كيف ترقمن تقارير العمل الورقية في شركتك: دليل عملي

تعمل التقارير الورقية جيدًا إلى أن تتوقف عن ذلك: تصل متأخرة، بخط غير مفهوم، أو ببيانات ناقصة، أو لا تصل أصلًا. وبعد وصولها إلى المكتب، يجب أن يقوم أحد بإدخالها في الحاسوب. الرقمنة لا تعني تصوير التقرير وحفظ الصورة، بل أن تُسجَّل البيانات مرة واحدة فقط، في مكان حدوثها، وتصل مباشرة إلى حيث تُحتاج. يشرح هذا المقال كيف تفعل ذلك دون أن يشعر فريقك بأنه عقوبة.

ما التقارير التي لديك وما فائدتها

قبل تصميم أي شيء، اجمع نسخة من كل ورقة تتداول في الشركة. غالبًا ما يظهر عدد أكبر مما تتوقع:

• تقارير العمل أو الخدمة: ما الذي أُنجز، وأين، وكم استغرق من الوقت، وبأي مواد.
• تقارير صيانة الآلات أو المركبات.
• أوراق الإنتاج أو المناوبات.
• تقارير الحوادث والأعطال وحالات عدم المطابقة.
• إشعارات التسليم أو الاستلام الموقعة من العميل.
• قوائم التحقق: فحوصات السلامة، والنظافة، وتشغيل المنشأة.

اسأل عن كل منها: ماذا يُفعل به بعد ذلك؟ إذا كان الجواب «يُؤرشف ولا ينظر إليه أحد»، فربما لا حاجة إليه. أما إذا كان الجواب «يُنقل إلى Excel للفوترة» أو «يُستخدم لحساب تكلفة المشروع»، فهذا هو الأَولى بالرقمنة، لأن فيه عملًا مكررًا.

ما الذي تكسبه وما الذي عليك تغييره

في المقابل، عليك تزويد الموظفين بالأجهزة، وتحديد من يتولى صيانة الكتالوجات (العملاء، المشاريع، المواد)، وتخصيص وقت للتدريب. ليس كثيرًا، لكن يجب احتسابه.

كيف تصمم التقرير الرقمي

الخطأ الأكثر شيوعًا هو نقل الورقة كما هي إلى الشاشة. التقرير الرقمي الجيد أقصر من الورقي، لأن كثيرًا من الحقول تُملأ تلقائيًا.

1. احذف ما يعرفه النظام أصلًا. التاريخ والوقت والعامل، والموقع عند الحاجة، تُملأ تلقائيًا.
2. استخدم القوائم بدل النص الحر. العميل والمشروع ونوع العمل والمواد تُختار ولا تُكتب. هكذا يمكن لاحقًا جمعها وتصفيتها.
3. اترك حقلًا حرًا واحدًا فقط. للملاحظات. إذا وُجدت خمسة حقول نصية، فلن يملأها أحد جيدًا.
4. حدّد الحقول الإلزامية. بالقدر الكافي ليكون التقرير مفيدًا: دون ساعات أو دون عميل لا يمكن إغلاقه.
5. أضف الصور عندما تكون مفيدة. صورة قبل الإصلاح وبعده تمنع النزاعات.
6. وفّر التوقيع إذا احتجت إليه. توقيع العميل على الشاشة عند الانتهاء أمر معتاد في الخدمات والمشاريع.
7. فكّر فيمن يملؤه. أزرار كبيرة، وخطوات قليلة، وإمكانية استخدامه بيد واحدة.

التغطية والجهاز

إذا كان فريقك يعمل في مزارع أو مواقع بناء أو مستودعات أو طرق تتقطع فيها الإشارة، فيجب أن يمكن ملء التقرير دون اتصال وإرساله عند عودة الاتصال فقط. هذا شرط يجب طلبه من البداية؛ فإضافته لاحقًا أكثر كلفة بكثير. شرحنا ذلك بالتفصيل في مقال عن اختيار تطبيق أصلي أو تطبيق ويب.

أما بالنسبة للجهاز، فكّر في البيئة: قد يكفي جوال عادي في مكتب فني، لكن في موقع بناء أو مستودع قد يستحق الأمر جهازًا مقاومًا للصدمات والغبار. وقرر ما إذا كانت الأجهزة ملكًا للشركة أو للعامل، لأن ذلك يغيّر طريقة تثبيت التطبيق ومراقبته.

كيف تطبّقه دون أن يفشل

1. ابدأ بمجموعة صغيرة. فريق عمل أو فنيان لعدة أسابيع. اجمع شكاواهم وصحّح.
2. اختر شخصًا متحمسًا. يجب أن تضم المجموعة الأولى من يجيد استخدام الجوال ولديه صبر لشرحه للآخرين.
3. اجمع بين الورق والرقمي لوقت قصير فقط. أيام قليلة من التسجيل المزدوج تمنح الطمأنينة؛ أما أسابيع منه فترهق الجميع.
4. راجع التقارير يوميًا في البداية. ستكتشف حقولًا سيئة التصميم وأشخاصًا يحتاجون شرحًا آخر.
5. أظهر النتيجة. عندما يرى الفريق أن تقريره يصل إلى الفاتورة دون أن يتصل به أحد للاستفسار، يتقبله بصورة أفضل.
6. اسحب الورق. ما دامت دفاتر الأوراق في السيارة، ستبقى التقارير الورقية.

أخطاء شائعة

• رقمنة التقرير دون ربطه ببرنامج الإدارة: يستمر الموظف الإداري في نسخ البيانات، لكن من شاشة بدل ورقة.
• طلب بيانات كثيرة جدًا. إذا استغرق التقرير الرقمي وقتًا أطول من الورقي، سيبحث الناس عن طريقة لتجنب استخدامه.
• عدم صيانة الكتالوجات. إذا لم يظهر مشروع جديد في القائمة، سيختار العامل أي مشروع آخر.
• نسيان من يراجعه. المشرف أو الموظف الإداري يحتاج أيضًا إلى شاشته للتحقق من التقارير وتصحيحها وإغلاقها.

كيف نعمل في Infonet

في Infonet Consultores نطوّر تطبيقات للشركات على Android وiOS منذ عام 2013، وكثير منها هي في الواقع تقارير عمل: الساعات والمواد والصور وتوقيع العميل من الجوال، بتطبيقات تواصل العمل دون تغطية وتتزامن عند عودتها. إذا كانت حالتك تناسب الأعمال المرمّزة وتكلفتها، فإن GControl يحلّها بالفعل؛ وإن لم تكن كذلك، نطوّر التقرير حسب الطلب ونربطه ببرنامج الإدارة لديك. يمكنك الاطلاع على طريقة عملنا في تطوير التطبيقات وعلى ما نقدمه لهذا القطاع في برمجيات للصناعة.