يحتفظ برنامج الإدارة بكل ما يُشغّل شركتك: العملاء والطلبات والفواتير والمخزون والعاملين. وإذا اختفت هذه البيانات يومًا، أو جرى تشفيرها بسبب هجوم، أو أصبحت في متناول من لا يحق له الاطلاع عليها، فلن تكون المشكلة تقنية بعد الآن، بل مشكلة في صميم عملك. تستعرض هذه المقالة الإجراءات الأساسية لحماية هذه البيانات، وقبل كل شيء كيف تتأكد من أن النسخ الاحتياطية تعمل فعلًا.
ما الذي قد يسوء
من المفيد أن تعرف مما تحمي نفسك، لأن كل خطر يتطلب إجراءً مختلفًا:
| الخطر | مثال | الإجراء الرئيسي |
|---|---|---|
| عطل | تعطل قرص خادم المكتب | نسخ على جهاز آخر وفي مكان آخر |
| خطأ بشري | يحذف أحدهم سنة مالية أو يستبدل تعرفة بالخطأ | نسخ تتضمن عدة إصدارات سابقة |
| هجوم احتجاز البيانات | برنامج خبيث يشفّر الملفات ويطلب فدية | نسخ غير متصلة أو لا يمكن تعديلها |
| سرقة أو فقدان | ضياع حاسوب محمول أو هاتف يملك صلاحية الدخول إلى البرنامج | كلمات مرور وتشفير وإغلاق الوصول |
| وصول غير مشروع | موظف سابق ما زال يدخل بحسابه | إدارة المستخدمين والصلاحيات |
| كارثة في المكتب | حريق أو فيضان | نسخة خارج مقر الشركة |
نسخ احتياطية يمكن استرجاعها
النسخة التي لم تجرّب استرجاعها مجرد أمل وليست نسخة. هذه هي الأسئلة التي يجب أن تستطيع الإجابة عنها:
- ما الذي يُنسخ؟ قاعدة بيانات البرنامج، وكذلك المستندات المرفقة والقوالب والإعدادات وكل ما يلزم لإعادة التثبيت.
- كم مرة؟ فكّر في مقدار العمل الذي تستطيع تحمّل خسارته. إذا كان الجواب «لا شيء من يوم كامل»، فيجب أن تكون النسخة يومية على الأقل.
- أين؟ من الممارسات الشائعة جدًا الاحتفاظ بعدة نسخ على وسائط مختلفة، مع نسخة واحدة على الأقل خارج المكتب. وهكذا لا يأخذ عطل أو سرقة أو حريق كل شيء دفعة واحدة.
- كم إصدارًا؟ إذا كنت تحتفظ بنسخة الليلة الماضية فقط وكان الخطأ قد وقع قبل أسبوع، فالنسخة تحتوي عليه أيضًا.
- هل هي محمية؟ قد يُشفَّر قرص متصل بالخادم بشكل دائم في الهجوم نفسه. يجب أن تكون نسخة واحدة على الأقل غير متصلة أو محمية من التعديل.
- من يراجعها؟ يجب أن يتحقق أحدهم من أنها تمت وأنها لم تُظهر أي خطأ.
- هل جُرّب الاسترجاع؟ من حين لآخر، استرجع نسخة على جهاز اختبار وتأكد من أن البرنامج يعمل وأن البيانات موجودة.
إذا كان البرنامج على السحابة، فلا تفترض أن النسخ الاحتياطية مشمولة. اسأل المزوّد عن النسخ التي يجريها، ومدة الاحتفاظ بها، وهل يمكنك طلب نسخة من بياناتك، وفي كم من الوقت يمكنه استرجاعها.
من يدخل وماذا يستطيع أن يفعل
كثير من المشكلات لا يأتي من الخارج، بل من سوء إدارة الوصول:
- مستخدم لكل شخص. لا حسابات مشتركة مثل «المستودع» أو «المكتب». إذا لم تعرف من أجرى تعديلًا ما، فلا يمكنك معالجة أصل المشكلة.
- صلاحيات حسب الوظيفة. من ينفّذ الطلبات لا يحتاج إلى الاطلاع على الرواتب، ومن يصدر الفواتير لا يحتاج إلى حذف العملاء.
- كلمات مرور قوية، والتحقق بخطوتين إن أتاح البرنامج ذلك، خصوصًا للدخول من خارج المكتب.
- تحديث الإضافة والإلغاء أولًا بأول. عندما يغادر شخص الشركة، يُغلق وصوله في اليوم نفسه، بما في ذلك على الهاتف.
- مراجعة دورية. راجع قائمة المستخدمين من وقت لآخر، فغالبًا ما تظهر مفاجآت.
التحديثات والأجهزة
كثيرًا ما تستغل الهجمات ثغرات معروفة لها حلول بالفعل. حافظ على تحديث نظام التشغيل في الخوادم وأجهزة الحاسوب، وبرنامج الإدارة نفسه، والمتصفحات، والهواتف التي تصل إليه. الجهاز الذي لم يعد يتلقى تحديثات أمنية لا ينبغي أن يصل إلى بيانات الشركة. ينشر المعهد الوطني للأمن السيبراني (INCIBE) (جهة إسبانية رسمية للأمن السيبراني) على موقعه أدلة وموارد مجانية في أمن المعلومات للشركات، وهي نقطة انطلاق جيدة.
ما تنص عليه أنظمة حماية البيانات
إذا كان البرنامج يحفظ بيانات شخصية للعملاء أو الموردين أو العاملين، وهذا هو الوضع المعتاد، فتنطبق اللائحة العامة لحماية البيانات (Reglamento (UE) 2016/679)، التي تكملها في إسبانيا القانون العضوي Ley Orgánica 3/2018. وهناك مادتان لهما صلة مباشرة بهذه المقالة:
- المادة 32، أمن المعالجة. تُلزم بتطبيق تدابير تقنية وتنظيمية تناسب الخطر، وتذكر صراحةً القدرة على استعادة توافر البيانات والوصول إليها بسرعة عند وقوع حادث، وكذلك التحقق الدوري من فعالية التدابير. أي نسخ تعمل ويجري اختبارها.
- المادة 33، الإبلاغ عن انتهاكات الأمن. إذا وقع اختراق يمس بيانات شخصية ويشكّل خطرًا على الأشخاص، فيجب إبلاغ سلطة الرقابة (في إسبانيا، الوكالة الإسبانية لحماية البيانات Agencia Española de Protección de Datos) دون تأخير غير مبرر، وعند الإمكان خلال 72 ساعة من العلم به.
تتيح الوكالة الإسبانية لحماية البيانات على موقعها أدلة وأدوات للشركات الصغيرة والمتوسطة. وإذا كانت حالتك معقدة، فاستشر مختصًا.
إذا حدث عطل: خطة بسيطة
لا حاجة إلى وثيقة من مئة صفحة. تكفي ورقة واحدة تجيب عن الآتي:
- بمن يُتصل أولًا: مزوّد البرنامج، أو مسؤول الأنظمة، أو الإدارة.
- أين توجد النسخ ومن يعرف كيف يسترجعها.
- كيف يستمر العمل في الأثناء: ولو بالورق لبضع ساعات.
- من يقرر ما إذا كان يجب الإبلاغ عن اختراق للبيانات الشخصية.
- كيف يُبلَّغ العملاء أو العاملون إذا كان الأمر يمسهم.
احتفظ بهذه الورقة خارج الحاسوب أيضًا، لأنك إذا كانت المشكلة في الحاسوب فلن تتمكن من فتحها.
كيف نعمل في Infonet
في Infonet Consultores نصمّم تطبيقات الإدارة ونطوّرها ونتولى صيانتها، وبعد التثبيت نواصل تقديم الدعم المباشر مع الفريق نفسه الذي طوّرها. تعمل تطبيقاتنا على السحابة، كما نتولى ملاءمة اللائحة العامة لحماية البيانات (RGPD) وتطبيقها، والصيانة المعلوماتية مع استجابة فورية. وإذا كنت تفكر في برنامج جديد، فاطلع على طريقة عملنا في تطوير البرمجيات حسب الطلب أو تعرّف على الفريق في شركة برمجيات في ويلبا.
