Les bons papier fonctionnent jusqu'au jour où ils ne fonctionnent plus : ils arrivent en retard, avec une écriture illisible, des données manquantes, ou pas du tout. Et une fois au bureau, quelqu'un doit les ressaisir sur ordinateur. Les numériser ne consiste pas à prendre le bon en photo et à l'archiver : il s'agit de saisir la donnée une seule fois, là où elle est produite, et de la faire arriver directement là où l'on en a besoin. Cet article explique comment y parvenir sans que votre équipe le vive comme une punition.
Quels bons avez-vous, et à quoi servent-ils ?
Avant de concevoir quoi que ce soit, rassemblez un exemplaire de chaque papier qui circule dans l'entreprise. Il y en a souvent plus que vous ne le pensez :
- Bons d'intervention ou de service : ce qui a été fait, où, en combien de temps et avec quel matériel.
- Bons de maintenance des machines ou des véhicules.
- Feuilles de production ou de poste.
- Fiches d'incidents, de pannes ou de non-conformités.
- Bons de livraison ou d'enlèvement signés par le client.
- Listes de contrôle : vérifications de sécurité, nettoyage, mise en marche d'une installation.
Pour chacun, demandez-vous ce qu'on en fait ensuite. Si la réponse est « on l'archive et personne ne le regarde », il est peut-être superflu. Si la réponse est « on le reporte dans Excel pour facturer » ou « on s'en sert pour calculer le coût du chantier », c'est celui qu'il est le plus intéressant de numériser, car c'est là que se trouve le travail en double.
Ce que vous gagnez et ce qu'il faut changer
| Avec le papier | Avec des bons numériques |
|---|---|
| Le bon arrive quand le salarié revient | Il arrive dès la fin du travail ou au retour de la couverture réseau |
| Champs vides ou illisibles | Champs obligatoires et listes fermées |
| Quelqu'un le saisit au bureau | La donnée entre directement dans le programme |
| Matériel noté à la main | Matériel choisi dans le catalogue, avec son prix |
| Photos sur le téléphone personnel | Photos jointes au bon |
| Difficile de savoir ce qui reste à facturer | Ce qui est clôturé et ce qui est en attente, d'un coup d'œil |
En contrepartie, il faut équiper le personnel de terminaux, décider qui tient à jour les catalogues (clients, chantiers, matériel) et consacrer du temps à la formation. Ce n'est pas énorme, mais il faut le prévoir.
Comment concevoir le bon numérique
L'erreur la plus courante est de reproduire le papier tel quel à l'écran. Un bon formulaire numérique est plus court que son équivalent papier, car beaucoup de champs se remplissent tout seuls.
- Supprimez ce que le système sait déjà. La date, l'heure, le salarié et, le cas échéant, le lieu se renseignent automatiquement.
- Utilisez des listes plutôt que du texte libre. Client, chantier, type de travail et matériel se sélectionnent, ils ne s'écrivent pas. Ainsi, on pourra ensuite les additionner et les filtrer.
- Prévoyez un champ libre, un seul. Pour les observations. Avec cinq champs de texte, personne ne les remplit correctement.
- Marquez ce qui est obligatoire. Juste ce qu'il faut pour que le bon soit exploitable : sans heures ou sans client, impossible de le clôturer.
- Ajoutez des photos quand elles apportent quelque chose. L'avant et l'après d'une réparation évitent bien des discussions.
- Prévoyez la signature si vous en avez besoin. Faire signer le client sur l'écran en fin d'intervention est courant dans les services et sur les chantiers.
- Pensez à celui qui le remplit. De gros boutons, peu d'étapes, utilisable d'une seule main.
La couverture réseau et le terminal
Si vos équipes travaillent dans des exploitations agricoles, sur des chantiers, dans des entrepôts ou sur des routes où le signal va et vient, le bon doit pouvoir être rempli hors connexion et envoyé uniquement quand le réseau revient. C'est une exigence à formuler dès le départ ; l'ajouter après coup coûte beaucoup plus cher. Nous l'expliquons en détail dans l'article sur le choix entre application native et application web.
Quant au terminal, tenez compte de l'environnement : un téléphone classique peut suffire dans un bureau technique, mais sur un chantier ou dans un entrepôt, un modèle résistant aux chocs et à la poussière peut valoir la peine. Et décidez si les terminaux appartiendront à l'entreprise ou au salarié, car cela change la façon d'installer et de contrôler l'application.
Comment le déployer sans échec
- Commencez avec un petit groupe. Une équipe ou deux techniciens pendant quelques semaines. Recueillez leurs remarques et corrigez.
- Choisissez quelqu'un de motivé. Le premier groupe doit inclure une personne à l'aise avec le téléphone et assez patiente pour l'expliquer aux autres.
- Cohabitez un temps avec le papier, mais peu. Quelques jours de double saisie rassurent ; des semaines de double saisie épuisent tout le monde.
- Relisez les bons chaque jour au début. Vous repérerez les champs mal pensés et les personnes qui ont besoin d'une autre explication.
- Montrez le résultat. Quand l'équipe voit que son bon arrive jusqu'à la facture sans que personne ne l'appelle pour poser des questions, elle l'accepte mieux.
- Retirez le papier. Tant qu'il y aura des carnets à souche dans la camionnette, il y aura des bons papier.
Erreurs fréquentes
- Numériser le bon sans le relier au logiciel de gestion : l'administratif continue de recopier des données, simplement depuis un écran au lieu d'un papier.
- Demander trop de données. Si le bon numérique prend plus de temps que le papier, les gens chercheront un moyen de ne pas l'utiliser.
- Ne pas entretenir les catalogues. Si un nouveau chantier n'apparaît pas dans la liste, le salarié en choisira un au hasard.
- Oublier celui qui contrôle. Le chef d'équipe ou l'administratif ont eux aussi besoin de leur écran pour valider, corriger et clôturer les bons.
Comment nous procédons chez Infonet
Chez Infonet Consultores, nous développons des applications d'entreprise pour Android et iOS depuis 2013, et beaucoup d'entre elles sont précisément des bons d'intervention : heures, matériel, photos et signature du client depuis le mobile, avec des applications qui continuent de fonctionner sans couverture réseau et se synchronisent au retour du signal. Si votre cas repose sur des travaux codifiés et leur coût, GControl y répond déjà ; sinon, nous développons le bon sur mesure et le connectons à votre logiciel de gestion. Découvrez notre façon de travailler dans développement d'applications et ce que nous faisons pour le secteur dans logiciel pour l'industrie.
