As folhas em papel funcionam até deixarem de funcionar: chegam tarde, com letra que não se percebe, com dados em falta ou simplesmente não chegam. E, uma vez no escritório, alguém tem de as passar para o computador. Digitalizá-las não consiste em tirar uma fotografia à folha e guardá-la: consiste em registar o dado uma única vez, onde ele é produzido, e fazê-lo chegar diretamente ao local onde é necessário. Este artigo explica como o fazer sem que a sua equipa o viva como um castigo.
Que folhas tem e para que servem
Antes de desenhar o que quer que seja, reúna um exemplar de cada papel que circula pela empresa. Costumam aparecer mais do que imagina:
- Folhas de obra ou de serviço: o que foi feito, onde, quanto tempo demorou e com que material.
- Folhas de manutenção de máquinas ou veículos.
- Folhas de produção ou de turno.
- Folhas de ocorrências, avarias ou não conformidades.
- Guias de remessa de entrega ou recolha assinadas pelo cliente.
- Listas de verificação: revisões de segurança, limpeza, arranque de uma instalação.
Para cada uma, pergunte o que se faz com ela depois. Se a resposta for «arquiva-se e ninguém a consulta», talvez seja dispensável. Se a resposta for «passa-se para o Excel para faturar» ou «serve para calcular o custo da obra», essa é a que mais interessa digitalizar, porque é aí que existe trabalho duplicado.
O que ganha e o que tem de mudar
| Com papel | Com folhas digitais |
|---|---|
| A folha chega quando o trabalhador regressa | Chega ao terminar o trabalho ou ao recuperar a cobertura |
| Campos vazios ou ilegíveis | Campos obrigatórios e listas fechadas |
| Alguém digita-a no escritório | O dado entra diretamente no programa |
| Material anotado à mão | Material escolhido do catálogo, com o respetivo preço |
| Fotografias no telemóvel pessoal | Fotografias anexadas à folha |
| Difícil saber o que falta faturar | O que está fechado e o que está pendente, à vista |
Em contrapartida, é preciso dotar o pessoal de dispositivos, decidir quem mantém os catálogos (clientes, obras, material) e dedicar tempo à formação. Não é muito, mas convém contabilizá-lo.
Como desenhar a folha digital
O erro mais comum é passar o papel tal e qual para o ecrã. Uma boa folha digital é mais curta do que a de papel, porque muitas coisas são preenchidas automaticamente.
- Retire o que o sistema já sabe. A data, a hora, o trabalhador e, se for caso disso, a localização preenchem-se automaticamente.
- Use listas em vez de texto livre. Cliente, obra, tipo de trabalho e material escolhem-se, não se escrevem. Assim, depois podem somar-se e filtrar-se.
- Deixe um campo livre, apenas um. Para observações. Se houver cinco campos de texto, ninguém os preenche bem.
- Marque o que é obrigatório. O suficiente para que a folha seja útil: sem horas ou sem cliente não se pode fechar.
- Acrescente fotografias quando acrescentarem valor. O antes e o depois de uma reparação evita discussões.
- Preveja a assinatura se precisar dela. É habitual, em serviços e obras, o cliente assinar no ecrã ao terminar.
- Pense em quem a preenche. Botões grandes, poucos passos, utilizável com uma só mão.
A cobertura e o dispositivo
Se a sua equipa trabalha em explorações agrícolas, obras, armazéns ou estradas onde o sinal vai e vem, a folha tem de poder ser preenchida sem ligação e enviada apenas quando esta regressar. É um requisito que deve ser exigido desde o início; acrescentá-lo depois é muito mais dispendioso. Explicamo-lo em pormenor no artigo sobre se deve escolher uma app nativa ou uma app web.
Quanto ao dispositivo, pense no ambiente: um telemóvel normal pode servir num gabinete técnico, mas numa obra ou num armazém talvez compense um resistente a pancadas e a poeira. E decida se os dispositivos serão da empresa ou do trabalhador, porque isso altera a forma de instalar e controlar a app.
Como implementá-lo sem fracassar
- Comece com um grupo pequeno. Uma equipa ou dois técnicos durante algumas semanas. Recolha as suas queixas e corrija.
- Escolha alguém motivado. O primeiro grupo deve incluir alguém que se desenrasque bem com o telemóvel e tenha paciência para o explicar aos outros.
- Conviva algum tempo com o papel, mas pouco. Alguns dias de registo duplo dão segurança; semanas de registo duplo esgotam toda a gente.
- Reveja as folhas todos os dias no início. Detetará campos mal pensados e pessoas que precisam de outra explicação.
- Mostre o resultado. Quando a equipa vê que a sua folha chega à fatura sem que ninguém lhe telefone a perguntar, aceita-o melhor.
- Retire o papel. Enquanto houver blocos na carrinha, haverá folhas em papel.
Erros frequentes
- Digitalizar a folha, mas não a ligar ao programa de gestão: o administrativo continua a copiar dados, só que de um ecrã em vez de um papel.
- Pedir demasiados dados. Se a folha digital demorar mais do que a de papel, as pessoas procurarão forma de não a usar.
- Não manter os catálogos. Se uma obra nova não aparecer na lista, o trabalhador escolherá qualquer uma.
- Esquecer quem a revê. O encarregado ou o administrativo também precisam do seu ecrã para validar, corrigir e fechar folhas.
Como o fazemos na Infonet
Na Infonet Consultores desenvolvemos apps empresariais para Android e iOS desde 2013, e muitas delas são precisamente folhas de obra: horas, material, fotografias e assinatura do cliente a partir do telemóvel, com apps que continuam a funcionar sem cobertura e sincronizam quando esta é recuperada. Se o seu caso se enquadra em trabalhos codificados e no respetivo custo, o GControl já o resolve; caso contrário, desenvolvemos a folha à medida e ligamo-la ao seu programa de gestão. Pode ver como trabalhamos em desenvolvimento de apps e o que fazemos para o setor em software para a indústria.
