Papierberichte funktionieren, bis sie es nicht mehr tun: Sie kommen zu spät, mit unleserlicher Handschrift, mit fehlenden Angaben oder gar nicht. Und im Büro muss anschließend jemand alles in den Computer übertragen. Digitalisieren heißt nicht, den Bericht zu fotografieren und abzulegen, sondern die Daten nur ein einziges Mal dort zu erfassen, wo sie entstehen, und sie direkt dorthin zu bringen, wo sie gebraucht werden. Dieser Artikel zeigt, wie Sie das umsetzen, ohne dass Ihr Team es als Strafe empfindet.
Welche Berichte Sie haben und wofür sie dienen
Bevor Sie etwas entwerfen, sammeln Sie von jedem Papier, das in Ihrem Unternehmen kursiert, ein Exemplar. Meist sind es mehr, als man denkt:
- Arbeitsberichte oder Serviceberichte: was getan wurde, wo, wie lange und mit welchem Material.
- Wartungsberichte für Maschinen oder Fahrzeuge.
- Produktions- oder Schichtprotokolle.
- Berichte über Störungen, Defekte oder Abweichungen.
- Vom Kunden unterschriebene Lieferscheine für Lieferung oder Abholung.
- Checklisten: Sicherheitsprüfungen, Reinigung, Inbetriebnahme einer Anlage.
Fragen Sie sich bei jedem Papier, was danach damit geschieht. Lautet die Antwort „wird abgelegt und schaut sich niemand an“, ist es vielleicht überflüssig. Heißt sie „wird zur Abrechnung in Excel übertragen“ oder „dient zur Berechnung der Baustellenkosten“, lohnt sich die Digitalisierung am meisten, denn dort steckt die doppelte Arbeit.
Was Sie gewinnen und was Sie ändern müssen
| Mit Papier | Mit digitalen Berichten |
|---|---|
| Der Bericht kommt an, wenn der Mitarbeiter zurückkehrt | Er kommt nach Abschluss der Arbeit oder sobald wieder Empfang besteht |
| Leere oder unleserliche Felder | Pflichtfelder und geschlossene Auswahllisten |
| Jemand tippt ihn im Büro ab | Die Daten gelangen direkt ins Programm |
| Material von Hand notiert | Material aus dem Katalog gewählt, mit Preis |
| Fotos auf dem privaten Smartphone | Fotos direkt am Bericht angehängt |
| Schwer zu erkennen, was noch abzurechnen ist | Abgeschlossenes und Offenes auf einen Blick |
Dafür müssen Sie die Mitarbeiter mit Geräten ausstatten, entscheiden, wer die Kataloge pflegt (Kunden, Baustellen, Material), und Zeit für Schulungen einplanen. Das ist nicht viel, sollte aber eingerechnet werden.
So gestalten Sie den digitalen Bericht
Der häufigste Fehler ist, das Papier eins zu eins auf den Bildschirm zu übertragen. Ein guter digitaler Bericht ist kürzer als der auf Papier, weil sich vieles von selbst ausfüllt.
- Streichen Sie, was das System schon weiß. Datum, Uhrzeit, Mitarbeiter und gegebenenfalls der Standort werden automatisch eingetragen.
- Verwenden Sie Listen statt Freitext. Kunde, Baustelle, Art der Arbeit und Material werden ausgewählt, nicht getippt. So lassen sie sich später summieren und filtern.
- Lassen Sie ein freies Feld, nur eins. Für Bemerkungen. Bei fünf Textfeldern füllt sie niemand sorgfältig aus.
- Kennzeichnen Sie Pflichtfelder. Genau so viele, dass der Bericht brauchbar ist: Ohne Stunden oder ohne Kunden lässt er sich nicht abschließen.
- Fügen Sie Fotos hinzu, wenn sie etwas bringen. Das Vorher und Nachher einer Reparatur verhindert Diskussionen.
- Sehen Sie die Unterschrift vor, wenn Sie sie brauchen. Dass der Kunde nach Abschluss auf dem Bildschirm unterschreibt, ist bei Serviceeinsätzen und Baustellen üblich.
- Denken Sie an den, der ihn ausfüllt. Große Schaltflächen, wenige Schritte, bedienbar mit einer Hand.
Empfang und Endgerät
Arbeitet Ihr Team auf Feldern, Baustellen, in Hallen oder an Straßen, wo das Signal schwankt, muss sich der Bericht offline ausfüllen und erst bei wieder vorhandener Verbindung senden lassen. Diese Anforderung sollten Sie von Anfang an stellen; sie später nachzurüsten ist deutlich teurer. Ausführlich erklären wir das im Beitrag darüber, ob Sie eine native App oder eine Web-App wählen sollten.
Beim Endgerät denken Sie an die Umgebung: Ein normales Smartphone reicht im technischen Büro, auf einer Baustelle oder in einem Lager lohnt sich vielleicht eines, das Stößen und Staub standhält. Und entscheiden Sie, ob die Geräte dem Unternehmen oder dem Mitarbeiter gehören, denn das ändert, wie die App installiert und verwaltet wird.
So führen Sie es ein, ohne zu scheitern
- Beginnen Sie mit einer kleinen Gruppe. Eine Kolonne oder ein paar Techniker für einige Wochen. Sammeln Sie deren Kritik und bessern Sie nach.
- Wählen Sie jemanden mit Lust darauf. Die erste Gruppe sollte jemanden enthalten, der gut mit dem Smartphone umgehen kann und die Geduld hat, es den anderen zu erklären.
- Lassen Sie das Papier eine Weile parallel laufen, aber nicht lange. Einige Tage doppelte Erfassung geben Sicherheit; Wochen doppelter Erfassung zermürben alle.
- Prüfen Sie anfangs jeden Tag die Berichte. So entdecken Sie schlecht durchdachte Felder und Personen, denen etwas anders erklärt werden muss.
- Zeigen Sie das Ergebnis. Sieht das Team, dass sein Bericht in die Rechnung einfließt, ohne dass jemand nachfragen muss, akzeptiert es ihn besser.
- Schaffen Sie das Papier ab. Solange Durchschreibblöcke im Transporter liegen, wird es Papierberichte geben.
Häufige Fehler
- Den Bericht digitalisieren, aber nicht mit dem Verwaltungsprogramm verbinden: Der Sachbearbeiter überträgt weiter Daten, nur eben von einem Bildschirm statt von einem Papier.
- Zu viele Angaben verlangen. Dauert der digitale Bericht länger als der auf Papier, suchen die Leute nach Wegen, ihn nicht zu nutzen.
- Die Kataloge nicht pflegen. Erscheint eine neue Baustelle nicht in der Liste, wählt der Mitarbeiter irgendeine.
- Den Prüfenden vergessen. Auch Vorarbeiter oder Sachbearbeiter brauchen ihren Bildschirm, um Berichte zu prüfen, zu korrigieren und abzuschließen.
Wie wir es bei Infonet machen
Bei Infonet Consultores entwickeln wir seit 2013 Unternehmens-Apps für Android und iOS, und viele davon sind genau solche Arbeitsberichte: Stunden, Material, Fotos und Kundenunterschrift direkt vom Smartphone, mit Apps, die ohne Empfang weiterlaufen und bei wiederhergestelltem Empfang synchronisieren. Passt Ihr Fall zu kodierten Arbeiten und deren Kosten, löst GControl das bereits; andernfalls entwickeln wir den Bericht individuell und verbinden ihn mit Ihrem Verwaltungsprogramm. Wie wir arbeiten, sehen Sie unter App-Entwicklung, und was wir für die Branche leisten, unter Software für die Industrie.
