Si tu empresa trabaja con un programa de gestión que os hicieron a medida hace años, cada cambio de ley acaba en la misma pregunta: quién lo adapta y para cuándo. En el desarrollo de software a medida la respuesta depende de tres cosas: saber qué partes del programa toca la norma, tener a alguien que pueda cambiar el código y dejar tiempo para probarlo. Este otoño hay un motivo concreto, la Orden HAC/1028/2026. Más abajo tienes qué revisar, un plan de fases hacia atrás y lo que conviene pedir por escrito a tu proveedor.
Por qué ahora: la Orden HAC/1028/2026
La Orden HAC/1028/2026 se publicó en el BOE del 05/10/2026 y está en vigor desde el 06/10/2026, según la noticia de la sede de la Agencia Tributaria del 07/10/2026. Con ella empiezan a contar los plazos del Real Decreto 238/2026: 12 meses para las empresas con más de 8 millones de euros de operaciones y 24 meses para el resto.
Qué supone esa obligación para tus facturas lo explicamos en Capturia, para las que recibes, y en Facturacom, para las que emites. Aquí vamos a lo que te toca como dueño de un programa a medida, sea cual sea la norma que lo obligue a cambiar.
Por qué un programa a medida necesita su propio plan
Un programa estándar lo actualiza su fabricante para todos sus clientes a la vez. El tuyo depende de quien lo programó: si esa empresa sigue dándote soporte, la adaptación es un trabajo más del mantenimiento. Si ya no está o el código no es tuyo, te toca buscar quién pueda tocarlo, y eso lleva semanas antes de escribir una sola línea.
Esto funciona bien mientras al otro lado del teléfono haya alguien que conozca tu programa. Cuando no lo hay, cada cambio legal llega más tarde y sale más caro, porque primero hay que entender cómo está hecho.
Qué partes de tu software a medida toca un cambio legal
Una norma rara vez se queda en una sola pantalla. Antes de pedir presupuesto, repasa con quien mantiene el programa estas piezas:
- Los datos que guarda el programa y cuánto tiempo los conserva.
- Los documentos que imprime o exporta: albaranes, facturas, informes para la gestoría.
- Las conexiones con fuera: la Administración, el programa de contabilidad de la asesoría o el portal de un cliente grande.
- Quién puede modificar un dato ya grabado y si queda rastro del cambio.
- Los sitios paralelos al programa: la hoja de cálculo de los abonos o el ordenador del mostrador.
En los programas sectoriales que hacemos en Infonet, todo va dentro del mismo programa. En Arigest, nuestro programa de gestión de canteras y áridos, el menú principal reúne compras, ventas, obras, camiones y la exportación a contabilidad, así que un cambio legal en los documentos de venta toca varias de esas opciones a la vez.
Si tu programa tiene piezas repartidas y no sabes por dónde empezar, cuéntanos cómo está montado y te decimos qué partes habría que revisar: lo programamos y lo mantenemos el mismo equipo.
Cómo adaptar el programa paso a paso
1. Lee la norma con tu asesoría
Lo primero es saber qué te exige a ti y en qué plazo. Tu asesoría te dirá en qué tramo está tu empresa y qué documentos cambian. Con eso por escrito, la conversación con tu proveedor de software va mucho más rápida.
2. Comprueba quién puede tocar el código
Si el programa lo hizo una empresa que ya no existe, o el código no es tuyo, la adaptación se complica. Lo explicamos en las preguntas que conviene hacer antes de contratar una empresa de software, empezando por la propiedad del código.
3. Decide si adaptas, conectas o cambias
Puedes adaptar el módulo que ya tienes, conectar tu programa con otra herramienta que se encargue de la parte nueva, como contamos en cómo conectar programas que no se hablan entre sí, o aprovechar para cambiar de programa. Para lo último te sirve la guía para pasar los datos de un programa antiguo a uno nuevo.
4. Prueba con datos reales
Prueba con documentos de verdad de tus clientes y proveedores, con sus series y sus rectificativas. Una prueba hecha la última semana antes del plazo deja poco margen para corregir.
Cómo calcular el margen: un plan hacia atrás
Parte de la fecha que te marca la norma y ve restando fases. La que te quede al principio es la fecha en que tu proveedor tiene que empezar.
| Fase | Qué se hace | Quién |
|---|---|---|
| Análisis | Revisar qué módulos toca la norma y qué datos faltan | Tu proveedor, con tu asesoría |
| Programación | Cambiar el programa e instalarlo en un entorno de pruebas | Tu proveedor |
| Pruebas | Repetir operaciones reales y comprobar los documentos que salen | Quien usa el programa a diario |
| Formación | Enseñar los cambios a la oficina y a quien cubre las vacaciones | Tu proveedor |
| Puesta en marcha | Instalar la versión definitiva y vigilar los primeros días | Los dos |
Deja la puesta en marcha lejos del cierre de mes y del cierre de trimestre: si algo falla, que no coincida con la semana en que la gestoría te pide los papeles.
Qué pedir por escrito a quien mantiene tu programa
- Qué cambios necesita el programa y en qué módulos.
- Si la adaptación entra en el contrato de mantenimiento o va presupuestada aparte.
- Una fecha de entrega y otra de prueba con tus datos.
- Cómo se hará la copia de seguridad antes de instalar la versión nueva.
Lo del contrato depende de lo que firmaste; si no lo tienes claro, repasa qué incluye el mantenimiento de un software a medida. Para las copias tienes la entrada sobre seguridad y copias de los datos de tu programa de gestión.
Qué hacer este mes con tu programa
- Pregunta a tu asesoría qué te exige la norma y en qué plazo.
- Haz la lista de programas afectados y de quién mantiene cada uno.
- Pide a ese proveedor la respuesta por escrito y una fecha de prueba con tus datos.
Hacemos desarrollo de software a medida en Huelva desde 1999, y quien te atiende es quien lo programa. Si tu programa lo hicimos nosotros, o es de otra empresa y no sabes quién puede adaptarlo, escríbenos y revisamos contigo qué necesita, o llámanos al 959 54 07 12.
