Tu encargado apunta las cargas en una libreta y por la tarde alguien de la oficina las vuelve a teclear en el programa de gestión. Con eso ya tienes lo más difícil para saber cómo hacer una aplicación: una tarea concreta que hoy se hace dos veces. Una app de empresa se hace en este orden: eliges qué tarea resuelve, decides quién la usa y dónde, fijas qué datos recoge, pruebas un boceto, eliges el tipo de app, la desarrollas por partes, la pruebas en el sitio real y la mantienes. Más abajo tienes lo que conviene preparar, cada paso explicado, los errores que encarecen el proyecto y cómo lo hacemos nosotros.
Qué preparar antes de hacer una aplicación
Antes de hablar con ningún programador, reúne material de tu propio trabajo. Con esto encima de la mesa, la primera reunión sirve para decidir y no para descubrir cómo trabaja tu empresa.
- El papel, el Excel o la libreta que la app va a sustituir, con ejemplos reales rellenos. Tacha los datos personales si lo prefieres.
- La lista de personas que tocan esa tarea: quien la rellena, quien la revisa y quien usa el dato después para facturar, pagar o decidir.
- El sitio donde se hace: la oficina, el almacén, una finca sin cobertura, la cabina de la báscula o la furgoneta de un técnico.
- Los dispositivos que ya tenéis: móviles de empresa, móviles personales, tablets, ordenadores con Windows o con Mac.
- Los programas con los que tiene que hablar: contabilidad, facturación o el programa de gestión que ya usas.
Cualquier punto que no sepas contestar, apúntalo como pregunta pendiente. Resolverlo en una hoja cuesta mucho menos que cambiarlo cuando ya está programado.
Cómo hacer una aplicación para tu empresa, paso a paso
Son ocho pasos. Los tres primeros los haces tú con tu gente; del cuarto en adelante trabajas con quien la programa, pero las decisiones siguen siendo de tu empresa.
1. Elige una sola tarea
Empieza por la tarea que más se repite o la que más errores da al pasarla a limpio: el parte del día, el albarán de entrada, la revisión de una máquina, el pedido del comercial. Una primera versión que hace una cosa bien se estrena enseguida y la gente la usa. Todo lo demás que se te ocurra va a una lista para la segunda versión.
2. Piensa en quién la usa y en qué condiciones
Escribe cómo es el momento real en que se rellena: de pie, con guantes, con sol en la pantalla, con prisa porque el camión espera. De ahí salen botones grandes, pocas pantallas y lo mínimo que haya que escribir. Una app así funciona hasta que el encargado tiene que teclear un texto largo con el móvil en una mano: ese día vuelve la libreta.
3. Decide qué datos recoge y adónde van
Repasa el papel actual campo por campo y marca cuáles son obligatorios, cuáles pueden salir de una lista desplegable (cliente, obra, producto, matrícula) y cuáles necesitan foto, firma o ubicación. Después decide dónde acaba cada dato: cuando tiene que llegar al programa de gestión o a la contabilidad, dilo desde el principio. Te lo contamos con más detalle en la entrada sobre cómo conectar programas que no se hablan entre sí.
4. Dibuja las pantallas antes de programar
Un boceto en papel o una maqueta en el ordenador basta para enseñárselo a quien va a usar la app. Pídele que «rellene» un albarán de verdad sobre el boceto y apunta dónde se atasca. Cambiar una pantalla dibujada cuesta minutos.
5. Elige app nativa, app web o escritorio
Una tarea que se hace sin cobertura, con la cámara o con un lector suele pedir una app instalada en el móvil; en la oficina, con buena conexión, una app web puede bastar. Las diferencias y las preguntas para elegir las tienes en app nativa o app web, cuál necesita tu empresa.
6. Desarrolla por partes y revisa cada entrega
Pide entregas cortas: primero una pantalla que funcione con datos de prueba, luego la siguiente. Cada entrega la revisa alguien de tu empresa que conozca la tarea. Así los fallos de planteamiento salen en la primera semana de trabajo y no al final.
7. Pruébala donde se va a usar
Lleva la app a la nave, a la finca o a la báscula, con los móviles reales de tu gente. Durante unos días, conviene rellenar en paralelo el papel de siempre y la app, y comparar al final de la jornada. Cuando los dos coinciden, el papel ya sobra.
8. Ponla en marcha, forma a la gente y mantenla
Decide quién enseña a usarla, a quién se llama si falla y quién da de alta a un trabajador nuevo. Además, Android e iOS se actualizan y la app tiene que seguirles el paso. Lo que debería cubrir ese contrato está en mantenimiento de un software a medida y qué incluye.
Con la tarea clara, nuestro equipo la convierte en una app para Android, iOS o web y se queda después con el soporte: cuéntanos qué tarea quieres llevar al móvil y te decimos cómo la plantearíamos.
Qué hace tu empresa y qué hace el programador en cada fase
Esta tabla sirve para repartir el trabajo desde la primera reunión y para saber qué tienes que tener preparado en cada momento.
| Fase | Tu empresa | Quien programa | Qué tiene que salir |
|---|---|---|---|
| Tarea y usuarios | Elige la tarea y explica quién la hace y dónde | Pregunta por los casos raros | Una página con la tarea descrita |
| Datos | Aporta el papel o el Excel real | Propone listas, campos obligatorios y conexiones | La lista de campos y su destino |
| Boceto | Lo prueba con quien usará la app | Dibuja las pantallas | Pantallas aprobadas |
| Tipo de app | Dice si hay cobertura y qué móviles hay | Recomienda nativa, web o escritorio | Decisión por escrito |
| Desarrollo | Revisa cada entrega | Programa por partes | Versiones que se pueden probar |
| Pruebas | Usa la app en el sitio real | Corrige lo que sale | App lista para el día a día |
| Puesta en marcha | Organiza la formación | Forma, da soporte y actualiza | Gente usándola sin papel |
Errores habituales al encargar una aplicación de empresa
- Diseñarla en el despacho sin que la vea quien la va a usar en el almacén o en la calle.
- Dejar todos los campos como texto libre: luego nadie escribe igual el nombre de un cliente y los informes no cuadran.
- Dar por hecho que siempre habrá cobertura.
- No decidir dónde se guardan los datos ni quién hace las copias. Lo explicamos en seguridad y copias de los datos de tu programa de gestión.
- Comparar presupuestos que no incluyen lo mismo. Para pedirlos bien, lee cuánto cuesta un programa a medida y de qué depende.
- Firmar sin preguntar por el soporte, el equipo y la propiedad del código. Tienes una lista en qué preguntar a una consultora de software antes de firmar.
Antes de firmar, pide por escrito quién mantiene la app cuando salga una versión nueva de Android o de iOS y cómo se le avisa de un fallo. Una app sin nadie detrás deja de funcionar en el móvil nuevo del encargado.
Cómo lo hacemos en Infonet con la app de Agrocom
Llevamos desde 2013 desarrollando aplicaciones para móviles, para Android y para iOS, y hacemos programas de gestión en Huelva desde 1999. Hemos desarrollado más de cincuenta aplicaciones diferentes: algunas para el público en general, con miles de descargas, y otras pensadas para el trabajo dentro de una empresa. Más de 500 empresas usan hoy nuestras soluciones.
Un ejemplo de app de empresa es la de Agrocom, nuestro programa para comercializadoras de frutas y hortalizas. En el menú del móvil cada opción es una tarea del almacén con su propia pantalla: albaranes de entrada, expediciones, manipulación, salidas y firma de albaranes. Es lo que proponemos en los pasos de arriba: tareas concretas, botones grandes y la firma recogida en la propia pantalla.
La diferencia está en quién responde después. Todas nuestras soluciones las desarrolla íntegramente nuestro equipo, así que la asistencia y la gestión de problemas se hace en tiempo real, y cada cliente recibe formación para usar el programa. Los tipos de apps que hacemos están en la página de desarrollo de apps; para un programa web o de escritorio, mira la de software a medida.
Qué hacer esta semana para tener tu propia aplicación
- Elige la tarea y fotografía varios ejemplos reales del papel o del Excel que la recoge hoy.
- Pregunta a quien la hace cada día dónde la hace, con qué dispositivo y qué le sobra del papel actual.
- Con eso, pide a quien te la vaya a programar un boceto de las pantallas antes de cerrar el presupuesto.
Para que ese boceto lo preparemos nosotros, pide información con el formulario de abajo o llámanos al 959 54 07 12, de lunes a viernes de 8:00 a 15:00 y de 16:00 a 19:00. Te atiende el mismo equipo de Huelva que la programaría.
