che conviene digitalizzare per primo, perché lì c'è il lavoro duplicato.
Cosa si guadagna e cosa bisogna cambiare
| Con la carta | Con i rapportini digitali |
|---|---|
| Il rapportino arriva quando il lavoratore rientra | Arriva al termine del lavoro o appena torna la copertura |
| Campi vuoti o illeggibili | Campi obbligatori ed elenchi chiusi |
| Qualcuno lo digita in ufficio | Il dato entra direttamente nel programma |
| Materiale annotato a mano | Materiale scelto dal catalogo, con il suo prezzo |
| Foto sullo smartphone personale | Foto allegate al rapportino |
| Difficile sapere cosa resta da fatturare | Ciò che è chiuso e ciò che è in sospeso, sempre sotto controllo |
In cambio, occorre dotare il personale di dispositivi, decidere chi gestisce i cataloghi (clienti, cantieri, materiali) e dedicare tempo alla formazione. Non è molto, ma va messo in conto.
Come progettare il rapportino digitale
L'errore più comune è trasferire il modulo cartaceo così com'è sullo schermo. Un buon rapportino digitale è più breve di quello cartaceo, perché molte cose si compilano da sole.
- Elimini ciò che il sistema già sa. Data, ora, lavoratore e, se serve, posizione si compilano da soli.
- Usi elenchi al posto del testo libero. Cliente, cantiere, tipo di lavoro e materiale si scelgono, non si scrivono. In questo modo poi si possono sommare e filtrare.
- Lasci un solo campo libero. Per le osservazioni. Se ci sono cinque campi di testo, nessuno li compila bene.
- Indichi i campi obbligatori. Il giusto perché il rapportino sia utile: senza ore o senza cliente non si può chiudere.
- Aggiunga foto quando servono. Il prima e il dopo di una riparazione evitano discussioni.
- Preveda la firma se serve. Che il cliente firmi sullo schermo al termine è prassi comune nei servizi e nei cantieri.
- Pensi a chi lo compila. Pulsanti grandi, pochi passaggi, utilizzabile con una sola mano.
La copertura di rete e il dispositivo
Se le Sue persone lavorano in campagna, in cantieri, capannoni o su strade dove il segnale va e viene, il rapportino deve poter essere compilato senza connessione e inviato solo quando questa torna. È un requisito da richiedere fin dall'inizio; aggiungerlo dopo costa molto di più. Ne parliamo in dettaglio nell'articolo su come scegliere tra app nativa e app web.
Quanto al dispositivo, si pensi all'ambiente: un normale smartphone può andare bene in un ufficio tecnico, ma in un cantiere o in un magazzino può convenire uno resistente a urti e polvere. E si decida se i dispositivi saranno dell'azienda o del lavoratore, perché cambia il modo di installare e controllare l'app.
Come introdurlo senza fallire
- Si parta con un gruppo ristretto. Una squadra o un paio di tecnici per qualche settimana. Si raccolgano le loro lamentele e si correggano.
- Si scelga qualcuno motivato. Il primo gruppo deve includere una persona che se la cavi bene con lo smartphone e abbia pazienza per spiegarlo agli altri.
- Si conviva un po' con la carta, ma poco. Pochi giorni di doppia registrazione danno sicurezza; settimane di doppia registrazione sfiniscono tutti.
- Si controllino i rapportini ogni giorno all'inizio. Si individueranno campi pensati male e persone che hanno bisogno di un'altra spiegazione.
- Si mostri il risultato. Quando il team vede che il suo rapportino arriva in fattura senza che nessuno lo chiami per chiedere chiarimenti, lo accetta meglio.
- Si ritiri la carta. Finché ci saranno blocchetti nel furgone, ci saranno rapportini cartacei.
Errori frequenti
- Digitalizzare il rapportino ma non collegarlo al gestionale: l'addetto amministrativo continua a copiare dati, solo che da uno schermo anziché da un foglio.
- Chiedere troppi dati. Se il rapportino digitale richiede più tempo di quello cartaceo, le persone cercheranno il modo di non usarlo.
- Non mantenere i cataloghi. Se un nuovo cantiere non compare nell'elenco, il lavoratore ne sceglierà uno qualsiasi.
- Dimenticare chi li revisiona. Anche il caposquadra o l'addetto amministrativo hanno bisogno della loro schermata per convalidare, correggere e chiudere i rapportini.
Come lo facciamo in Infonet
In Infonet Consultores sviluppiamo app aziendali per Android e iOS dal 2013, e molte di esse sono proprio rapportini di lavoro: ore, materiali, foto e firma del cliente dallo smartphone, con app che continuano a funzionare senza copertura e si sincronizzano quando questa torna. Se il Suo caso rientra nei lavori codificati e nel relativo costo, GControl lo risolve già; in caso contrario, sviluppiamo il rapportino su misura e lo colleghiamo al Suo gestionale. Può vedere come lavoriamo nella pagina di sviluppo di app e ciò che facciamo per il settore nella pagina software per l'industria.
